Tin tức Quản trị doanh nghiệp Tổng hợp ưu nhược điểm của phần mềm ERP

Tổng hợp ưu nhược điểm của phần mềm ERP

360
phần mềm erp

Phần mềm ERP có ưu nhược điểm gì và doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm erp như thế nào thì phù hợp với thực tế công ty mình?

phần mềm erp

I. 3 ưu điểm của phần mềm ERP

Mặc dù, việc triển khai phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích nhưng tựu chung lại, 3 ưu điểm vượt trội dưới đây được đánh giá cao hơn cả.

Tìm hiểu thêm:
>> Phần mềm ERP là gì? Phần mềm ERP mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
>> 6 lý do doanh nghiệp nên dùng phần mềm ERP
>> CafeF: Khi nào doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm ERP

1. Hợp nhất dữ liệu các phòng ban và quản lý dữ liệu tập trung

Mô tả: Phần mềm ERP cho phép doanh nghiệp xây dựng một cổng thông tin hợp nhất giữa toàn bộ các phòng ban. Thay vì kế toán làm việc trên phần mềm kế toán, nhân sự làm việc với phần mềm nhân sự – hành chính,… thì giờ đây các doanh nghiệp chỉ sử dụng duy nhất 1 phần mềm là: phần mềm ERP. Nhân viên chỉ cần nhập thông tin duy nhất một lần và lên một hệ thống chung

Lợi ích: Nhờ việc sử dụng chung phần mềm giữa các phòng ban nên giờ đây, mọi nhân viên của công ty đều có thể dễ dàng xem số liệu của phòng ban mình hay phòng ban khác. Tất nhiên trong khả năng quyền hạn của mình (Phần mềm ERP cho phép phân quyền sử dụng đến từng vị trí cụ thể trong công ty). Hơn nữa, sử dụng phần mềm ERP còn có thể giúp thu thập các số liệu để đưa ra báo cáo chính xác nhất theo tiêu chuẩn. Như vậy, doanh nghiệp vừa tiết kiệm được chi phí lại vừa đảm bảo tính chính xác của số liệu báo cáo.

>> Tìm hiểu thêm: Sự khác biệt của phần mềm ERP với các phần mềm quản lý rời rạc khác

2. Nâng cao hiệu quả trong việc quản lý nhân viên

Mô tả: Nhờ có phần mềm ERP, bộ phận nhân sự và cấp quản lý doanh nghiệp không cần làm “giám thị” để giám sát thời gian cũng như hiệu quả làm việc của nhân viên. Bởi đơn giản, mọi kết quả đều thể hiện rõ trên phần mềm. Giờ đây, quản lý có thể dễ dàng giao việc, kiểm tra và đánh giá chất lượng công việc của từng nhân viên trên phần mềm.

Lợi ích: Lợi ích đầu tiên mà ai cũng có thể nhìn ra là tiết kiệm thời gian cho bộ phận quản lý, từ đó giảm gánh nặng chi phí quản lý và việc gian lận khi tính lương cho nhân viên. Hơn nữa, doanh nghiệp cũng đánh giá đúng năng lực và mức độ đóng góp của từng nhân viên. Lợi ích này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn có đông nhân viên.

3. Giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp nhất

Mô tả: Cốt lõi của phần mềm ERP là kết nối toàn bộ hệ thống quản trị doanh nghiệp vào một khối thống nhất. Nhờ vậy, bạn không phải ngồi hàng giờ để tìm lỗi sai, đối chiếu số liệu giữa các phòng ban. Mà thay vào đó, mọi dữ kiện được liên kết chặt chẽ với nhau. Giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu hoặc dễ dàng tra cứu, lần theo dấu vết trên hệ thống để phát hiện sai sót.

Lợi ích: Mọi số liệu trong doanh nghiệp đều đảm bảo chính xác ngay từ đầu sẽ làm tăng tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp. Đồng thời doanh nghiệp cũng không phải đối mặt với các rủi ro về rò rỉ dữ liệu, bị đánh tráo thông tin; đảm bảo an toàn cho nguồn tài sản vô hình nhưng vô cùng đáng giá này.

