Tin tức Quản trị doanh nghiệp Tránh xa 5 sai lầm này để triển khai thành công hệ...

Tránh xa 5 sai lầm này để triển khai thành công hệ thống ERP

866

Phần mềm ERP ngày càng được các doanh nghiệp đánh giá cao về hiệu quả mà nó mang lại trong việc quản trị tổng thể doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng có rất nhiều doanh nghiệp phải dừng, hủy dự án vì những lý do hoàn toàn có thể chủ động tránh được gây thiệt hại nghiêm trọng.

Những lý do dẫn đến thất bại khi triển khai ERP có thể đến từ nhiều phía nhưng ở bài viết này, tác giả xin đề cập đến những lý do chủ quan xuất phát từ phía doanh nghiệp để những người lãnh đạo có thể chủ động phòng tránh.

phần mềm erp

1. Lập kế hoạch sơ sài

Lập kế hoạch triển khai phần mềm ERP là làm những gì, không nhiều doanh nghiệp biết được công việc này.

Vậy công việc cần làm trong việc lập kế hoạch là gì?

• Bạn phải đánh giá được quy trình của công ty bạn có ứng dụng được phần mềm ERP hay không? Cần có những hoạt động kiểm soát, đánh giá lại quy trình từng phòng ban, nếu không, sự đầu tư quá lớn của bạn cho dự án chỉ là sự lãng phí.

• Ngân sách để triển khai ERP của doanh nghiệp là bao nhiêu? Điều này sẽ ảnh hưởng đến việc lựa chọn nhà cung cấp

• Thời điểm thích hợp để doanh nghiệp triển khai ERP là thời gian nào?

Có những trường hợp thực tế, bản thân doanh nghiệp không thực hiện hoặc thực hiện quá sơ sài kế hoạch triển khai ERP làm mất thời gian lựa chọn nhà cung cấp mà mình không có đủ chi phí hoặc nhà cung cấp không đủ năng lực, thời gian triển khai chưa phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp …

Xem thêm:

>> Có nên sử dụng phần mềm kế toán trong hệ thống ERP?

>> Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp của bạn cần triển khai hệ thống erp

2. Lựa chọn sai nhà cung cấp

Khi một doanh nghiệp muốn lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm phù hợp, họ rất khó đưa ra quyết định. Bởi thị trường Việt Nam hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP (trong lẫn ngoài nước). Bản thân những nhà cung cấp luôn đưa ra được những ưu điểm vượt trội của mình, và điều này vô hình làm nhà đầu tư hoang mang khi lựa chọn giải pháp ERP.

Do đó, điều đầu tiên bạn cần là phải có trong tay một bản kế hoạch triển khai ERP, sau đó lên danh sách những nhà cung cấp đủ khả năng giải quyết các vấn đề/yêu cầu của doanh nghiệp đưa ra.

Ngoài ra bạn cũng nên tham khảo trước một số khách hàng đã triển khai thành công ERP của nhà cung cập bạn định liên hệ hoặc trực tiếp yêu cầu nhà cung cấp liệt kê một số doanh nghiệp cùng ngành nghề với bạn đã triển khai thành công ERP.

Các yếu tố thường được đánh giá cao khi doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP là:

• Độ uy tín của nhà cung cấp

• Số lượng khách hàng nhà cung cấp đã đáp ứng được

• Dịch vụ hỗ trợ sau khi triển khai ERP

• Cuối cùng mới là chi phí

3. Đánh giá thấp thời gian và chi phí triển khai

Sai lầm này thường xảy ra ở những doanh nghiệp mua phần mềm ERP viết theo yêu cầu, bởi quy trình diễn ra bao gồm: NCC xác nhận nhu cầu – viết phần mềm – chuyển lại cho doanh nghiệp – sửa lại theo yêu cầu – bàn giao bản cuối cùng.

Quy trình này thường kéo dài ít nhất 6 tháng và chi phí cũng bị đội lên rất nhiều so với dự toán ban đầu.

Thông thường, mức giá triển khai phần mềm ERP viết theo yêu cầu tối thiểu cũng từ vài nghìn USD trở lên, chưa kể chi phí bảo trì, viết sửa,…

Thêm nữa, phần mềm này phụ thuộc rất nhiều vào khả năng cũng như trình độ của nhà cung cấp và sự phân tích ban đầu, nếu nhà cung cấp không có kinh nghiệm về những hệ thống thông tin cùng loại, thì sau này, khi nhu cầu của doanh nghiệp thay đổi, việc nâng cấp hệ thống sẽ rất khó khăn hoặc tốn kém.

4. Không đầu tư cơ sở hạ tầng

Đối với những doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP trọn gói sẽ không mắc phải sai lầm này, còn đối với phần mềm ERP viết theo yêu cầu thì doanh nghiệp thường xuyên gặp phải. Khi doanh nghiệp lựa chọn phương án đặt server tại trụ sở công ty thì phải xác định các khoản ngân sách chi thường xuyên cho việc nâng cấp hệ thống, bảo trì máy móc,… ngoài chi phí mua phần mềm ERP.

Ngày nay, để tiết kiệm chi phí hạ tầng, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng phần mềm ERP đóng gói dựa trên nền tảng công nghệ đám mây. Các ứng dụng dựa trên nền tảng đám mây cho phép người dùng sử dụng dễ dàng, linh hoạt, khả năng mở rộng và tiết giảm tối đa chi phí tổng thể.

5. Thiếu vắng nhân sự đứng đầu

Khi bắt đầu triển khai một dự án ERP, doanh nghiệp cần sắp xếp nhân sự phụ trách tổng thể công việc này: ví dụ như giám đốc điều hành hoặc trưởng phòng IT. Người này có đủ kiến thức về công ty, am hiểu tường tận các quy trình cũng như những vướng mắc mà công ty đang gặp phải để trao đổi với nhà cung cấp.

Người này cũng sẽ là nhân lực chủ chốt trong việc đào tạo lại toàn bộ nhân viên cách sử dụng phần mềm ERP. Thời gian đầu đối với những nhân viên việc trải nghiệm ERP không đơn giản. Do họ đã quen với những cái cũ, bắt từ bỏ và tiếp thu một công nghệ, công cụ hỗ trợ mới là một điều rất khó khăn. Năng suất lao động giảm và thậm chí thất vọng với ERP là điều không tránh khỏi ở thời điểm này.

Chi phí đầu tư ban đầu cho hệ thống ERP không hề rẻ nhưng cũng không vượt quá chi phí mua các phần mềm quản lý đơn lẻ (phần mềm kế toán, phần mềm quản trị thông tin khách hàng – CRM, phần mềm hành chính nhân sự) nhưng thay đổi toàn bộ cách làm cũ, quy trình cũ để nâng cao năng suất, giảm thiểu sai sót = 0.

5 sai lầm mà tác giả bài viết vừa liệt kê, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động phòng tránh để đảm bảo một khi đã triển khai ERP là thành công.

Anh/ Chị có thể để lại email để nhận được các thông tin hữu ích khác hay kinh nghiệm triển khai phần mềm erp tại Việt Nam và trên thế giới!

BÌNH LUẬN
*Vui lòng nhập bình luận.
*Vui lòng nhập tên.