Quản lý hàng tồn kho theo số lô, hạn dùng hiệu quả hơn với phần mềm kế toán online MISA AMIS

Hiện nay nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp lĩnh vực thương mại dược phẩm, thực phẩm… vẫn chưa theo dõi và quản lý tốt hàng hóa theo số lô và hạn dùng nên thường xuyên phải tiêu hủy những lô hàng bị quá hạn, gây ra những thiệt hại lớn cho doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu bài viết dưới đây để hiểu hơn về một số phương pháp giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa theo từng lô, hạn sử dụng hiệu quả hơn.

1. Hiểu thế nào về quản lý hàng theo lô, hạn sử dụng? 

Các mặt hàng có vòng đời sản phẩm ngắn như thực phẩm, sữa, thuốc, đồ mỹ phẩm, v.v… thường cần phải quản lý hàng theo lô sản xuất với việc quản lý hạn sử dụng. Mỗi mặt hàng (item) được sản xuất theo nhiều đợt khác nhau, mỗi lần sản phẩm tung ra thì thị trường gọi đó là một lô sản xuất (batch/lot). 

Vòng đời của hàng hoá được quy định bởi sự nghiên cứu của nhà máy và được đo từ ngày sản xuất (manufacture date – viết tắt là mfg date) đến ngày hết hạn (expiration date, viết tắt là exp date). Mỗi lô được đánh số, thường có tên là Lot Number (hay Batch Number).

Tuy nhiên, vấn đề nhiều doanh nghiệp hiện nay đang gặp phải chính là không biết cách quản lý hàng hóa theo số lô và hạn dùng như thế nào cho hiệu quả. Có thể kể đến như việc doanh nghiệp chưa biết cách sắp xếp hàng hóa trong kho hay không biết khách hàng sẽ chọn hàng thuộc lô nào nếu để cả 2 lô trên cùng kệ. 

Khách hàng tự chọn có thể chọn ngẫu nhiên bất cứ hàng thuộc lô nào (có thể chọn lô cũ hoặc chọn lô mới). Do đó, việc xếp hàng lô cũ (cận date) ra trước để bán hết mới đưa lô mới lên là vô cùng quan trọng, đây là cách xuất hàng tự động nhằm giảm thời gian bán hàng của thu ngân và tránh tiêu hủy hàng hóa quá hạn gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

2. Các giải pháp doanh nghiệp đang áp dụng để quản lý hàng hóa theo lô, hạn dùng 

• Quản lý hàng hóa theo lô bằng quy trình ngoài

Phương pháp này yêu cầu chủ cửa hàng phải kiểm soát hoàn toàn từ khâu nhập hàng, khâu quản lý kho cho đến khâu bán hàng. Các nhân viên có trách nhiệm phải theo dõi những mặt hàng theo lô một cách thường xuyên và kỹ càng nhất nhằm nắm rõ trạng thái của hàng hóa. Tuy nhiên, phương pháp này sẽ tốn nhiều thời gian cũng như chi phí thuê nhân công.

• Quản lý hàng hóa theo lô, hạn sử dụng bằng phần mềm

Đây là phương pháp sử dụng phần mềm để theo dõi tình hình hàng hóa theo lô. Khi các lô hàng được nhập vào kho, thông tin về hàng hóa sẽ được ghi nhận trên hệ thống phần mềm. Doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và quản lý hàng dựa trên các tính năng thông minh của phần mềm. Đặc biệt khi các lô hàng gần đến ngày hết hạn sử dụng, phần mềm có thể đưa ra những cảnh báo để doanh nghiệp có hướng xử lý kịp thời.

3. Quản lý hàng hóa theo lô, theo hạn sử dụng bằng phần mềm kế toán online MISA AMIS

 3.1. Tạo và in mã vạch cho sản phẩm

Phần mềm kế toán online MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp tạo và in mã vạch từ mã hàng hóa cho các sản phẩm. Với tính năng này, doanh nghiệp có thể tạo các mã vạch giống nhau cho các sản phẩm cùng lô, cùng hạn sử dụng. Từ đó, việc tìm kiếm thông tin sản phẩm theo lô hay theo dõi hạn sử dụng cũng trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều.

2. Hỗ trợ quản lý hàng tồn kho

 Phần mềm kế toán online MISA AMIS hỗ trợ cung cấp biểu đồ phân tích tồn kho theo nhiều tiêu chí, giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt được giá trị tồn kho tại từng thời điểm cụ thể. Ngoài ra, kế toán có thể thực hiện thiết lập định mức dựa trên tình trạng của các lô hàng trong kho. Điều này không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa dễ dàng hơn mà còn nắm rõ hạn sử dụng của các sản phẩm trong kho. 

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có tính năng thông báo các mặt hàng ở cận định mức tồn kho, giúp doanh nghiệp có phương pháp xử lý phù hợp, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

3. Sử dụng thuộc tính hạn sử dụng

Khi các lô hàng được nhập vào kho, doanh nghiệp có thể nhập các thông tin cụ thể của lô hàng vào hệ thống, trong đó có hạn sử dụng. Doanh nghiệp không chỉ có thể lên kế hoạch bán hàng phù hợp mà còn có phương thức xử lý kịp thời cho các mặt hàng gần hết hạn sử dụng. Nhờ đó công việc bán hàng sẽ thuận lợi và hiệu quả hơn, cũng như tránh gây ra lãng phí hay thất thoát cho cửa hàng.

Quản lý hàng hóa theo lô, hạn dùng tuy khá phức tạp nhưng sẽ giúp việc theo dõi các mặt hàng có vòng đời ngắn dễ dàng và thuận tiện hơn. Phần mềm kế toán online MISA AMIS giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho theo số lô và hạn dùng hiệu quả, đơn giản và nhanh chóng.

Ngoài việc giúp doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả, phần mềm kế toán MISA AMIS còn là giải pháp quản trị tài chính thông minh thế hệ mới, có nhiều tính năng đặc biệt hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất cao su như:

• Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp 
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu chứng từ từ: Hóa đơn, Bill bán hàng, Bảng kê ngân hàng… giúp rút ngắn thời gian nhập liệu, tránh sai sót.
• Tự động hóa việc lập báo cáo: Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác. 
• Cảnh báo thông minh: Nhắc nhở hạn kê khai, nộp thuế; Tồn kho vật tư, hàng hóa; Thu hồi nợ, thanh toán hóa đơn; Tình trạng hoạt động của KH/NCC…
• Kết nối với Cơ quan Thuế; hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự; hơn 100 đối tác giúp đồng bộ dữ liệu, giảm thiểu thời gian nhập liệu chồng chéo

Mời anh/chị đăng ký đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS để trải nghiệm công cụ tài chính tối ưu nhất!