Tin tức Quản trị doanh nghiệp Hệ thống ERP là gì? Tổng quan về hệ thống ERP

Hệ thống ERP là gì? Tổng quan về hệ thống ERP

4593

I. Hệ thống ERP là gì?

Hệ thống ERP là một giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp vừa và lớn nếu muốn gia tăng doanh số. Dưới đây là những kiến thức tổng quan nhất về hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp ra quyết định chính xác. ERP là tổng hợp của các từ khóa dưới đây:

>> Khái niệm ERP là gì?

Hệ thống erp là gì

1. Enterprise (Doanh nghiệp)

Đây chính là đối tượng sử dụng hệ thống ERP. ERP system liên kết các bộ phận, phòng ban chức năng trong doanh nghiệp vào trong một hệ thống máy tính duy nhất giúp các cán bộ nhân viên, cán bộ quản lý lẫn lãnh đạo có thể dễ dàng và kịp thời truy cập sử dụng, kiểm tra, kiểm soát trong giới hạn quyền của mình.

2. Resource (Nguồn lực)

Nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực và tài chính. Cũng bao gồm cả tài nguyên phần cứng, phần mềm, dữ liệu của hệ thống mà con người có thể truy cập và sử dụng được. Và một khi doanh nghiệp đã chọn cách sử dụng hệ thống ERP vào trong hoạt động của mình tức là phải biến tất cả các nguồn lực đó thành tài nguyên. Để làm gì?

  • Để tất cả bộ phận, phòng ban đều có thể khai thác nguồn lực của doanh nghiệp phục vụ cho công việc, trách nhiệm của mình.
  • Để việc lập kế hoạch và xây dựng quy trình khai thác nguồn lực hiệu quả, nhịp nhàng và chặt chẽ.
  • Để thường xuyên cập nhật một cách chính xác, kịp thời các thông tin và tình trạng nguồn lực của doanh nghiệp.

3. Planning (Hoạch định)

Là khả năng hoạch định chiến lược, kế hoạch trong kinh doanh của các doanh nghiệp. Planning trong hệ thống ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tính toán, dự báo, lập kế hoạch trong sản xuất, thu mua, cung ứng, xây dựng chính sách giá, chiết khấu,…một cách hiệu quả và chặt chẽ nhất, hạn chế tối đa những sai sót, nhầm lẫn trong xử lý nghiệp vụ.

Kết luận: Hệ thống ERP là một giải pháp công nghệ thông tin hiện đại thay thế các phần mềm chức năng riêng lẻ như phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý kho, phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng,…

II. Lợi ích khi sử dụng hệ thống ERP

Hệ thống ERP được mô tả đồ sộ và có thể thay thế được tất cả các phần mềm đơn lẻ và đem lại nhiều lợi ích hơn khi sử dụng trong quá trình quản lý, điều hành doanh nghiệp

Lợi ích khi triển khai hệ thống erp

1. Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tiếp cận nguồn thông tin quản trị đáng tin cậy, chính xác và kịp thời

Nguồn dữ liệu từ các phòng ban sẽ được tập trung vào một cơ sở dữ liệu duy nhất và được chia sẻ dùng chung một cách dễ dàng giữa tất cả các bộ phận dựa vào tính năng phân quyền.

Công tác kế toán tài chính chính xác hơn, giảm thiểu những thất thoát, sai sót trong thu chi: so với việc tính toán bằng thủ công dẫn đến nhiều sai sót, phân hệ kế toán trong ERP system là một chức năng hỗ trợ hiệu quả cho bộ phận kế toán doanh nghiệp hiện nay.

2. Chuẩn hóa thông tin hành chính nhân sự và tiền lương

Thông thường ở các công ty quy mô vừa và lớn có nhiều chi nhánh ở các khu vực địa lý xa nhau, nhân sự sẽ được quản lý bởi một phòng nhân sự ở trụ sở chính nên việc theo dõi công, tiền lương, chế độ thưởng phạt, chế độ tiền lương và phúc lợi từ một phân hệ chức năng trong hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ và hiệu quả hơn.

