Tin tức Giải đáp 10 câu hỏi phổ biến nhất về phần mềm ERP

Giải đáp 10 câu hỏi phổ biến nhất về phần mềm ERP

271
những câu hỏi phổ biến nhất về phần mềm erp

Trước khi quyết định sử dụng phần mềm ERP, nhất định bạn phải trả lời được những câu hỏi dưới đây nếu không muốn ném tiền qua cửa sổ.

những câu hỏi phổ biến nhất về phần mềm erp

1. Phần mềm ERP là gì?

Phần mềm ERP hay còn gọi là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được các doanh nghiệp sử dụng khi muốn quản trị toàn bộ hệ thống bằng cách quy trình thống nhất cũng như sắp xếp nguồn dữ liệu thông minh, hợp lý.

Phần mềm ERP sẽ thay thế toàn bộ chức năng của các phần mềm quản lý đơn lẻ khác như: kế toán, nhân sự, bán hàng, tồn kho, công nợ, sản xuất,… nhằm cải thiện năng suất, tiết kiệm chi phí cũng như thời gian cho doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Phần mềm ERP là gì? Phần mềm ERP mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

2. Lợi ích của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp

Các lợi ích của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp nhiều không kể xiết và tùy thuộc vào đặc thù của từng doanh nghiệp lại có những ích lợi riêng. Nhưng tựu chung lại, khi đem phần mềm ERP vào sử dụng, doanh nghiệp sẽ đạt được các hiệu quả sau:

Đơn giản hóa nhưng vẫn đảm bảo các quy trình chặt chẽ: Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp phát hiện và ngăn chặn ngay từ đầu các sai sót thông tin cơ bản hoặc logic vô lý nhằm giảm thiếu tối đa những công việc phí phạm thời gian mà không tạo ra giá trị

Chuyên môn hóa từng bộ phận: Nhờ có phần mềm ERP mà các bộ phận kế toán, bán hàng, nhân sự đều có quy trình làm việc riêng, không phải phụ thuộc lẫn nhau và cũng không xung đột với nhau.

An toàn bảo mật thông tin: Ở phần mềm ERP, mỗi bộ phận, nhân viên sẽ chỉ nhận được phần nhiệm vụ của riêng mình và chỉ có thể cung cấp được thông tin của riêng họ. Đồng thời, phần mềm còn truy vết được từng hành động cụ thể của nhân viên.

Loại bỏ hoàn toàn dữ liệu dư thừa: Trên phần mềm erp, các quy trình làm việc đã được thống nhất ngay từ đầu nên sẽ không có chuyện 2,3 bộ phận cùng nhập 1 dữ liệu lên phần mềm, loại bỏ tối đa dữ liệu dữ thừa, dữ liệu rác không cần thiết cho doanh nghiệp.

Gia tăng sự hài lòng của khách hàng: Phần mềm erp giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ thông tin, lịch sử giao dịch của khách hàng theo thời gian thực để tối ưu hóa việc đáp ứng mong muốn của khách hàng.

Kết hợp dữ liệu vận hành, tài chính và hoạch định chiến lược: Nhờ có phần mềm ERP, lãnh đạo doanh nghiệp có thể khai thác dữ liệu tổng quan và tự động thực hiện những báo cáo phức tạp

>> Xem thêm: 6 lý do doanh nghiệp cần dùng phần mềm erp để quản lý, điều hành

3. Các phần mềm ERP hiện nay có trên thị trường

Dựa vào nguồn gốc cũng như quy cách đóng gói sản phẩm, phần mềm ERP được chia ra làm 3 loại cơ bản với những đặc trưng riêng cụ thể dưới đây:

Phần mềm ERP đóng gói: Phần mềm này được nghiên cứu, tổng hợp từ chính những nhu cầu thực tế của phần lớn các doanh nghiệp rồi tổng hợp lại thành các điểm chung và xây dựng nên một mô hình tổng thể. Điểm mạnh của phần mềm ERP đóng gói là rẻ, thời gian triển khai nhanh, cộng đồng người sử dụng lớn,..

