Tin tức Tài chính - Kế toán Nên sử dụng phần mềm kế toán online hay offline?

Nên sử dụng phần mềm kế toán online hay offline?

975

Quản lý dòng tiền nói rộng ra cũng chính là quản lý tài chính kế toán, tức là đảm bảo nguồn sống cho doanh nghiệp. Và không một công cụ nào hiệu quả hơn phần mềm kế toán. Bài viết này sẽ không bàn tới việc quản lý bằng Excel bởi mặc dù công cụ này đã quá phổ biến nhưng không thể so sánh với những tiện ích mà một phần mềm kế toán chuyên nghiệp mang lại.

Có thể bạn quan tâm:
>> 4 câu hỏi giúp lựa chọn phần mềm kế toán online phù hợp
>> 5 tiện ích chỉ có khi sử dụng phần mềm kế toán online
>> 5 tiêu chí chọn phần mềm kế toán online phù hợp cho doanh nghiệp
>> Phần mềm kế toán ERP là gì? Tổng quan về phần mềm kế toán ERP
>> Phân tích tài chính – kế toán trên phần mềm kế toán có ưu điểm gì?

Nếu phân chia các phần mềm kế toán theo cách thức làm việc, các phần mềm kế toán hiện nay được chia làm 2 loại là phần mềm online (làm việc từ xa thông qua mạng Internet) và phần mềm offline (làm việc tại chỗ trong mạng LAN nội bộ).

phần mềm kế toán online hay offline

Và có một sự thật rằng: không phải bắt buộc doanh nghiệp phải dùng qua offline mới chuyển sang dùng online, càng không phải cứ dùng phần mềm kế toán thì phải dùng theo công nghệ hiện đại nhất là online. Và hầu hết các phần mềm kế toán hiện nay đều giải quyết tốt bài toán nghiệp vụ hạch toán kế toán.

Nhưng vấn đề ở chỗ: Làm sao để biết doanh nghiệp nào nên sử dụng loại phần mềm kế toán online, doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm kế toán offline? Dưới đây là một số điểm khác biệt nổi bật giữa hai loại phần mềm kế toán này. Hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn.

1. Nhu cầu quản lý

Đầu tiên, để biết nên chọn online hay offline thì doanh nghiệp cần phải xác định rõ nhu cầu quản lý khi sử dụng phần mềm là gì? Nếu chủ doanh nghiệp khi muốn nắm bắt số liệu tài chính – kế toán mọi lúc, mọi nơi hoặc có nhiều cơ sở cần quản lý thì chắc chắn một phần mềm kế toán online sẽ là giải pháp tối ưu hơn cả.

Bởi ưu điểm của phần mềm online là khi kế toán các chi nhánh nhập số liệu lên phần mềm sẽ tự động đồng bộ trên hệ thống, kế toán trụ sở chính không cần nhập liệu lại và Giám đốc chỉ cần vài chú nhấp chuột trên máy tính hoặc click trên điện thoại là xem được ngay.

Ngược lại, nếu chủ doanh nghiệp không có nhu cầu quản lý từ xa trong mỗi dịp đi công tác, không cần thiết phải có báo cáo dữ liệu mọi lúc, cũng không có nhu cầu quản lý hoạt động của các địa điểm ở xa thì phần mềm kế toán offline là lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp.

2. Quy mô doanh nghiệp

Thông thường, khi doanh nghiệp mới thành lập với quy mô nhỏ thì chỉ cần một phần mềm quản lý nội bộ, lúc này online hay offline chưa phải vấn đề quá quan trọng, miễn là phần mềm đáp ứng được việc quản lý thông tin tài chính, kế toán tường minh và hiệu quả, cung cấp được đầy đủ các báo cáo vừa đáp ứng đúng quy định nhà nước lại vừa phục vụ được nhu cầu quản trị của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển đến một giai đoạn nhất định trong vòng đời phát triển và đi kèm với nó là sự mở rộng quy mô hoạt động, tăng số lượng văn phòng, chi nhánh ở khắp mọi nơi, thì yêu cầu quản lý tài chính – kế toán được nâng cao. Lúc này nếu doanh nghiệp vẫn kiên quyết sử dụng giải pháp offline thì hàng ngày, hàng tuần hoặc bất cứ khi nào cần báo cáo, bộ phận kế toán sẽ phải tập hợp dữ liệu từ các chi nhánh vào với nhau, sau đó nhập liệu lại, xử lý dữ liệu để thành một báo cáo chung tình hình hoạt động của cả doanh nghiệp. Sai sót có thể xảy ra bất cứ lúc nào.

