Microsoft Teams là gì? Giới thiệu tất tần tật về Microsoft Teams

Microsoft Teams là một ứng dụng họp trực tuyến phổ biến, nổi bật với nhiều tính năng ấn tượng hiện nay. Mặc dù nền tảng này đã tồn tại một thời gian khá dài, nhưng để thấu hiểu rõ ràng và chi tiết về các tính năng của ứng dụng thì không phải nhà quản lý cũng nắm được.

Để khám phá về Microsoft Teams là gì và các tính năng của ứng dụng có thể giúp ích cho doanh nghiệp, mời nhà quản trị tham khảo trong bài viết dưới đây cùng MISA AMIS HRM. 

1. Microsoft Teams là gì?

Microsoft Teams là nền tảng nhắn tin dành riêng cho doanh nghiệp, được ra mắt năm 2017 của tập đoàn Microsoft – Tập đoàn hàng đầu Hoa Kỳ trong lĩnh vực phát triển phần mềm. Ứng dụng Microsoft Teams cho phép tạo các cuộc họp trực tuyến, trò chuyện văn bản hoặc trò chuyện trực tiếp.

Các chức năng của nền tảng này cho phép người dùng trò chuyện qua cả âm thanh và video. Bên cạnh đó, nhà quản trị có thể dễ dàng gửi tệp tin đính kèm cho đối tác trong quá trình sử dụng. 

2. Ưu và nhược điểm của Microsoft Teams

2.1 Ưu điểm 

Microsoft Teams là một nền tảng hỗ trợ hiệu quả cho các hoạt động cộng tác giữa thành viên trong công ty hoặc doanh nghiệp. Điểm mạnh của công cụ này nằm ở việc phát triển tính năng cộng tác về cả chiều rộng và chiều sâu. Bao gồm:

• Về chi phí: Doanh nghiệp không phải chi trả thêm bất kỳ khoản phí nào nếu đã sử dụng bản quyền đầy đủ của Microsoft Office 365.
• Thực hiện cuộc họp trực tuyến, trò chuyện và gọi điện: Microsoft Teams cho phép tổ chức các cuộc họp trực tuyến với một số lượng tham dự tối đa lên đến là 300 người. Đồng thời, cán bộ nhân viên dễ dàng tạo phòng họp ở bất kỳ lúc nào và ở bất kỳ địa điểm nào.
• Tập trung dữ liệu vào một nơi duy nhất: Ưu điểm này giúp đảm bảo sự tập trung của các thành viên trong nhóm.
• Hợp tác với nhiều ứng dụng tích hợp: Nền tảng cung cấp cho người dùng hơn 400 ứng dụng tích hợp khác nhau để tăng cường hiệu suất công việc của doanh nghiệp nói chung và người lao động nói riêng. 

2.2 Nhược điểm 

Ngoài các ưu điểm thì phần mềm Microsoft Teams vẫn tồn tại một số hạn chế mà doanh nghiệp cần lưu ý trước khi sử dụng:

• Sự hạn chế về số lượng kênh: Chỉ cho phép tạo tối đa 100 kênh mỗi nhóm.
• Chức năng sắp xếp tệp chia sẻ còn bất cập: Người lao động sẽ cần thực hiện phân loại tài liệu trước khi tải lên phần mềm để tránh khó khăn trong quản lý.
• Hạn chế trong việc cấp quyền: Các quyền hạn trên Microsoft Team còn khá cơ bản. Người dùng không có khả năng chỉ định quyền quản trị theo các mức độ khác nhau cho từng thành viên.

>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay

3. Các tính năng của Microsoft Teams

Dưới đây là 4 tính năng nổi bật giúp ứng dụng Microsoft Teams gia tăng nhanh chóng số lượng người dùng và trở nên phổ biến:

• Tổ chức ở mọi nơi, không giới hạn địa điểm

Với Microsoft Teams, doanh nghiệp có thể tổ chức hội thảo bằng âm thanh, video hoặc web với bất kỳ đối tác nào dễ dàng. Ngoài ra, khi sử dụng phần mềm, cán bộ nhân viên cũng có thể tận dụng luôn các tính năng bổ sung như lên lịch họp, tạo ghi chú, chia sẻ màn hình, lưu trữ cuộc họp và gửi tin nhắn tức thời.

• Phù hợp với các cuộc họp, sự kiện trực tiếp lớn

Người dùng có thể lên kế hoạch một cuộc họp trên Teams với bất kỳ ai chỉ cần có địa chỉ email cá nhân hoặc doanh nghiệp hợp lệ. Thao tác vô cùng đơn giản, chỉ cần gửi một liên kết qua email và người nhận có thể nhấp vào đó để tham gia cuộc họp ngay trên trình duyệt web.