Phần mềm ERP viết theo yêu cầu: Phần mềm này được nhà cung cấp sản xuất số lượng có hạn theo đặc điểm, quy trình hoạt động đặc thù của doanh nghiệp (khách hàng). Điểm mạnh của phần mềm ERP viết theo yêu cầu là đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp nhưng chi phí rất đắt, thời gian triển khai lâu, ít người sử dụng…

Phần mềm ERP nước ngoài: Một số cái tên phần mềm ERP nước ngoài phổ biến ở Việt Nam là SAP, Microsoft Dynamics và Infor. Loại này thường có công nghệ cao, quy trình quản lý đạt chuẩn nhưng giá cao và nhiều phần chưa phù hợp với tình hình các doanh nghiệp trong nước.

>> Xem thêm: So sánh các phần mềm erp trên thị trường hiện nay

4. Khi nào doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm ERP

Có phải chỉ doanh nghiệp quy mô lớn hay đa chi nhánh mới sử dụng giải pháp ERP để quản trị doanh nghiệp? Xin thưa là không hoàn toàn.

Dưới đây là 4 dấu hiệu cảnh báo đã đến lúc doanh nghiệp cần nghiêm túc suy nghĩ về việc sử dụng phần mềm ERP:

Dữ liệu không đồng nhất: việc này xuất phát từ lý do mỗi bộ phận trong công ty sử dụng 1 phần mềm đơn lẻ dẫn đến dữ liệu rời rạc, không thống nhất; đôi khi là cả sai sót nữa.

Bộ phận kế toán gặp nhiều khó khăn: Kế toán – Tài chính là bộ phận nòng cốt, quản lý dòng tiền của doanh nghiệp nên khi kế toán than thở rằng excel quá hạn chế, phần mềm kế toán cũ đã lỗi thời gì đó là lúc doanh nghiệp cần tìm hiểu đến phần mềm ERP.

Khó truy cập dữ liệu, thông tin không được cung cấp kịp thời: Một khối lượng lớn thông tin trong công ty nếu không được quản lý rõ ràng, không được đưa về cùng một hệ thống thì sẽ làm tiêu tốn thời gian, tổn hại đến năng suất, hiệu quả của toàn thể doanh nghiệp. Chưa kể, thông tin không được cung cấp kịp thời sẽ làm doanh thu, giảm năng suất lao động.

Chưa phân tích được hiệu quả kinh doanh, cắt giảm lãng phí: Việc báo cáo tài chính hay phân tích hiệu quả kinh doanh không rõ ràng, không triệt để sẽ làm cho nhà quản lý lúng túng, không thu hút được hợp tác vốn đầu tư từ bên ngoài.

>> Xem thêm: 4 dấu hiệu cảnh báo đã đến lúc doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm erp

5. Sự khác biệt phần mềm ERP với các phần mềm quản lý rời rạc khác

Sự khác biệt điển hình giữa phần mềm erp so với các phần mềm quản lý rời rạc khác (ví dụ phần mềm tính lương, quản lý nhân sự , phần mềm kế toán,…) là tính tích hợp mọi hoạt động của doanh nghiệp.

Quay trở lại định nghĩa phần mềm erp là gì ta dễ dàng thấy được phần mềm ERP chỉ là một hệ thống chung duy nhất với các module thực hiện các nhiệm vụ tương đương với các phần mềm quản lý rời rạc, nhưng các module trong phần mềm ERP này làm việc cho hiệu quả cao hơn khi tích hợp trong môi trường nhiều hoạt động.

Các phân hệ trên phần mềm ERP vẫn phục vụ cho các phòng, ban nhưng hơn thế, nó còn giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp.

>> Xem chi tiết: Sự khác biệt của phần mềm erp với các phần mềm quản lý rời rạc khác

6. Chi phí của phần mềm ERP là bao nhiêu?

Chi phí của phần mềm ERP phụ thuộc rất nhiều vào việc doanh nghiệp chọn mua loại phần mềm erp nào trong 3 phần mềm erp phổ biến nhất hiện nay.

