Coaching là gì? Các kỹ năng cần có để huấn luyện và phát triển đội ngũ trong doanh nghiệp

Khám phá sự kết nối chặt chẽ giữa Coaching là gì và việc phát triển, nâng cao kỹ năng cho nhân sự là những nội dung chính MISA AMIS sẽ gửi đến trong bài viết dưới đây.

Hiện nay, các nhà lãnh đạp, quản lý không chỉ thực hiện công tác định hướng, lập kế hoạch mà còn phải biết cách huấn luyện đội ngũ để nâng cao chất lượng hoạt động, tạo cơ sở tăng trưởng cho doanh nghiệp.

I. Coaching là gì?

Khái niệm Coaching là gì thường dùng trong một ngữ cảnh huấn luyện, thể hiện quá trình đồng hành, hỗ trợ, hướng dẫn học viên để cải thiện kỹ năng, kiến thức, giúp họ đạt được những mục tiêu đề ra. Khái niệm này cũng chỉ việc cung cấp sự giúp đỡ cho cá nhân/đội nhóm vượt qua những thách thức, khó khăn mà họ đang đối mặt trong công việc.

Việc tham gia vào quá trình Coaching giúp học viên hiểu rõ hơn về bản thân mình, phát hiện những điểm mạnh và có cái nhìn sâu sắc, toàn diện hơn về các khía cạnh của vấn đề mà họ đang gặp phải.

Để làm được điều đó, người hướng dẫn sử dụng đa dạng câu hỏi đánh giá kết hợp với lắng nghe sâu và quan sát kỹ càng nhằm nhận định chính xác vấn đề. Từ đó, người hướng dẫn có thể đề xuất những phương pháp phù hợp nhất cho mỗi cá nhân. Ngoài ra, người hướng dẫn cũng sẽ đồng hành liên tục với học viên, xác định mục tiêu phù hợp cho từng giai đoạn dựa trên đặc điểm, hoàn cảnh cụ thể.

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO NĂM 2023 – LỰA CHỌN NÀO CHO BẠN?

II. Các loại hình Coaching trong doanh nghiệp

Trong môi trường doanh nghiệp, người lãnh đạo, quản lý thường trực tiếp là người huấn luyện đội ngũ. Một số đơn vị sẽ lựa chọn đầu tư cho nhân sự theo học các chuyên gia khác, tuy nhiên, việc định hướng sâu sát từ cấp trên là không thể bỏ qua. 

• Coaching bên ngoài: Chuyên gia huấn luyện bên ngoài sở hữu nhiều kinh nghiệm, góc nhìn đa dạng về một lĩnh vực. Thế nhưng, họ không phải một phần của tổ chức nên không quan tâm đến kết quả huấn luyện, không hiểu rõ các đặc điểm riêng của doanh nghiệp.
• Coaching nội bộ: Khi người lãnh đạo, quản lý trực tiếp đào tạo thì nội dung thường bám sát thực tế công việc, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Người huấn luyện nội bộ hiểu rõ từng bộ phận, phòng ban hay từng nhân sự và đề cao việc đánh giá sau đào tạo do đã có xác định trước về kết quả mong muốn của việc huấn luyện.

Doanh nghiệp cần lưu ý, khi đào tạo nội bộ người hướng dẫn nên tránh các lỗi như nhận xét chủ quan dựa trên đánh giá công việc vốn có. Thay vào đó, người quản lý nên đưa ra nhiều câu hỏi mở, gợi ý các hướng đi, cách làm khác biệt. Đặc biệt, không nên ép buộc học viên giải quyết vấn đề ngay lập tức mà cho phép họ có thời gian nghiên cứu, ứng dụng kiến thức mới.

>> Xem thêm: 5 bước xây dựng quy trình đào tạo nội bộ giúp thay đổi doanh nghiệp 

III. Công việc của người lãnh đạo, quản lý khi Coaching là gì?

Các hoạt động Coaching sẽ thay đổi tùy theo lĩnh vực của doanh nghiệp. Nhìn tổng quan, các nhiệm vụ này bao gồm:

