Kiến thức nhân sự Chiến lược nhân sự Phòng nhân sự là gì? Nhiệm vụ và chức năng của phòng...

Phòng nhân sự là bộ phận không thể thiếu trong bất cứ doanh nghiệp nào. Mọi tổ chức, dù lớn hay nhỏ, đều cần có bộ phận nhân sự phụ trách công tác tuyển dụng, quản lý nhân viên, đưa ra những quyết định liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động. Vậy, phòng nhân sự là gì, bộ phận nhân sự đảm nhiệm nhiệm vụ, chức năng gì trong doanh nghiệp?

TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

1. Phòng nhân sự là gì?

Phòng nhân sự còn được gọi là phòng hr, là bộ phận đảm nhận trọng trách quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của phòng ban này là tuyển dụng, quản lý, đào tạo và phát triển nhân viên. 

Các chuyên viên, nhân viên của phòng nhân sự được coi là những vị trí quan trọng hàng đầu đối với doanh nghiệp. Nếu không có họ, không có phòng nhân sự thì sẽ không có nhân lực để vận hành các phòng ban khác.

Tùy vào quy mô doanh nghiệp mà cơ cấu phòng nhân sự sẽ khác nhau. Với các doanh nghiệp nhỏ, số lượng nhân viên phòng nhân sự thường khá ít, thậm chí kiêm nhiệm thêm các công việc khác như hành chính văn phòng tổng hợp. Với doanh nghiệp lớn, tập đoàn, phòng nhân sự sẽ có cơ cấu phức tạp hơn và có tính chuyên môn hóa hơn. Mỗi nhân viên HR có thể phụ trách một nghiệp vụ khác nhau, cụ thể như HR tuyển dụng, HR lương thưởng và phúc lợi, HR đào tạo, HR truyền thông nội bộ…

Bất kể quy mô và nghiệp vụ phụ trách, công việc chính của phòng nhân sự vẫn là làm việc với con người, với nguồn nhân lực. Bởi vậy phòng nhân sự phải là tập hợp của những người vững về chuyên môn, hiểu rõ luật lao động và thấu hiểu về tâm lý người lao động.

2. Phòng nhân sự hoạt động như thế nào?

Công việc của phòng nhân sự bắt đầu từ công tác tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, với mục tiêu là đảm bảo về cả số lượng và chất lượng lao động để công ty có thể vận hành hiệu quả. 

Đối với những nhân viên đang làm việc trong doanh nghiệp, bộ phận nhân sự là nơi cung cấp những thủ tục, chính sách liên quan đến quyền và nghĩa vụ lao động. Đồng thời là người hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên thực hiện những quyền và nghĩa vụ này. 

Ngoài ra, phòng ban nhân sự còn đóng vai trò xây dựng văn hóa công ty, thông qua đó truyền tải được sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của công ty đó.

qua-trinh-hoat-dong-cua-phong-nhan-su
Quá trình hoạt động của phòng nhân sự

Phòng nhân sự tiếp nhận những chỉ đạo, yêu cầu, chính sách từ ban lãnh đạo, sau đó triển khai đến toàn bộ nhân viên trong công ty thông qua các hoạt động chuyên môn cụ thể. Bên cạnh đó phòng nhân sự cũng cần làm việc với đối tác bên ngoài doanh nghiệp như các đơn vị cung cấp dịch vụ tuyển dụng, đơn vị đào tạo, đơn vị truyền thông cũng như các cơ quan BHXH, cơ quan thuế.

Những hoạt động trên của phòng nhân sự sẽ được thực hiện đồng thời và liên tục trong suốt quá trình vận hành của doanh nghiệp. Nhờ đó, doanh nghiệp có đủ nguồn lực chất lượng để đảm bảo công việc kinh doanh diễn ra hiệu quả và không bị gián đoạn. 

>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công tốt nhất hiện nay

3. Chức năng của phòng nhân sự

Khác với phòng kinh doanh, phòng nhân sự không phải là bộ phận trực tiếp tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp. Nhưng đây lại là bộ phận có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của công ty thông qua những chức năng thiết yếu sau đây. 

3.1 Chức năng lương thưởng và phúc lợi (C&B)

Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (Compensation & Benefits) được xem là bộ phận nắm trong tay mức thu nhập của toàn bộ nhân sự trong công ty. Đây có lẽ là bộ phận được quan tâm nhất bởi công việc chính của họ là xây dựng và quản lý toàn bộ hệ thống lương, thưởng, phúc lợi và các chính sách liên quan khác. 

Lương thưởng (Compensation) là tiền thù lao mà công ty chi trả cho người lao động khi họ đóng góp công sức vào sự phát triển của công ty.

