Tin tức 7 nguyên nhân triển khai phần mềm erp thất bại

7 nguyên nhân triển khai phần mềm erp thất bại

86
7 nguyên nhân triển khai phần mềm erp thất bại

Khi việc triển khai phần mềm erp gặp thất bại, nguyên nhân đầu tiên mà các doanh nghiệp nghĩ đến là phần mềm đó quá tệ có phải không? Điều đó không hẳn lúc nào cũng đúng. Bởi trên thực tế có tới 7 nguyên nhân cả chủ quan lẫn khách quan khiến các dự án erp vẫn không thành công như mong đợi.

Nguyên nhân thứ 1: Quyết định vội vàng, bỏ qua sự phản hồi của nhân viên

Khi tìm hiểu phần mềm erp, ngoài giá cả thì doanh nghiệp còn quan tâm đến các tính năng của phần mềm, hỗ trợ của nhà cung cấp cũng như những đánh giá chân thực từ các khách hàng đã từng sử dụng phần mềm erp đó. Đừng tìm phần mềm erp rẻ nhất mà hãy tìm phần mềm erp phù hợp nhất với doanh nghiệp bạn.

Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm erp đều cho phép người dùng sử dụng thử toàn bộ các tính năng ít nhất 2 tuần nên doanh nghiệp hãy tận dụng khoảng thời gian này để đánh giá mức độ phù hợp của phần mềm.

Kết thúc thời gian dùng thử, hãy tham khảo ý kiến của những người dùng trực tiếp (có thể là nhân viên kho, thủ quỹ, kế toán viên hay nhân sự,..) để có đánh giá 360 độ về phần mềm erp này. Nếu nhân viên của bạn cho rằng phần mềm này không đáp ứng được nhu cầu công việc thì hãy suy nghĩ lại về việc có hay không triển khai phần mềm erp đó.

Nguyên nhân thứ 2: Sai lầm từ đội dự án triển khai phần mềm erp

Trong một số trường hợp, thay vì chọn những người giỏi nhất – doanh nghiệp lại giao dự án triển khai phần mềm erp cho bất cứ ai đang có thời gian rảnh rỗi vì đã đánh giá thấp sự quan trọng của việc triển khai này.

Thông thường, người thuyền trưởng phụ trách việc triển khai phần mềm erp là Giám đốc điều hành doanh nghiệp, sau đó mới là các vị trí chuyên môn, am hiểu nghiệp vụ như IT, Giám đốc nhân sự, Kế toán trưởng, Giám đốc kinh doanh…

Nguyên nhân thứ 3: Gặp khó khăn khi chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm cũ sang phần mềm erp

Mỗi phần mềm erp đều xuất hiện dưới dạng một tờ giấy trắng và doanh nghiệp chính là người “điền vào chỗ trống”, tức là chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm cũ sang phần mềm erp.
Lúc này, có một trường hợp rất hay xảy ra đó là nhân viên gặp khó khăn trong việc thích nghi với phần mềm erp mới, họ có thể quay lại thói quen cũ – sử dụng hệ thống cũ để hoàn thành công việc và chỉ cố gắng điền một số dữ liệu vào hệ thống mới để người quản lý xem. Để tránh điều đó, hãy rà soát lại tất cả các dữ liệu để đảm bảo tính chính xác, có tổ chức và dễ hiểu.

Nguyên nhân thứ 4: Thiếu sót trong khâu đào tạo

Rất nhiều doanh nghiệp cho rằng khoản chi phí để doanh nghiệp đào tạo sử dụng phần mềm là không cần thiết nhưng điều đó hoàn làm là sai lầm có thể khiến dự án triển khai phần mềm erp gặp thất bại.

Những người lần đầu tiên sử dụng phần mềm erp cần được đưa ra cái nhìn tổng quan cũng như giải thích cho sự cần thiết và lợi ích của phần mềm erp hay các bước cơ bản để có thể sử dụng phần mềm. Sau đó các chuyên gia mới bắt đầu giải thích những nghiệp vụ chuyên sâu hơn trên phần mềm sẽ giải quyết những nghiệp vụ nào cho doanh nghiệp.