Với một giải pháp kế toán online, công việc trên đơn giản hơn rất nhiều nhờ vào việc dữ liệu được liên thông và đồng bộ liên tục nhờ kết nối mạng Internet. Tức là kế toán chi nhánh nhập số liệu thì đồng thời trụ sở chính cũng ghi nhận số liệu đó và có thể tự động trích xuất báo cáo bất cứ thời gian nào mà không cần chờ chi nhánh gửi số liệu lên.

TÌM HIỂU THÊM PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE

3. Chi phí đầu tư

Hầu hết các doanh nghiệp đều nghĩ rằng chi phí sử dụng một phần mềm kế toán bao gồm khoản chi phí trong báo giá, các khoản phí phát sinh hàng kỳ hoặc chi phí đào tạo, tư vấn và không tốn quá nhiều so với khả năng của doanh nghiệp (trên thị trường có những phần mềm kế toán offline chỉ từ 3.000.000 VNĐ).

Nếu tính toán kỹ hơn thì ngoài các chi phí kể trên, doanh nghiệp cũng sẽ cần phải đầu tư cho cơ sở vật chất kỹ thuật như máy tính, máy in, các khoản tiền bảo trì, bảo dưỡng máy móc định kỳ. Doanh nghiệp xác định sẽ sử dụng một giải pháp kế toán offline, tức là doanh nghiệp hoàn toàn chủ động trong việc quản lý dữ liệu của mình và sẽ phải có sự đầu tư xứng đáng cho hệ thống máy chủ cũng như bảo mật thông tin để ránh việc bị mất mát dữ liệu do thiên tai, lỗi người sử dụng (tải nhầm viruts), hỏng ổ cứng,…

Trong khi đó, doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán online, nhất là các phần mềm kế toán dạng đóng gói sẵn thì sẽ không phải tốn chi phí đầu tư cho máy chủ và bảo mật này vì phía nhà cung cấp sẽ phải có sự đảm bảo và cam kết với khách hàng sử dụng.

4. An toàn dữ liệu

Như đã đề cập ở trên, khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán offline, dữ liệu kế toán sẽ được lưu trữ tại máy chủ của doanh nghiệp, các phương án bảo đảm an toàn dữ liệu có được triển khai tốt hay không sẽ phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm cũng như sự cẩn thận của doanh nghiệp.

Một vài biện pháp thường được sử dụng là sao lưu dữ liệu hàng ngày, đầu tư các phần mềm bảo vệ máy tính hay sao chép dữ liệu sang 2-3 nơi lưu trữ khác nhau sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các mất mát lớn.Ở những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn hay đa chi nhánh đồng nghĩa với một kho dữ liệu kế toán đồ sộ. Nếu doanh nghiệp không có kinh nghiệm trong việc đầu tư hạ tầng để quản lý dữ liệu thì việc lựa chọn một phần mềm kế toán online sẽ là lựa chọn đơn giản và an toàn hơn cả.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lựa chọn những nhà cung cấp phần mềm kế toán online uy tín thông qua việc đạt được một số chứng chỉ cấp quốc tế như:

• Chứng chỉ ISO/IEC 27000 về hệ thống quản lý an ninh thông tin

• Chứng chỉ STAR quốc tế về an toàn thông tin do BSI và CSA cấp

• Chứng chỉ CMMi Level 3 đánh giá về độ thuần thục trong quy trình sản xuất phần mềm có giá trị toàn cầu do SEI phát triển và chứng nhận

Vậy sử dụng phần mềm online hay offline sẽ bảo mật dữ liệu tốt hơn?

Việc này giống như câu hỏi “Để tiền ở ngân hàng hay ở nhà an toàn hơn?

Thật khó trả lời! Vì cả hai cách trên đều tiềm ẩn những rủi ro nhất định.

Để biết doanh nghiệp mình có phù hợp với phần mềm kế toán online không và chi tiết nghiệp vụ kế toán khi triển khai vào cụ thể doanh nghiệp, bạn vui lòng đăng ký nhận tư vấn tại đây.

Có thể bạn quan tâm:
>> 4 câu hỏi giúp lựa chọn phần mềm kế toán online phù hợp
>> 5 tiện ích chỉ có khi sử dụng phần mềm kế toán online
>> 5 tiêu chí chọn phần mềm kế toán online phù hợp cho doanh nghiệp
>> Phần mềm kế toán ERP là gì? Tổng quan về phần mềm kế toán ERP
>> Phân tích tài chính – kế toán trên phần mềm kế toán có ưu điểm gì?

Nên sử dụng phần mềm kế toán online hay offline?
5 (100%) 1 vote[s]