Trong khi đó, Phúc lợi (Benefits) được xem như một “món quà” giúp động viên, khích lệ tinh thần người lao động và giữ chân họ ở lại với doanh nghiệp. Phúc lợi bao gồm các khoản thưởng thêm, bảo hiểm xã hội, hiếu hỷ, các chuyến du lịch, teambuilding… 

Do tính chất công việc liên quan trực tiếp đến thu nhập của người lao động, những nhân sự thuộc bộ phận C&B sẽ cần nắm và hiểu rõ kiến thức về luật lao động, luật bảo hiểm cũng như các công văn, nghị định có liên quan.

3.2 Chức năng tuyển dụng

Chức năng tuyển dụng là một trong những chức năng chính của phòng nhân sự. Đây sẽ là bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng và triển khai các chiến lược tuyển dụng nhằm chiêu mộ nhân tài về cho doanh nghiệp. 

Bộ phận tuyển dụng phải đảm bảo tuyển được đủ số lượng nhân viên cần thiết cho công ty hoạt động. Bên cạnh đó, ứng viên được tuyển cũng cần đáp ứng được những tiêu chí riêng theo phòng ban mà họ làm việc, cũng như những yêu cầu chung dựa trên mục tiêu và chiến lược của công ty. 

Để tìm kiếm ứng viên, trước tiên, bộ phận tuyển dụng cần phải phối hợp với các phòng ban khác để tìm hiểu về những vị trí còn trống cũng như nhu cầu tuyển dụng của từng phòng. Từ đó đề xuất các tiêu chí lựa chọn ứng viên phù hợp. Dựa trên cơ sở đó, phòng nhân sự sẽ đưa ra quyết định về kênh tuyển dụng và nội dung tin tuyển dụng nhằm thu hút ứng viên tiềm năng.

chức năng tuyển dụng
Tuyển dụng được coi là chức năng chính của phòng nhân sự

Sau khi đăng tin tuyển dụng, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành nhận và sàng lọc CV để tìm kiếm những ứng viên đáp ứng đủ điều kiện đề ra. Sau đó, họ sẽ hướng dẫn các ứng viên hoàn thiện hồ sơ và thực hiện phỏng vấn để lựa chọn ra người phù hợp nhất cho vị trí còn trống. 

Chất lượng nhân sự sẽ đóng vai trò quyết định đối với sự thành công của công ty. Vì vậy, người làm tuyển dụng cần xem xét kỹ lưỡng từng ứng viên, bao gồm cả kiểm tra lý lịch, để tìm ra người giỏi và phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

3.3 Chức năng quản lý hành chính

Nhiệm vụ chính của bộ phận quản lý hành chính là xây dựng một hệ thống các quy định và tiêu chuẩn để quản lý công việc của toàn thể nhân viên trong công ty.

Ngoài ra, bộ phận này còn cần tiến hành đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên, sau đó đưa ra quyết định khen thưởng phù hợp nhằm khích lệ tinh thần làm việc của người lao động.

Bộ phận quản lý hành chính cũng là nơi đưa ra các biện pháp xử lý khi có mâu thuẫn giữa đội ngũ nhân viên với nhau, hoặc mâu thuẫn giữa nhân viên với Ban giám đốc.

3.4 Chức năng đào tạo và phát triển (T&D)

Ngoài việc tuyển dụng, xây dựng kế hoạch lương thưởng và phúc lợi, quản lý công việc của nhân viên, phòng nhân sự còn có chức năng đào tạo và phát triển nhân sự (Training & Development). Bộ phận này là nơi đứng ra tổ chức các buổi đào tạo nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng cần thiết cho nhân viên để phục vụ quá trình làm việc.

Dựa trên quy định, mục tiêu và chiến lược của công ty, phòng nhân sự sẽ xây dựng nên những chương trình đào tạo phù hợp cho nhân viên mới, giúp họ làm quen với công việc. 

Bên cạnh đó, bộ phận nhân sự T&D cũng phụ trách phát triển trình độ của những nhân viên đã và đang làm việc tại công ty, giúp nâng cao chuyên môn và năng suất lao động, tạo cơ sở xây dựng đội ngũ lãnh đạo kế cận cho doanh nghiệp. 

4. Nhiệm vụ của phòng nhân sự

4.1 Lập kế hoạch và triển khai hoạt động tuyển dụng

Tuyển dụng và lựa chọn ứng viên là một trong những nhiệm vụ cơ bản của phòng nhân sự. 

Công việc này bao gồm: xác định nhu cầu của một vị trí, viết mô tả công việc, xác định các yêu cầu của vị trí đó và bộ kỹ năng cần có ở ứng viên.

Tiếp đó là thiết lập ngân sách tiền lương, sàng lọc, phỏng vấn và chọn ra người phù hợp nhất cho công việc. 

