Tin tức Quản trị doanh nghiệp Phần mềm ERP mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Phần mềm ERP mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

15440

Phần mềm ERP là gì? Cho đến hiện nay có rất nhiều khái niệm định nghĩa về nó nhưng để hiểu đúng bản chất của ERP là gì và chúng mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp cần rất nhiều thời gian.

Phần mềm ERP không còn là một cái tên quá xa lạ đối với các doanh nghiệp hiện nay. Nếu muốn quản trị doanh nghiệp một cách hiệu quả và thành công trong khâu quản lý thì đây sẽ là phần mềm không thể thiếu.

1. Phần mềm ERP là gì?

ERP là viết tắt của từ gì? Thực chất ERP là cụm từ viết tắt của “Enterprise Resource Planning”, nghĩa là “Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”. Phần mềm ERP được hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-one, tích hợp rất nhiều ứng dụng khác nhau thành các module của một gói phần mềm duy nhất, giúp tự động hoá từ A đến Z tất cả các hoạt động liên quan tới tài nguyên của doanh nghiệp, từ tài chính, kế toán, nhân sự, hàng hóa, công việc,…

phần mềm erp là gì

Mục đích của phần mềm ERP được xây dựng lên là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt giữa các phòng ban, giữa các khâu hoạt động như: quản lý tài chính, quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,…

Không những thế, phần mềm ERP còn được kỳ vọng thay thế toàn bộ các phần mềm quản lý rời rạc khác nhằm tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc cho doanh nghiệp.

ERP xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1990 khi tập đoàn Gartner sử dụng để mở rộng cho MRP (Manufacturing Resources Planning), đây cũng là một phần mềm quản lý nhưng chủ yếu tập trung cho việc sản xuất hàng hóa. Đến khoảng giữa những năm 1990, ERP đã được áp dụng cho hầu hết tất cả các mảng của một doanh nghiệp chứ không chỉ dừng lại ở việc sản xuất.

Các phần mềm ERP hiện nay đã tạo ra một quy trình làm việc tự động hóa hoàn toàn, cho phép mỗi công ty thành lập một hệ thống phức tạp với các chuỗi văn phòng thực hiện đầy đủ chức năng. Công tác kế toán, bán hàng, nhân lực, lập kế hoạch, sản xuất, hàng tồn kho,… đều được kết nối trong cùng một hệ cơ sở dữ liệu duy nhất và đồng bộ cho toàn doanh nghiệp.

Không những thế, phần mềm erp còn là công cụ giúp doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số nhanh chóng, bắt đầu bằng việc chuẩn hóa số liệu, thống nhất quy trình làm việc và số hóa thông tin.

2. Phần mềm ERP giúp gì cho doanh nghiệp?

a. Quản trị tài chính – kế toán

Để nắm được những thông tin tài chính của cả doanh nghiệp, người quản lý sẽ phải nắm được các chỉ số báo cáo, số liệu từ nhiều phòng ban, bộ phận khác nhau nên sự chênh lệch, thiếu đồng nhất là việc không thể tránh khỏi.

quản lý tài chính - kế toán

Với phần mềm ERP thì mọi thứ liên quan đến tài chính sẽ được tổng hợp lại một cách đồng nhất. Dữ liệu sẽ được lưu trữ ở một nơi với một phiên bản xuyên suốt tất cả các phòng ban, bộ phận hay chi nhánh. Khi có bất kì một sự thay đổi nào từ con số thì tất cả thông tin liên quan đều được tự động tính toán và hiển thị lại cho trùng khớp, giúp hạn chế những sai sót từ những phép tính thủ công, tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp.

Với phần mềm ERP, chủ doanh nghiệp không cần phải chờ đến cuối tháng, cuối quý để có thể tổng hợp được các số liệu, báo cáo. Thay vì thế, bất cứ lúc nào muốn xem thì người lãnh đạo đều có thể theo dõi và bám sát tình hình tài chính của công ty. Từ đó, kịp thời có những phân tích, đánh giá, điều chỉnh để có những hướng đi phù hợp cho doanh nghiệp.