• Giao tiếp và trò chuyện: Người hướng dẫn tương tác, trò chuyện sâu với nhân sự để hiểu rõ mong muốn, mục tiêu công việc họ đang hướng đến
• Thiết kế và xây dựng kế hoạch: Người quản lý đề ra những kế hoạch huấn luyện phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp cũng như vị trí chuyên môn của từng học viên
• Đồng hành và hỗ trợ: Hỗ trợ nhân viên trong việc khám phá, cải thiện kỹ năng để đạt được mục tiêu là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của người huấn luyện
• Đánh Giá và khuyến khích: Coach quan sát, đánh giá điểm mạnh của từng cá nhân, khuyến khích họ phát triển và tối ưu hóa những điểm mạnh đó
• Động viên kịp thời, đúng lúc: Người đứng đầu phải biết cách tạo động lực, an ủi và động viên đội ngũ vượt qua rào cản trong quá trình phát triển bản thân
• Hướng dẫn và định hướng: Coach hướng dẫn người học một cách logic, có hệ thống để giúp họ hiểu và thực hiện dần các mục tiêu đã đề ra
• Đánh giá tiến độ: Người quản lý thực hiện đánh giá định kỳ, cung cấp lời nhận xét về tiến độ trong quá trình đào tạo, đảm bảo rằng nhân viên đang tiến xa hơn trên con đường sự nghiệp của mình

>> Đọc ngay mẫu quy trình đánh giá nhân viên tiêu chuẩn cho mọi doanh nghiệp

IV. Phân biệt Coaching và Mentoring

Bên cạnh khái niệm Coaching là gì, nhiều người lãnh đạo, quản lý đang còn nhầm lẫn khái niệm Mentoring, nhất là trong trường hợp định hướng các nhân viên mới, ít kinh nghiệm.

Khi Coaching, người huấn luyện cần đặt ra câu hỏi khai phá, gợi mở tiềm năng của học viên hoặc giúp họ hiểu rõ vấn đề đang tồn đọng. Trong khi đó, người Mentor cần cung cấp thêm cho nhân viên những thông tin hữu ích, định hướng cho họ cách triển khai tốt nhất.

Dưới đây là hai ví dụ cụ thể để giúp bạn phân biệt Coaching và Mentoring:

• Tình huống thứ nhất: Nhân viên mới tiếp nhận một nghiệp vụ mới, cần người quản lý hướng dẫn các bước nhập dữ liệu khách hàng và theo dõi số liệu trên hệ thống. Lúc này, người quản lý hướng dẫn thao tác từng bước cho nhân sự là đang thực hiện Mentoring.
• Tình huống thứ hai: Sau khi nắm được cách nhập, theo dõi số liệu nhân viên vẫn cần hỗ trợ thu thập thông tin khách hàng. Lúc này, người quản lý đặt ra các câu hỏi như: “Theo em dữ liệu này có thể được tìm thấy ở đâu?”, “Em đã hỏi anh/chị phụ trách công việc này trước đây chưa?” hoặc “Em có ý tưởng gì về các kênh thu thập thông tin không?”. Bằng cách này, người quản lý thực hiện Coaching, từng bước dẫn dắt nhân viên tự tìm ra cách giải quyết cho vấn đề thay vì trực tiếp đưa ra phương án.

Thông qua Coaching, nhân viên sẽ xây dựng được thói quen tìm tòi, suy nghĩ những giải pháp mới trước khi hỏi người quản lý. Từ đó, họ nâng cao kiến thức, kỹ năng giải quyết khó khăn, đồng thời chủ động, sáng tạo hơn trong công việc.

V. Những kỹ năng Coaching người quản lý cần có

1. Những kinh nghiệm làm việc thực tế

Khi bắt đầu quá trình huấn luyện, người quản lý cần tạo ra ấn tượng mạnh mẽ từ đầu, đồng thời xây dựng sự uy tín cho bản thân. Bạn cần tích lũy đủ những kinh nghiệm thực tế từ các trải nghiệm trong cuộc sống, công việc hay đạt được một số thành tích nhất định trong chuyên môn.

Hãy nhớ rằng, người nghe luôn bị thu hút bởi những bài học thực tế, điều mà đôi khi lý thuyết không thể đem lại. Do đó, người huấn luyện nên trích xuất những bài học quý báu từ kinh nghiệm của mình để chia sẻ với đội ngũ. Bằng cách này, bạn có khả năng thúc đẩy mức độ hấp dẫn và tạo sự kết nối sâu sắc với mọi người.