Đồng thời, thông qua ERP, chủ doanh nghiệp sẽ có cái nhìn toàn diện về tình hình nhân sự ở công ty từ tỷ lệ biến động nhân sự, tỷ lệ giới tính hay toàn bộ quá trình công tác của một nhân viên nào đó để có các quyết định bổ nhiệm, khen thưởng phù hợp.

3. Nâng cao hiệu suất sản xuất

Với nguồn thông tin quản trị được cập nhật chính xác, rõ ràng sau khi chuẩn hóa sẽ giúp cho các nhân viên bộ phận kế hoạch sản xuất có thể nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất trước đó, rút kinh nghiệm cho một quy trình sản xuất mới hiệu quả và đạt hiệu suất kinh kế cao hơn.

NHẬN BÁO GIÁ TẠI ĐÂY

4. Giảm lượng hàng tồn kho

Chức năng quản lý kho của hệ thống ERP giúp doanh nghiệp xác định và nắm bắt nhanh chóng lượng hàng tồn kho để từ đó có những chiến lược thúc đẩy giải phóng hàng tồn, giảm nhu cầu lưu động vốn, từ đó góp phần thúc đẩy hiệu quả kinh doanh.

Tính năng quản lý kho liên kết trực tiếp với bộ phận kế toán và bán hàng còn giúp hai bộ phận này nhanh chóng lên đơn hàng, báo giá và lập hợp đồng cho khách hàng; mang lại sự hải lòng cho khách hàng.

III. Ngân sách dành cho hệ thống ERP là bao nhiêu?

Ngân sách dành cho hệ thống ERP phụ thuộc vào việc doanh nghiệp chọn mua hệ thống ERP nào.Hiện nay trên thị trường có 2 loại là: hệ thống ERP đóng gói (ERP may sẵn) và hệ thống ERP viết theo yêu cầu (ERP may đo). Và tất nhiên, chi phí của hệ thống ERP viết theo yêu cầu sẽ lớn hơn rất nhiều từ 3-4 lần so với hệ thống ERP đóng gói.

>> So sánh các hệ thống ERP trên thị trường hiện nay

IV. Thời gian triển khai hệ thống ERP kéo dài bao lâu?

Các công ty cài đặt hệ thống ERP không dễ dàng chút nào. Đừng bị lừa phỉnh khi các nhà cung cấp ERP viết theo yêu cầu cam đoan rằng thời gian thực hiện dự án chỉ mất từ 3 đến 6 tháng.

Nhưng đối với hệ thống ERP đóng gói thì chỉ cần ký xong hợp đồng và doanh nghiệp đã có thể sử dụng được ngay.Để thực hiện thành công ERP, bạn phải thay đổi phương thức làm việc cũng như cách thức làm việc của nhân viên.

Việc thực thi dự án trong thời gian ngắn đều tùy thuộc vào từng mức độ: công ty triển khai dự án ERP chỉ giới hạn cho những khu vực nhỏ của công ty hay công ty chỉ sử dụng những mảng về Tài chính của hệ thống ERP (trong trường hợp này hệ thống ERP không hơn gì một phần mềm kế toán mắc tiền).

V. Lý do triển khai thất bại hệ thống ERP?

triển khai hệ thống erp

1. Lập kế hoạch sơ sài

Lập kế hoạch triển khai hệ thống ERP là làm những gì, không nhiều doanh nghiệp biết được công việc này.Vậy công việc cần làm trong việc lập kế hoạch là gì?

  • Bạn phải đánh giá được quy trình của công ty bạn có ứng dụng được hệ thống ERP hay không? Cần có những hoạt động kiểm soát, đánh giá lại quy trình từng phòng ban, nếu không, sự đầu tư quá lớn của bạn cho dự án chỉ là sự lãng phí.
  • Ngân sách để triển khai ERP của doanh nghiệp là bao nhiêu? Điều này sẽ ảnh hưởng đến việc lựa chọn nhà cung cấp
  • Thời điểm thích hợp để doanh nghiệp triển khai ERP là thời gian nào?