>> Phần mềm kế toán ERP là gì? Tổng quan về phần mềm kế toán ERP

b. Quản trị nguồn nhân lực tối ưu

Để quản lý hàng chục, hàng trăm nhân sự cùng một lúc không phải là điều dễ dàng, nhất là với những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, con số này có thể nâng lên đến hàng nghìn người. Việc theo dõi sát sao từng nhân sự như: giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc của từng nhân sự, mức độ hoàn thành công việc của nhân sự,… là điều bất khả thi.

Nhưng với phần mềm ERP, công tác quản lý này sẽ trở nên đơn giản và nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Người quản lý hoàn toàn có thể nắm được khung giờ làm việc, khối lượng và chất lượng công việc của nhân viên để có thể điều chỉnh mức lương và chính sách đãi ngộ sao cho phù hợp nhất.

Mọi công tác liên quan đến quản lý nhân sự như: quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý hợp đồng lao động, chấm công, lương, thưởng, bảo hiểm xã hội,…. cũng đều được cập nhật tự động hóa, giúp cho việc tra cứu, kiểm soát và giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự trở nên nhanh chóng và dễ dàng.NHẬN BÁO GIÁ PHẦN MỀM ERP TẠI ĐÂY

quản trị nguồn nhân lực

Quá trình làm việc của nhân viên cũng sẽ được giám sát và quản lý tối ưu triệt để. Kết quả công việc theo từng ngày, từng tuần hay theo từng tháng của mỗi nhân viên sẽ được lưu trữ trên ERP.

Nhân viên của bạn đang đảm nhiệm những công việc gì trong ngày, thực hiện công việc đó ra làm sao, bán được bao nhiêu hàng hóa và doanh thu đem về bao nhiêu,… người lãnh đạo đều có thể nắm được những thông tin này. Một số phần mềm ERP còn có tính năng tự động phân tích cơ sở dữ liệu để gán nhân viên vào nhiệm vụ phù hợp với thế mạnh của họ, giúp giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý.

Không những thế, phần mềm erp còn cho phép chủ doanh nghiệp giao tiếp với nhân viên thông qua mạng xã hội nội bộ để luôn thấu hiểu tâm tư, nguyện vọng của nhân viên cũng như kịp thời giải đáp mọi thắc mắc của nhân viên.

c. Nâng cao năng suất làm việc triệt để

Trong khi vận hành và sản xuất, doanh nghiệp càng lớn thì khối lượng công việc càng nhiều, các khâu, các công đoạn làm việc sẽ càng trở nên phức tạp hơn. Lúc này, phần mềm ERP sẽ là một công cụ tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều công đoạn khác.

Nhờ chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiết kiệm được khối lượng thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết trong công ty.

d. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Việc kiểm soát hàng tồn kho, nguyên vật liệu,…. sẽ tốn rất nhiều thời gian, công sức và nhân lực nếu chúng ta thực hiện kiểm kê thủ công. Tuy nhiên, với phần mềm ERP, việc quản lý hàng tồn kho sẽ được thực hiện tự động hóa mà không hề tốn thời gian hay công sức.

Hệ thống ERP giúp kiểm soát xem trong kho hiện tại đang còn bao nhiêu hàng, hàng hóa nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra làm sao. Từ đó, chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể nắm được tình hình hàng hóa trong kho và điều chỉnh lượng hàng nhập vào sao cho phù hợp để tránh sự lãng phí, thất thoát.

Tương tự các phần mềm quản lý kho khác, phần mềm erp giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa theo mã quy cách, đơn vị tính khác nhau, thời gian nhập kho, thời hạn sử dụng…

quản lý hàng tồn kho

e. Quản lý thông tin khách hàng chuyên nghiệp

Khách hàng là người sẽ đem đến lợi nhuận cho doanh nghiệp, bởi vậy mà các hoạt động chăm sóc khách hàng sau khi bán cần phải được coi trọng, khiến họ tiếp tục sử dụng và quay lại mua sản phẩm của mình đồng thời trở thành đối tác lâu dài giúp quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp rộng rãi hơn.