2. Kỹ năng giao tiếp truyền cảm

Một yếu tố quan trọng khác cần thiết để dẫn dắt mọi người thành công là khả năng giao tiếp hiệu quả. Khả năng giao tiếp tốt không chỉ tạo sự tin tưởng từ phía người khác, mà còn đảm bảo rằng mọi người hiểu rõ thông điệp bạn muốn truyền đạt.

Tiếp thu phản hồi từ thành viên trong nhóm, thực hành lắng nghe tích cực và truyền đạt ý tưởng một cách rõ ràng, thẳng thắn sẽ giúp bạn xây dựng môi trường làm việc tích cực, thấu hiểu lẫn nhau. Từ đó, người quản lý có thể cải thiện hiệu suất làm việc khi nhân việc phối hợp nhịp nhàng, nhanh chóng hơn.

3. Tính hòa đồng và sự cảm thông

Khả năng chia sẻ cảm xúc và đồng cảm với người khác thể hiện tính cách đáng tin cậy, dễ dàng đạt được sự tôn trọng từ mọi người xung quanh. Đối với người lãnh đạo, khả năng hòa đồng với nhân sự sẽ mang đến cảm giác thoải mái, khuyến khích họ mở lòng chia sẻ và giao tiếp. Việc này thúc đẩy tương tác giữa cấp trên và cấp dưới, giữa người Coach và học viên, góp phần nâng cao hiệu quả quá trình học tập. 

4. Khả năng tạo động lực

Người đứng đầu cần biết cách tạo động lực cho nhân viên, học viên thông qua quá trình hướng dẫn. Thay vì cung cấp đáp án sẵn có, bạn có thể hướng dẫn học viên tự tìm ra giải pháp thích hợp.

Như vậy, bạn không chỉ khuyến khích quá trình phát triển tư duy mà còn giúp họ tự tin giải quyết vấn đề một cách độc lập, không phụ thuộc quá nhiều vào người quản lý. Về lâu dài họ sẽ luôn sẵn sàng đối mặt với thách thức và tìm ra cách tốt nhất để vượt qua chúng.

5. Khả năng lắng nghe

Đôi khi, chúng ta nhận định sai vấn đề bởi việc không lắng nghe đầy đủ các thông tin mà cấp dưới truyền đạt. Vì vậy, người lãnh đạo bắt buộc phải có khả năng duy trì sự tập trung lắng nghe cũng như nắm bắt trọng điểm tức thời. Khả năng lắng nghe cũng là cách tạo ra động lực phản hồi, gắn kết giữa các thành viên trong quá trình Coaching.

6. Thái độ khách quan, không phán xét

Kỹ năng Coaching cuối cùng mà người lãnh đạo, quản lý cần có là không đổ lỗi hay phán xét tiêu cực với các ý kiến của nhân viên. Thay vào đó, người hướng dẫn nên đặt ra các câu hỏi ngược lại để họ suy nghĩ tìm hướng giải quyết. Bằng cách khai thác nhiều hướng suy nghĩ khác nhau, người hướng dẫn sẽ càng nâng cao khả năng hỗ trợ học viên thay đổi tích cực, mang lại sự phát triển tốt hơn cho đội ngũ. 

KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA MISA AMIS CÔNG VIỆC – GIẢI PHÁP QUẢN LÝ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN TOÀN DIỆN

Sau quá trình huấn luyện nhân sự, người quản lý cần đo lường được hiệu quả công việc, tối ưu năng suất của đội ngũ. Lúc này, phần mềm MISA AMIS Công việc sẽ rút ngắn thời gian tổng hợp báo cáo, cảnh báo tiến độ tức thời và hỗ trợ người quản lý đánh giá nhân sự chính xác. Dựa trên các báo cáo số liệu khách quan, người quản lý sẽ đánh giá kết quả Coaching, đưa ra những điều chỉnh kịp thời để phát triển tổ chức.

Dùng ngay miễn phí

VI. Kết luận

Trong cuộc hành trình phát triển của doanh nghiệp, khái niệm coaching là gì đang ngày càng trở nên phổ biến. Bởi lẽ, Coaching không đơn thuần là việc hướng dẫn nhân sự, nó còn tạo ra cơ hội khám phá tiềm năng, thúc đẩy đội ngũ bám đuổi mục tiêu chung. Từ việc định hình mục tiêu, tạo kế hoạch hành động, đến việc xác định và vượt qua những rào cản, Coaching là cách thức hiệu quả để người lãnh đạo, quản lý dẫn dắt đội ngũ phát triển mạnh mẽ.