Tin tức Quản trị doanh nghiệp Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý ERP

Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý ERP

787

Sử dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) không chỉ dừng lại ở việc cài đặt phần mềm và làm theo hướng dẫn trong hướng dẫn sử dụng. Các tổ chức nếu không tận dụng tối đa được khả năng của hệ thống ERP sẽ lãng phí cơ hội cải thiện khả năng xử lý, báo cáo và thống kê dữ liệu chính xác.

>> Hơn 12.000 doanh nghiệp tiết kiệm hàng tỷ đồng mỗi năm nhờ phần mềm AMIS.VN

>>  Hướng dẫn dùng thử phần mềm quản trị doanh nghiệp AMIS.VN

Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý ERP

Sự cải cách nhờ ERP phải vượt qua ranh giới của việc đơn giản hóa thủ tục nhập dữ liệu, và phải tiến tới hỗ trợ quản lý toàn bộ quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, tác động lên nhiều khu vực chức năng khác nhau trong công ty. Trong bài viết này, AMIS.VN sẽ hướng dẫn bạn đọc sử dụng một phần mềm quản lý ERP chỉ với 7 bước đơn giản như sau:

Bước 1: Cài đặt phần mềm ERP

Việc cài đặt erp thông thường sẽ do các công ty phần mềm ERP hỗ trợ bạn. Tuy nhiên, với những phần mềm sử dụng online thì bạn chỉ cần tải phần mềm ERP về máy, đăng nhập bằng tài khoản đã được cấp là đã có thể sử dụng được rồi.

Các công ty tư vấn giải pháp ERP sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn cách cài đặt, sử dụng lúc chào bán sản phẩm.

Bước 2. Chuẩn hóa quy trình hoạt động và dữ liệu kinh doanh

Hệ thống ERP cung cấp phương tiện để tất cả các ứng dụng chia sẻ một hệ thống đồng nhất về dữ liệu, quy tắc xử lý và tiêu chuẩn định dạng. Việc không chuẩn hóa sẽ lấy đi lợi ích lớn nhất của mô hình ERP.

Bước 3. Phân quyền kiểm soát quy trình và tiếp cận thông tin

ERP cho phép bạn chia sẻ quyền nhập và truy cập dữ liệu tới tất cả các bộ phận, phòng ban của tổ chức. Dữ liệu và tất cả thông tin vì thế sẽ luôn được cập nhật tức thời, chính xác hơn và chỉ cần phải xử lý một lần thay vì truyền từ người này sang người khác trước khi vào hệ thống.

Bước 4. Khai thác khả năng workflow của phần mềm ERP

Khai thác khả năng workflow của phần mềm ERP

Workflow (luồng công việc) là thứ tự các bước, tác vụ, sự kiện hoặc tương tác làm nên một quy trình để thực hiện một công việc nào đó. Quy trình này có thể có nhiều bộ phận, cá nhân tham gia. Luồng công việc chính là một quá trình tự động hóa một phần hoặc toàn bộ công việc. Trong quá trình đó, các tài liệu, thông tin hay các nhiệm vụ được truyền từ đối tượng tham gia này sang đối tượng khác để hành động tuân theo một tập hợp quy tắc nhất định.

Hầu hết các ứng dụng ERP trên thế giới và một số nhà cung cấp phần mềm ERP tại Việt Nam có khả năng workflow, tự động hóa các quy trình nhờ khả năng truyền thông tin điện tử từ vị trí này tới vị trí khác trong công ty một cách nhanh chóng. Các giao dịch trước đây phải được xem xét xử lý bởi nhiều người, thì hiện nay có thể được chuyển tiếp ngay lập tức, do đó đẩy nhanh quá trình mang lại hiệu quả và năng suất cao hơn.

Bước 5. Tích hợp hệ thống kết nối với khách hàng và nhà cung cấp

Việc tích hợp hệ thống với khách hàng và nhà cung cấp sẽ giúp họ có thể truy cập và cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác hơn. Hầu hết các phần mềm ERP tốt hiện nay đều có các công cụ cho phép các tổ chức bên ngoài liên kết với hệ thống của doanh nghiệp trong khi vẫn duy trì các biện pháp bảo vệ thông tin và bảo mật dữ liệu rất cao.

Bước 6. Ứng dụng công cụ phân tích của phần mềm ERP

Ứng dụng công cụ phân tích của phần mềm ERP

Sử dụng các công cụ phân tích cho phép doanh nghiệp xác định mục tiêu dựa vào hệ thống giao dịch đang có. Công cụ phân tích cũng hỗ trợ báo cáo trạng thái thực tế về tình hình thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Bởi vì ERP hoạt động với một mô hình dữ liệu duy nhất, báo cáo đòi hỏi ít nỗ lực hơn, thực hiện dễ dang, nhanh chóng và kết quả kịp thời hơn.

Bước 7. Theo dõi và điều chỉnh quy trình hoạt động

Bước cuối cùng chính là tái thiết kế quy trình kinh doanh của bạn để thích ứng với sự xuất hiện của phần mềm ERP. Sử dụng các quy trình và thủ tục cũ trong khi áp dụng một hệ thống quản lý mới là sai lầm phổ biến mà nhiều doanh nghiệp mắc phải.Các quy trình hoạt động cũ thường được thiết kế trước khi áp dụng hệ thống ERP và sẽ không thuận lợi cho việc ứng dụng phần mềm quản lý.

Hệ thống ERP có công nghệ tốt hơn và sẽ cho phép bạn thiết kế các quy trình xung quanh nhu cầu kinh doanh thực tế, đáp ứng tốt nhất yêu cầu của doanh nghiệp từ đó tối ưu hóa quá trình vận hành.Như vậy, chỉ với 6 bước trên đây, doanh nghiệp có thể tự tin sử dụng thành thạo và ứng dụng thành công một phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP.

TÌM HIỂU THÊM PHẦN MỀM ERP TẠI ĐÂY