ERP sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn thực hiện tốt nhất nhiệm vụ này bằng cách lưu trữ thông tin khách hàng như: Họ tên, tuổi, địa chỉ, sử dụng những sản phẩm gì, đang gặp những vướng mắc gì,… để có thể chăm sóc và phục vụ khách hàng một cách tối ưu nhất, chiếm được cảm tình trong lòng khách hàng.

Trong kỷ nguyên 4.0 hiện nay, khách hàng không chỉ là thượng đế mà còn là nguồn tài sản vô hình, là yếu tố cạnh tranh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, quản lý thông tin khách hàng là việc làm cấp thiết hơn bao giờ.

f. Thuận tiện liên lạc

Phần mềm ERP sẽ giúp cho việc giao tiếp, liên lạc và tương tác giữa các phòng ban trong công ty trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Quan trọng hơn nữa là sẽ giúp cho việc xung đột quyền lợi giữa các bộ phận làm cùng nhau giảm thiểu đi rất nhiều.

3. Các phần mềm ERP hiện nay tại Việt Nam

Trên thị trường Việt Nam hiện nay có 3 loại cơ bản đó là:

Phần mềm ERP đóng gói: Đây là một loại phần mềm được các nhà sản xuất đầu tư nghiên cứu, tổng hợp từ nhiều khảo sát nhu cầu thực tế các nghiệp vụ hoặc một số lĩnh vực nào đó của doanh nghiệp.

Từ những dữ liệu thu thập được kết hợp với những chuẩn mực, nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp, nhà sản xuất sẽ tập hợp thành những điểm chung và xây dựng nên một mô hình tổng thể.

Phần mềm ERP viết theo yêu cầu: Đây là loại phần mềm được các nhà cung cấp thiết kế, xây dựng thích ứng những đặc điểm, quy trình hoạt động mà doanh nghiệp đang áp dụng, do chính doanh nghiệp đưa ra yêu cầu để phát triển.

Tuy nhiên, các phần mềm erp viết theo yêu cầu của doanh nghiệp thường có mức chi phí đầu tư lớn cũng như thời gian triển khai lâu (từ 6 tháng trở lên). Kiểu phần mềm erp này thường phù hợp với những doanh nghiệp, tập đoàn quy mô rất lớn.

Phần mềm ERP nước ngoài: Loại này thường có công nghệ cao, quy trình quản lý đạt chuẩn nhưng về giá khá là cao và nhiều phần còn chưa phù hợp với tình hình các doanh nghiệp trong nước hiện nay.

Một số thương hiệu phần mềm ERP nước ngoài có thể nhắc đến như SAP, Oracle, Sage,…hầu hết đều có chi phí rất cao so với các doanh nghiệp quy mô vừa ở Việt Nam.

>> Xem chi tiết: So sánh các loại phần mềm ERP trên thị trường hiện nay

4. Phần mềm ERP sẽ phù hợp với những doanh nghiệp nào?

phần mềm erp

Với những lợi ích mà nó đem lại, các doanh nghiệp sẽ phải cân nhắc để đưa vào sử dụng phần mềm này trong hoạt động quản lý của mình. Vậy, những doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm ERP?

Câu trả lời là bất kể doanh nghiệp nào cũng đều áp dụng phần mềm erp vào trong hoạt động điều hành, quản lý của mình. Tuy nhiên, với chi phí không hề nhỏ, các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ thường ngại đầu tư khoản chi phí này.

Thứ nhất, đó là những doanh nghiệp thường xuyên xảy ra những sai sót trong quá trình truy xuất, nhập dữ liệu. Số liệu giữa các bộ phận hay gặp phải tình trạng sai sót, chênh lệch, chẳng hạn như: chênh lệch về số lượng hàng tồn kho, hàng xuất kho, hóa đơn bị chồng chéo,…

Ngoài ra, nếu nhận thấy ngày càng có nhiều những khách hàng phản ánh hay phàn nàn về chất lượng dịch vụ của công ty thì cũng là lúc bạn nên cân nhắc để sử dụng phần mềm này.