Không chỉ nhân viên mà ngay chính cả Ban lãnh đạo hoặc cấp quản lý cũng cần phải tham gia vào các buổi đào tạo sử dụng phần mềm để ủng hộ và hỗ trợ những người đang thực hiện đào tạo. Bởi nếu buổi đào tạo diễn ra một mình, các nhân viên có thể không lắng nghe, hoặc họ có thể bắt đầu loại bỏ những gì họ không thích.

Nguyên nhân thứ 5: Nhân viên không thấy được lợi ích của phần mềm erp

Trường hợp này không phải hiếm ở các doanh nghiệp bởi khi đưa phần mềm erp vào sử dụng đồng nghĩa với việc thay đổi toàn bộ quy trình làm việc, cách tác nghiệp của toàn bộ nhân viên từ trên xuống dưới. Và khi nhân viên nghi ngờ về hiệu quả mà phần mềm erp mang lại, rất có thể họ sẽ có chung câu hỏi: tại sao hệ thống mới tốt hơn hệ thống cũ?

Chính vì chưa được giáo dục đầy đủ về lợi ích của phần mềm, sẽ có trường hợp nhân viên sử dụng phần mềm erp một cách miễn cưỡng và chỉ xem đó là một nhiệm vụ bổ sung mà không thực sự dành thời gian để tìm hiểu kỹ tất cả các tính năng của phần mềm erp.
Giải pháp lúc này là kiên nhẫn lắng nghe những phản hồi tiêu cực của nhân viên và giải đáp mọi thắc mắc để họ thấy được lợi ích cũng như hiệu quả của phần mềm erp so với phần mềm cũ/ cách làm truyền thống.

Nguyên nhân thứ 6: Không theo sát quá trình triển khai phần mềm mới

Nhà cung cấp đã hoàn thiện việc cài đặt phần mềm erp và nhân viên cũng đã bắt đầu sử dụng công cụ mới để làm việc. Ăn mừng ở thời điểm này là quá sớm, có thể dẫn đến thất bại.

Những người trong nhóm dự án triển khai phần mềm có thể gửi một email ngắn gọn để lắng nghe những phản hồi trung thực của nhân viên sau một thời gian dùng thử phần mềm erp là một cách đơn giản để tìm hiểu và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn về giải pháp phần mềm mới.

Nguyên nhân thứ 7: Thiếu hướng dẫn sử dụng phần mềm cho nhân viên mới

Rõ ràng các nhân viên cũ đã quá quen thuộc với cách sử dụng phần mềm erp nhưng với nhân viên mới được tuyển vào thì không.

Tình huống thực tế xảy ra tại các doanh nghiệp là nhân viên mới sẽ được nhân viên cũ kèm cặp, hướng dẫn sử dụng phần mềm erp thông qua công việc chứ không có bất kỳ một tài liệu bằng văn bản nào về việc này cả. Điều này sẽ gây khó khăn cho nhân viên mới khi không có cái nhìn tổng quát về phần mềm mà chỉ nhìn được từng phần giống như câu chuyện ngụ ngôn thầy bói xem voi vậy.

Đừng bao giờ cho rằng nhân viên mới của bạn đã sử dụng một phần mềm erp tương tự trước đây và đã sẵn sàng để sử dụng thành thạo phần mềm erp mới của doanh nghiệp mình? Bởi ngay cả khi họ có kinh nghiệm trước đây thì cấu hình và quy trình kinh doanh của từng doanh nghiệp là khác nhau.

Việc thất bại sẽ làm lãng phí thời gian và chi phí là điều không một doanh nghiệp nào muốn khi triển khai phần mềm erp. Là chủ doanh nghiệp, bạn cần tỉnh táo nhận diện đâu mới đích thực là nguyên nhân khiến dự án erp không đạt kết quả như mong đợi để điều chỉnh và sửa chữa kịp thời.

Nguồn: scoro.com

BÌNH LUẬN
*Vui lòng nhập bình luận.
*Vui lòng nhập tên.