Thông thường, chi phí để sử dụng phần mềm ERP sẽ bao gồm nhưng không toàn bộ các chi phí sau:
• Chi phí bản quyền
• Chi phí triển khai
• Chi phí nâng cấp hệ thống hạ tầng
• Chi phí tư vấn, đào tạo (không bắt buộc)
• Chi phí bảo trì hàng năm (tùy từng nhà cung cấp)

Tìm hiểu thêm:
>> Phần mềm erp giá bao nhiêu thì hợp lý?
>> Điểm danh các loại chi phí ẩn của phần mềm erp

NHẬN BÁO GIÁ CHI TIẾT PHẦN MỀM ERP TẠI ĐÂY

7. Những rủi ro khi sử dụng phần mềm ERP là gì?

Mặc dù phần mềm ERP mang lại rất nhiều lợi ích tiềm năng cho doanh nghiệp, nhưng bên cạnh đó cũng tiềm ẩn một só rủi ro nhất định, ví dụ như:
• Việc tích hợp giữa các quy trình đang tồn tại của doanh nghiệp và phần mềm erp có thể gặp nhiều khó khăn trong việc chuyển đổi và đồng nhất dữ liệu…
• Doanh nghiệp không chủ động được trong quá trình kiểm soát hệ thống (điều này phụ thuộc vào nhà cung cấp, ví dụ quá trình nâng cấp hệ thống thường không phụ thuộc vào lịch trình của doanh nghiệp).
• Giá của phần mềm erp có thể bị đội cao lên so với bản báo giá ban đầu (trường hợp này thường gặp ở các phần mềm erp viết theo yêu cầu do thời gian triển khai kéo dài 6 tháng – 2 năm)
• Nếu quá trình đào tạo nhân sự sử dụng phần mềm erp không được thực hiện đầy đủ, nhân viên thiếu kiến thức sử dụng hệ thống erp, thiếu kỹ năng máy tính, hoặc thiếu khả năng ngoại ngữ (đối với các phần mềm erp nước ngoài) cũng là một nguyên nhân dẫn đến thất bại khi triển khai phần mềm erp.

>> Xem chi tiết: Thách thức mà doanh nghiệp phải đối mặt khi sử dụng phần mềm erp là gì?

8. Phần mềm ERP sử dụng công nghệ Cloud Computing có an toàn không?

Đây là vấn đề mà hầu hết doanh nghiệp đều băn khoăn vì lo ngại cơ sở dữ liệu đặt ở nhà cung cấp không an toàn bằng việc đặt tại chính doanh nghiệp. Nhưng trên thực tế khảo sát những doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm erp có công nghệ cloud computing thì Cloud ERP cung cấp nền tảng mạng mạnh mẽ hơn so với hệ thống công nghệ thông tin nội bộ.

Hầu hết các doanh nghiệp chỉ có phòng công nghệ thông tin vài người với trình độ, kỹ năng ở mức trung bình thì không thể đảm bảo vận hành cả một hệ thống erp đồ sộ được. Chưa kể, những sự cố virut, thiên tai hoàn toàn có thể xảy ra mà bản thân doanh nghiệp không đủ khả năng phòng ngừa.

Hiện tại, hầu hết các nhà cung cấp phần mềm erp đã và đang hạn chế tối đa vấn đề lộ dữ liệu thông qua việc mã hóa dữ liệu để tránh khả năng bị đánh cắp thông tin. Mặc dù việc mã hóa có thể khiến việc phân tích dữ liệu trở nên chậm hơn, chi phí cao hơn. Các doanh nghiệp cần lựa chọn những nhà cung cấp phần mềm uy tín, có các chứng chỉ về bảo mật thông tin để đảm bảo dữ liệu của mình luôn được an toàn.

9. Có nên dùng phần mềm ERP mã nguồn mở không?

Ưu điểm của phần mềm ERP mở nguồn mở miễn phí là không mất chi phí nâng cấp bản quyền, gia hạn…nhưng các phần mềm nguồn mở (đặc biệt là bản cài trên máy để bàn) thường không hoàn toàn tương thích với phần mềm đóng hoặc các hệ thống khác bên ngoài doanh nghiệp. Điều này gây ra khó khăn cho các doanh nghiệp đã sử dụng các phần mềm đóng gói khác.