Thứ hai, những doanh nghiệp bắt đầu có khối lượng giao dịch kinh doanh tăng nhanh và đột biến và đang có nhu cầu muốn mở rộng kinh doanh, mở thêm các chi nhánh, cửa hàng mới trên toàn quốc. Để vận hành và thích ứng với một mô hình kinh doanh lớn hơn, phần mềm ERP sẽ là một lựa chọn thích hợp giúp doanh nghiệp của bạn phòng tránh được những rủi ro có thể phát sinh trong quá trình mở rộng.

Thứ ba, những doanh nghiệp đang làm việc với bộ máy quản lý cồng kềnh nhưng lại kém hiệu quả, muốn thực hiện tái cấu trúc tổng thể, “thay máu” cho toàn bộ doanh nghiệp nhằm quản trị một cách hiệu quả hơn.

Phần mềm erp sẽ thay thế toàn bộ tính năng của các phần mềm quản lý rời rạc khác giúp doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí vừa tăng được hiệu quả giải quyết công việc.

Thứ tư, các doanh nghiệp muốn thực hiện chuyển đổi số nhanh chóng mà vẫn đảm bảo hiệu quả thì việc sử dụng phần mềm erp vào quản lý, điều hành là rất cần thiết.

>> Xem chi tiết: Có nên sử dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?

5. Nên lựa chọn phần mềm ERP như thế nào?

Lợi thế mà phần mềm ERP trong nước đem lại đó là sở hữu quy trình xử lý tài chính – kế toán theo đúng quy định, chuẩn mực của kế toán Việt Nam đang lưu hành. Đồng thời, phần mềm ERP của nhà cung cấp trong nước sẽ nhanh chóng cập nhật kịp thời những thay đổi từ các quyết định, thông tư,… trong nước, phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam.

Thị trường ERP Việt Nam 2019 có sự tham gia của các phần mềm ERP nước ngoài, phần mềm ERP đóng gói và phần mềm ERP viết theo yêu cầu.

Nếu đang muốn dùng thử phần mềm ERP vừa hiệu quả, vừa phù hợp với môi trường và tình hình ở Việt Nam thì AMIS.VN chính là câu trả lời cho doanh nghiệp của bạn. Với hơn 10.000 doanh nghiệp đa chi nhánh, doanh nghiệp lớn tin dùng và lựa chọn, AMIS đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ: quản trị chung, kế toán, nhân sự, bán hàng,…..

Khác với những phần mềm khác, AMIS.VN sở hữu những ưu điểm vượt trội khác biệt:

  • Kết nối với Tổng cục Thuế, Ngân hàng, hóa đơn điện tử
  • Sử dụng được trên tất cả các thiết bị như: Máy tính, điện thoại, máy tính bảng…
  • Tiên phong sử dụng trí tuệ nhân tạo AI
  • Chất lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn quốc tế: ISO 9001:2008, CSA STAR, CMMi
  • Sản phẩm của Thương hiệu MISA 25 năm uy tín được nhiều khách hàng sử dụng và tin dùng.
  • Tư vấn hỗ trợ khách hàng 24/7

Phần mềm ERP đáp ứng tất cả các nghiệp vụ, yêu cầu cần thiết của công tác quản lý, đây sẽ là giải pháp cứu giúp các doanh nghiệp khỏi những “nỗi đau đầu” về quản lý tài chính, kinh doanh, nhân sự cũng như những vấn đề chung mà mọi doanh nghiệp đang vướng mắc gặp phải.

Anh/ Chị có thể để lại email để nhận được các thông tin hữu ích khác hay kinh nghiệm triển khai phần mềm erp tại Việt Nam và trên thế giới!

16 BÌNH LUẬN
    • Thưa anh Tran Lam, có rất nhiều doanh nghiệp dịch vụ thương mại đã sử dụng AMIS.VN đó ạ vì AMIS quản lý rất tốt tồn kho hàng hóa, công nợ, hạn nợ, tuổi nợ,…

BÌNH LUẬN
*Vui lòng nhập bình luận.
*Vui lòng nhập tên.