Microsoft Teams là ứng dụng hoàn hảo để tổ chức các cuộc họp lớn, hội thảo trực tuyến, sự kiện toàn công ty hay một buổi thuyết trình bất kỳ với sự tham gia tối đa của 10.000 người trên nhiều nền tảng khác nhau, đảm bảo trải nghiệm đồng nhất cho mọi người.

• Hỗ trợ người dùng nắm bắt thông tin cuộc họp 

Không khó để người dùng ghi lại những ý chính của buổi họp thông qua chức năng ghi chú được tích hợp sẵn. Teams cung cấp cả tính năng ghi âm giúp người dùng tiện lợi hơn trong việc lưu lại thông tin hoặc không kịp thời có mặt trong những buổi họp quan trọng của tổ chức. 

• Dễ dàng chia sẻ nội dung 

Một trong những điểm mạnh của Microsoft Teams là chia sẻ nội dung nhanh chóng, không bị gián đoạn trong cuộc họp. Tính năng này tích hợp liền mạch với Office 365 nên các tài liệu được biên soạn trên Office 365 đều có thể chia sẻ dễ dàng trên nền tảng này

4. Chi phí Các gói Microsoft Teams

4.1 Gói miễn phí 

Gói dịch vụ miễn phí cho phép sử dụng các tính năng cơ bản như chat và cuộc gọi không giới hạn. Ngoài ra, mỗi nhóm sẽ được cung cấp 10GB lưu trữ và mỗi người dùng cá nhân sẽ có thêm 2GB lưu trữ. Tối đa số người dùng được hỗ trợ trong gói này là 500.000 người.

4.2 Gói trả phí

• Gói cá nhân

Dịch vụ Microsoft Teams tích hợp một loạt các ứng dụng, tính năng trò chuyện, và cuộc gọi video, được sử dụng phổ biến trong Microsoft. Ngoài ra, Microsoft cũng đã ra mắt phiên bản dành cho người dùng cá nhân của Teams.

Ứng dụng này sẽ cho phép người dùng dễ dàng chuyển đổi giữa các tài khoản cá nhân và tài khoản công việc, cho phép các gia đình kết nối với lịch, ảnh, trò chuyện và video với nhau một cách thuận tiện.

Ban đầu, Microsoft Teams sẽ được cung cấp miễn phí cho người dùng cá nhân. Tuy nhiên, Microsoft đã thông báo rằng sau này sẽ có sự bổ sung của các tính năng cao cấp hơn và nó sẽ được kết hợp với gói cá nhân của Microsoft 365 với mức phí là 6,99$/tháng (hoặc 9,99$ cho gói gia đình dành cho 6 người).

• Gói doanh nghiệp

Microsoft Teams cung cấp nhiều lựa chọn gói dành cho doanh nghiệp khá đa dạng, bao gồm nhiều mức giá và tính năng thay đổi.

(1) Gói Office 365 ProPlus: Có giá là 12$ cho mỗi người dùng / tháng (mua theo năm). 

Gói này bao gồm các ứng dụng Office, cùng với khả năng lưu trữ và chia sẻ tệp trên đám mây, và tích hợp các ứng dụng Office. Tuy nhiên, nó không bao gồm dịch vụ email doanh nghiệp. Một số tiện ích nổi bật bao gồm:

• Cung cấp 1TB dung lượng lưu trữ trên OneDrive để lưu trữ và chia sẻ tệp tin.
• Số lượng người dùng tối đa cho gói này là không giới hạn.

(2) Gói Office 365 E1: Có giá là 8$ mỗi người dùng / tháng (mua theo năm) 

Cung cấp một loạt dịch vụ cho doanh nghiệp, bao gồm email, lưu trữ và chia sẻ tệp, Office Online, cuộc họp và tin nhắn tức thời (IM), cùng với nhiều dịch vụ khác. Tuy nhiên, gói này không bao gồm các ứng dụng Office. Dưới đây là một số tiện ích nổi bật của nó:

• Lưu trữ email với hộp thư có dung lượng 50GB và có thể tùy chỉnh địa chỉ email miền riêng.
• Cung cấp 1TB dung lượng lưu trữ OneDrive để lưu trữ và chia sẻ tệp.
• Cho phép cập nhật thông tin và tham gia các trang liên hệ và trang nhóm trong toàn mạng nội bộ của bạn bằng SharePoint.
• Tổ chức cuộc họp hội thảo video HD không giới hạn với tối đa 250 người.
• Tổ chức các cuộc họp lớn với tối đa 10.000 người tham gia thông qua sự kiện trực tiếp của Microsoft Teams.