Nếu quy trình tuyển dụng diễn ra hiệu quả, đảm bảo tuyển đúng người, đúng việc, mức độ gắn kết của nhân viên với công ty cũng như hiệu quả kinh doanh của toàn doanh nghiệp đều sẽ được nâng cao.

4.2 Đào tạo & phát triển nguồn lực của công ty

Bộ phận nhân sự đảm nhiệm công việc thiết kế và triển khai các chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Thông qua đó, trình độ nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên được cải thiện, hiệu suất làm việc được gia tăng.

Mục tiêu của các buổi đào tạo này là giúp đảm bảo nhân viên có thể đáp ứng yêu cầu công việc trước mắt của công ty, đồng thời phát triển chất lượng nguồn nhân lực phục vụ những nhu cầu trong dài hạn của đơn vị.

4.3 Duy trì và quản lý hoạt động nhân sự

Bộ phận nhân sự có nhiệm vụ phối hợp với các phòng ban liên quan trong việc tuyển dụng, sắp xếp và điều động nhân sự sao cho hợp lý nhất. 

Họ cũng là người ban hành, phổ biến các quy định và chính sách nhân sự cho các bộ phận, đồng thời đảm nhiệm việc quản lý, nhắc nhở mọi người thực hiện.

Bên cạnh đó, phòng nhân sự còn chịu trách nhiệm xây dựng chính sách lương thưởng – đãi ngộ, và đảm bảo những chính sách này được thực thi một cách công bằng và mình bạch. 

Những hoạt động này giúp cho nguồn nhân lực của công ty được duy trì và quản lý một cách hiệu quả nhất. Nhờ đó doanh nghiệp có thể vận hành trôi chảy và đạt được thành công trong dài hạn.

4.4 Quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự

Khi công ty có thêm nhân viên mới gia nhập, phòng nhân sự sẽ chịu trách nhiệm cập nhật các thông tin của nhân viên này lên hệ thống quản lý nhân sự của công ty. Điều này sẽ giúp công ty quản lý, sắp xếp công việc cho nhân sự và lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách thuận tiện nhất.

Số dữ liệu này sẽ liên tục được cập nhật và làm mới trong quá trình làm việc của nhân viên. Những thông tin về kinh nghiệm, trình độ, quá trình công tác, v.v. sẽ là cơ sở quan trọng giúp bộ phận nhân sự đưa ra những quyết định liên quan đến bổ nhiệm, tăng lương hoặc thuyên chuyển lao động hợp lý.

5. Học gì để làm việc trong ngành nhân sự 

Để làm việc được trong ngành nhân sự, các ứng viên cũng phải đạt được một số yêu cầu nhất định. Một trong những yêu cầu cần thiết đó là bằng cấp (Đại học, Cao đẳng) có liên quan đến ngành nhân sự. Vậy cụ thể nên học gì để có thể làm việc được trong ngành này? Bạn có thể tham khảo 4 ngành học sau đây:

  • Ngành quản trị nhân lực: ngành học về thu hút, khai thác, quản lý, sử dụng nhân lực trong doanh nghiệp và tổ chức. Bạn cũng sẽ được học về các chính sách lao động, các nghiệp vụ quản trị nhân lực trong thực tiễn để từ nhân viên trở thành nhà quản trị trong tương lai.
  • Ngành quản lý nhân sự: cử nhân ngành này sẽ có kiến thức về mối quan hệ giữa doanh nghiệp và người lao động, nắm bắt đầy đủ các chính sách, hoạt động, cách thức quản lý nhân sự trong tổ chức, tâm lý người lao động.
  • Ngành quản lý nguồn nhân lực: tương tự những ngành học trên, nhưng chương trình học có thể chuyên sâu hơn về nguồn nhân lực, làm thể nào để xây dựng nguồn nhân lực dồi dào và duy trì nguồn lực đó luôn bền vững. Ngành học này dành cho những người
  • Ngành hành chính nhân sự: ngành học kết hợp giữa các kiến thức về hành chính và nhân sự, đào tạo kỹ năng hành chính văn phòng tổng hợp cũng như công tác khác trong phòng nhân sự. Ngành học này rộng mở nhiều cơ hội nghề nghiệp, được nhiều bạn trẻ lựa chọn.

Đây đều là những ngành học được đánh giá là đi đầu về giảng dạy và đào tạo nhân sự. Sau khi tốt nghiệp những ngành này, bạn có thể ứng tuyển vào các vị trí như chuyên viên nhân sự, nhân viên nhân sự hoặc là các công việc văn phòng khác. 