2. Lựa chọn sai nhà cung cấp

Khi một doanh nghiệp muốn lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm phù hợp, họ rất khó đưa ra quyết định. Bởi thị trường Việt Nam hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp hệ thống ERP (trong lẫn ngoài nước). Bản thân những nhà cung cấp luôn đưa ra được những ưu điểm vượt trội của mình, và điều này vô hình làm nhà đầu tư hoang mang khi lựa chọn giải pháp ERP. Các yếu tố thường được đánh giá cao khi doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp hệ thống ERP là:

  • Độ uy tín của nhà cung cấp
  • Số lượng khách hàng nhà cung cấp đã đáp ứng được
  • Dịch vụ hỗ trợ sau khi triển khai ERP
  • Cuối cùng mới là chi phí

3. Đánh giá thấp thời gian và chi phí triển khai

Sai lầm này thường xảy ra ở những doanh nghiệp mua hệ thống ERP viết theo yêu cầu, bởi quy trình diễn ra bao gồm: NCC xác nhận nhu cầu – viết phần mềm – chuyển lại cho doanh nghiệp – sửa lại theo yêu cầu – bàn giao bản cuối cùng.

Quy trình này thường kéo dài ít nhất 6 tháng và chi phí cũng bị đội lên rất nhiều so với dự toán ban đầu. Thông thường, mức giá triển khai hệ thống ERP viết theo yêu cầu tối thiểu cũng từ vài nghìn USD trở lên, chưa kể chi phí bảo trì, viết sửa,…

4. Không đầu tư cơ sở hạ tầng

Đối với những doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP đóng gói sẽ không mắc phải sai lầm này, còn đối với hệ thống ERP viết theo yêu cầu thì doanh nghiệp thường xuyên gặp phải. Khi doanh nghiệp lựa chọn phương án đặt server tại trụ sở công ty thì phải xác định các khoản ngân sách chi thường xuyên cho việc nâng cấp hệ thống, bảo trì máy móc,… ngoài chi phí mua hệ thống ERP.

Ngày nay, để tiết kiệm chi phí hạ tầng, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng hệ thống ERP đóng gói dựa trên nền tảng công nghệ đám mây. Các ứng dụng dựa trên nền tảng đám mây cho phép người dùng sử dụng dễ dàng, linh hoạt, khả năng mở rộng và tiết giảm tối đa chi phí tổng thể.

5. Thiếu vắng nhân sự đứng đầu

Khi bắt đầu triển khai một dự án ERP, doanh nghiệp cần sắp xếp nhân sự phụ trách tổng thể công việc này: ví dụ như giám đốc điều hành hoặc trưởng phòng IT. Người này có đủ kiến thức về công ty, am hiểu tường tận các quy trình cũng như những vướng mắc mà công ty đang gặp phải để trao đổi với nhà cung cấp.

Phần mềm AMIS.VN của MISA là một hệ thống ERP quản lý doanh nghiệp hợp nhất, gồm đầy đủ các giải pháp như Kế toán – Bán hàng – Nhân sự,… Trong đó, giải pháp quản trị tài chính kế toán đáp ứng tất cả các nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, kê khai thuế…thuộc mọi lĩnh vực (Thương mại, Dịch vụ, Xây lắp, Sản xuất).Nếu doanh nghiệp còn đang băn khoăn về giá cả, tính năng, khả năng đáp ứng của phần mềm quản lý doanh nghiệp AMIS.VN, vui lòng để lại thông tin ở đường link bên dưới, MISA sẽ liên hệ lại ngay trong 5 phút để hỗ trợ anh chị.

Anh/ Chị có thể để lại email để nhận được các thông tin hữu ích khác hay kinh nghiệm triển khai phần mềm erp tại Việt Nam và trên thế giới!