(3) Gói Office 365 E3: Có giá là 20$ mỗi người dùng mỗi tháng (mua theo năm).

Gói này cung cấp tất cả các tính năng của Office 365 ProPlus và Office 365 E1, bổ sung thêm các công cụ bảo mật và tuân thủ như tạm giữ dữ liệu vì lý do pháp lý, ngăn mất dữ liệu và nhiều công cụ khác. Nó cũng đi kèm với một số tiện ích nổi bật:

• Lưu trữ email với hộp thư dung lượng 100GB và địa chỉ email tùy chỉnh.
• Không bị giới hạn dung lượng lưu trữ đám mây.
• Có khả năng cập nhật thông tin và tham gia các site liên lạc và site nhóm trong toàn bộ mạng nội bộ của bạn thông qua SharePoint.
• Tổ chức cuộc họp hội thảo video và trực tuyến cho tối đa 250 người.
• Có khả năng tổ chức cuộc họp cho tối đa 10.000 người trong các sự kiện trực tiếp sử dụng Microsoft Teams.

(4) Gói Office 365 E5: Có giá là 35$ mỗi người dùng /tháng (mua theo năm).

Gói này cung cấp tất cả các tính năng có trong Office 365 E3, bổ sung thêm các tính năng bảo mật, phân tích và chức năng thoại nâng cao. Dưới đây là một số điểm nổi bật của gói này:

• Bảo vệ chống lại các mối đe dọa phức tạp như lừa đảo qua mạng và phần mềm độc hại chưa được biết đến bằng tính năng “Chống Mối đe dọa Nâng cao” trong Office 365. 
• Kiểm soát cách các bộ phận hỗ trợ có quyền truy cập hộp thư của bạn thông qua Customer Lockbox. 
• Tự động phân loại dữ liệu, thực hiện nhập thông minh và cung cấp nhiều tính năng khác với Quản trị Dữ liệu Nâng cao. 
• Đánh giá rủi ro và nghiên cứu sâu về các mối đe dọa tiềm tàng với Office 365 Cloud App Security.

5. Tại sao nên sử dụng Microsoft Teams với doanh nghiệp?

Microsoft Teams là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp vì những lý do sau đây:

• Giá cả phải chăng có cả bản miễn phí cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, bản mất phí với tính năng chuyên sâu cho những doanh nghiệp lớn chuyên nghiệp hơn.
• Giao diện dễ sử dụng và thân thiện người dùng.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho cộng tác trong môi trường làm việc từ xa hoặc trong các tổ chức lớn.
• Microsoft Teams cung cấp một nền tảng linh hoạt để quản lý dự án, sản xuất và các khía cạnh kinh doanh khác.

6. Câu hỏi thường gặp 

(1) Có thể tải (download) Microsoft Teams ở đâu? Và tải như thế nào?

Doanh nghiệp có thể lựa chọn tải từ một trong 3 link dưới đây, tùy thuộc vào đặc điểm thiết bị mà doanh nghiệp đang sử dụng là máy tính hay di động, hệ điều hành iOS hay Android.

• Download ứng dụng Microsoft Teams dành cho máy tính & di động tại Microsoft
• Download ứng dụng Microsoft Teams dành cho iOS tại App Store
• Download ứng dụng Microsoft Teams dành cho Android tại Google Play

(2) Sự khác nhau giữa Microsoft Teams và Team Sites là gì?

Team Sites và Microsoft Teams là hai công cụ nằm trong bộ ứng dụng Microsoft 365 (trước đây là Office 365) cho phép cộng tác và giao tiếp nội bộ.

Tuy nhiên, Team Sites là các trang web SharePoint nội bộ dùng để hợp tác và chia sẻ thông tin với đồng nghiệp trong tổ chức, trong khi Microsoft Teams là một ứng dụng cộng tác có tích hợp khả năng trò chuyện và hội nghị trực tuyến cho cả đối tác bên ngoài doanh nghiệp. 

7. Kết luận

Thông qua bài viết trên, MISA AMIS HRM hy vọng rằng doanh nghiệp đã có cái nhìn toàn diện hơn về Microsoft Teams là gì và các tính năng của ứng dụng. Phần mềm ngày càng chứng minh được hiệu quả trong giao tiếp tập trung và dần trở thành một phần không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại, đặc biệt là làm việc từ xa.