Để làm việc trong ngành nhân sự, ứng viên cần có những bằng cấp hoặc chứng chỉ liên quan
Để làm việc trong ngành nhân sự, ứng viên cần có những bằng cấp hoặc chứng chỉ liên quan

Ngoài tấm bằng Đại học, chứng chỉ quản trị nhân sự cũng là một yếu tố quan trọng giúp bạn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Hiện nay có rất nhiều chứng chỉ quản trị nhân sự uy tín tại cả thị trường trong và ngoài nước, được phân loại thành 4 nhóm chính, bao gồm:

  • Chứng chỉ quản lý nhân sự.
  • Chứng chỉ tuyển dụng.
  • Chứng chỉ phát triển nhân sự.
  • Chứng chỉ đào tạo nhân viên.

>>> Tìm hiểu thêm: Chứng chỉ quản trị nhân sự chuyên nghiệp và cần thiết nhất

Việc sở hữu một chứng chỉ không chỉ giúp bạn chứng minh kiến thức và năng lực chuyên môn của bản thân, mà còn nâng cao cơ hội giúp bạn tiến lên những vị trí cao hơn trong sự nghiệp.

Cụ thể, sau một thời gian làm việc và tích lũy kinh nghiệm, nhân viên nhân sự sẽ được xem xét thăng chức lên vị trí trưởng phòng nhân sự hoặc giám đốc nhân sự. Nếu bạn lựa chọn học lên cao học, cơ hội thăng tiến trong công việc sẽ càng rộng mở hơn nữa. 

6. Vận hành phòng nhân sự hiệu quả trong thời đại số

Khối lượng công việc của phòng nhân sự không hề nhẹ nhàng và đơn giản như suy nghĩ của nhiều người. Đặc biệt đối với những doanh nghiệp lớn với quy mô trên 100 người, việc quản lý nhân sự chỉ dựa trên giấy tờ và Excel thủ công có thể khiến phòng nhân sự bị quá tải, gây ra chậm trễ và sai sót trong công việc. 

Vì lí do này, hầu hết doanh nghiệp hiện tại thường tìm đến phần mềm quản lý nhân sự như một công cụ hỗ trợ giúp tiết kiệm thời gian, chuyên nghiệp hóa quy trình làm việc trong phòng nhân sự.

Phần mềm MISA AMIS HRM là một trong những nền tảng quản lý nhân sự toàn diện nhất hiện nay, được hơn 17.000 doanh nghiệp trên cả nước tin dùng. Sản phẩm giúp nhân sự tự động hóa nhiều nghiệp vụ thủ công như: Sàng lọc, nhắc nhở hợp đồng, nhập liệu hồ sơ và tổng hợp báo cáo.

 

 

phan-mem-nhan-su-misa-amis-hrm

Xem chi tiết tính năng

Với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, phần mềm MISA AMIS HRM là cánh tay đắc lực hỗ trợ nhà quản lý trong mọi hoạt động chính của phòng nhân sự như: 

  • Tuyển dụng: Tự động tạo và đăng tin tuyển dụng đa kênh, tính năng chọn lọc và phân loại ứng viên tiện lợi, giúp chuyên nghiệp hóa quy trình tuyển dụng.
  • Lương thưởng và phúc lợi: Xây dựng thang bảng lương và chính sách đãi ngộ theo quy định của từng đơn vị, liên kết dữ liệu chấm công – tính lương chính xác và nhanh chóng.
  • Quản lý hành chính: Quản lý các dữ liệu tập trung, số hóa các thủ tục nhân sự mục đích thay thế toàn bộ công tác giấy tờ.
  • Đào tạo và phát triển: Lập kế hoạch, tổ chức đào tạo và quản lý công tác học – thi của nhân viên tập trung, khoa học.
amis-tien-luong
Xây dựng chính sách lương thưởng toàn diện nhờ AMIS Tiền lương

Nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã tin tưởng và lựa chọn phần mềm MISA AMIS HRM. Cùng tham khảo ngay câu chuyên chuyển đổi số Phòng nhân sự thành công của những doanh nghiệp đầu ngành TẠI ĐÂY.

Quản lý công việc phòng nhân sự dễ dàng, quy trình đề xuất xét duyệt nhanh chóng, ký kết từ xa với bộ giải pháp MISA AMIS Văn Phòng Số giúp nâng cao năng suất nhân sự, tiết kiệm chi phí, kiến tạo văn hoá làm việc số, từ đó gia tăng hiệu quả cho mọi doanh nghiệp.

7. Kết luận

Có thể nói, phòng nhân sự là một bộ phận không thể thiếu, nắm giữ nhiều nhiệm vụ quan trọng trong doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết trên đây, nhà quản trị đã hiểu rõ hơn về những công việc chính của phòng ban nhân sự và liên hệ trau dồi để có thể tiến xa hơn nữa trong sự nghiệp quản lý nhân sự của mình.

Loading

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 3 Trung bình: 5]