Đồng thời, vấn đề an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu cũng là điều đáng lo ngại bởi nếu chỉ cần sai sót của một người thì đối thủ dễ dàng lợi dụng lỗ hổng bảo mật để tấn công, xóa dữ liệu hoặc nguy hiểm hơn là đánh cắp thông tin quan trọng liên quan đến công việc kinh doanh.

Xem chi tiết: 
>> Có nên sử dụng phần mềm erp miễn phí?
>> Có nên sử dụng phần mềm erp mã nguồn mở miễn phí

10. Các phân hệ chính trên phần mềm ERP

Hiện nay, có rất nhiều loại phần mềm ERP khác nhau của các nhà cung cấp khác nhau trên thị trường. Mặc dù các nền tảng hoặc công nghệ triển khai là khác nhau, luôn có những phân hệ (module) cơ bản và phổ biến của ERP có thể được tìm thấy trong bất kỳ hệ thống ERP nào.
• Phân hệ kế toán: Giúp tự động hóa hầu hết các nghiệp vụ kế toán hàng ngày của kế toán viên, là công cụ tổng hợp, thống kê, phân tích tình hình tài chính, kế toán tại các doanh nghiệp.
• Phân hệ bán hàng: không chỉ quản lý các chương trình tiếp thị mà còn quản lý đầy đủ thông tin, lịch sử giao dịch của khách hàng cũng như phân tích hiệu quả bán hàng của từng nhân viên kinh doanh, khu vực…
• Phân hệ quản lý nhân sự: Giúp nhà quản lý tức thời biết được số lượng, tình hình biến động nhân sự ở từng bộ phận, kịp thời có giải pháp ổn định nhân sự; Tra cứu quá trình công tác, năng lực, thành tích,… của nhân viên để quy hoạch, bổ nhiệm; Dễ dàng gửi các lời chúc (sinh nhật, cưới hỏi…) hoặc chia buồn để kịp thời động viên nhân viên.
• Phân hệ quản trị sản xuất: Quản lý việc lập đơn hàng, dự tính nguyên vật liệu cần mua hoặc cần sản xuất, lập lệnh sản xuất theo kế hoạch, theo dõi và đánh giá tiến độ sản xuất…
• Phân hệ quản lý tài sản: Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ: Ghi tăng, Cấp phát/thu hồi, Điều chuyển,… Đồng thời cung cấp hệ thống báo cáo, giúp cấp quản lý theo dõi quá trình cấp phát tài sản và tình trạng sử dụng tài sản của doanh nghiệp.
• Phân hệ quản lý công việc: Có chức năng giao việc cho nhân viên mọi lúc mọi nơi; Cho phép nhân viên có thể lập nhanh kế hoạch làm việc thông qua lịch làm việc và nhắc nhở nhân viên các công việc chưa hoàn thành; Báo cáo tiến độ, trao đổi, phản hồi về công việc được cập nhật liên tục thông qua các báo cáo nhanh từ hệ thống gửi đến các đối tượng liên quan; Tìm kiếm, phân loại, quản lý công việc dễ dàng; Thống kê, đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân viên; Ủy quyền thực hiện công việc.

>> Xem chi tiết: Chức năng của từng phân hệ trên phần mềm erp

Trên đây là toàn bộ những thắc mắc phổ biển nhất về phần mềm ERP của các doanh nghiệp được trả lời bởi Phần mềm quản trị doanh nghiệp AMIS.VN – Công ty Cổ phần MISA, đơn vị có hơn 12.000 khách hàng là doanh nghiệp vừa và lớn đã, đang sử dụng.

Chúc doanh nghiệp lựa chọn đúng phần mềm erp phù hợp với thực tế, nhu cầu của mình!

Anh/ Chị có thể để lại email để nhận được các thông tin hữu ích khác hay kinh nghiệm triển khai phần mềm erp tại Việt Nam và trên thế giới!