>> Tìm hiểu thêm: Doanh nghiệp có nên sử dụng phần mềm ERP miễn phí?

II. 3 nhược điểm của phần mềm ERP

Đối lập với 3 ưu điểm trên kia, trong quá trình triển khai và sử dụng; hầu hết các doanh nghiệp đều thống nhất phần mềm ERP có 3 nhược điểm dưới đây. Tuy nhiên, những nhược điểm này đều hoàn toàn có thể khắc phục dễ dàng nếu doanh nghiệp lựa chọn được nhà cung cấp phần mềm ERP phù hợp.

1. Chi phí cao

Hầu hết, các doanh nghiệp đều quan tâm tới vấn đề này. Một số loại phí mà doanh nghiệp phải trả khi mua phần mềm ERP là: phí bản quyền, phí triển khai, phí tư vấn,…một số phần mềm ERP nước ngoài còn có cả phí sử dụng bản quyền tiếng Việt…

Hơn nữa, có rất ít nhà cung cấp bán riêng lẻ từng phần của phần mềm ERP (ngoại trừ phần mềm AMIS.VN của MISA) nên doanh nghiệp sẽ phải mua toàn bộ mà lại không cần thiết sử dụng tất cả các phân hệ trong đó. Gây lãng phí lớn khi phải mua cả gói.

Xem thêm: 
>> Phần mềm ERP giá bao nhiêu thì hợp lý?
>> So sánh các phần mềm ERP trên thị trường hiện nay
>> Dùng thử phần mềm ERP được ưa chuộng nhất hiện nay

2. Thời gian hoàn thành lâu

Đây là vấn đề mà tất cả các doanh nghiệp mua phần mềm ERP viết theo yêu cầu đều gặp phải. Theo khảo sát, khoảng thời gian để hoàn thành một dự án ERP cũng phải lên đến 2 – 5 năm. Bởi các nhà cung cấp phải khảo sát nhu cầu thực tế của doanh nghiệp rồi mới viết phần mềm và chuyển lại cho doanh nghiệp nghiệm thu. Ít doanh nghiệp có đủ kiên nhẫn để chờ đợi lâu đến vậy.

Trong khi đó, vấn đề này ít khi gặp phải ở các phần mềm ERP đóng gói (ví dụ phần mềm quản trị doanh nghiệp AMIS.VN của MISA). Bởi các doanh nghiệp chỉ cần đăng ký tên miền, đợi nhà cung cấp cấp tài khoản và hướng dẫn là đã có thể sử dụng ngay được. Mọi thao tác chưa đến 5 phút.

3. Yếu tố con người

Đây cũng là nguyên nhân chính gây ra thất bại của hầu hết các dự án triển khai phần mềm ERP. Bởi đơn giản việc sử dụng ERP không chỉ là mua và sử dụng một công cụ làm việc mà còn là thay đổi toàn bộ quy trình làm việc, cách làm việc kết nối giữa các phòng ban. Hay nói cách khác là thay đổi toàn bộ cách làm việc xưa cũ.

Vì lẽ đó, nhiều người, nhiều bộ phận chưa sẵn sàng thay đổi nên sẽ từ chối dùng ERP; như thế sẽ chẳng khác nào “ném tiền qua cửa sổ”. Không ai muốn đầu tư vào một phần mềm mà không ai sử dụng hay không muốn sử dụng cả.

Như vậy, triển khai phần mềm ERP tưởng đơn giản là bỏ tiền ra mua nhưng không, doanh nghiệp cần xem xét kỹ các ưu – nhược điểm của nó để ra quyết định. Bởi phần mềm ERP lợi thì lợi nhiều nhưng doanh nghiệp cần biết cách khai thác đúng ưu điểm và tránh xa các nhược điểm của nó.

Anh/ Chị có thể để lại email để nhận thêm các thông tin, kinh nghiệm hữu ích khác về quản trị doanh nghiệp và phần mềm ERP!