Tin tức Tóm tắt quy trình triển khai ERP trong thực tế

Tóm tắt quy trình triển khai ERP trong thực tế

162
quy trình triển khai erp trong thực tế

Phần mềm erp có chi phí không hề nhỏ và khi áp dụng vào doanh nghiệp sẽ làm thay đổi toàn bộ quy trình làm việc, tác nghiệp nên việc áp dụng một quy trình triển khai erp chính xác rất quan trọng. Dưới đây là một quy trình triển khai erp trong thực tế với những lưu ý cụ thể.

Để triển khai được phần mềm ERP, bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải trải qua 6 bước lần lượt là: lập kế hoạch cho việc triển khai phần mềm erp, xác định nhân sự tham gia dự án, lựa chọn nhà cung cấp phần mềm erp dựa trên những yêu cầu của doanh nghiệp, thực hiện dự án erp vào thực tế doanh nghiệp; đánh giá và nghiệm thu dự án triển khai phần mềm erp.

lợi ích của phần mềm erp

Bước 1: Lập kế hoạch cho việc triển khai phần mềm erp

Trong quy trình triển khai ERP trong thực tế muốn có được thành công thì việc chuẩn bị kế hoạch hết sức quan trọng. Việc có một bản kế hoạch chỉn chu, chi tiết đến từng nhiệm vụ của từng thành viên trong công ty là một sự chắc chắn cho thành công của dự án triển khai phần mềm erp.

Nhóm dự án ERP là những người nhìn thấy được bức tranh toàn cảnh, thấu hiểu việc thay đổi hệ thống quản lý doanh nghiệp là cần thiết, đồng thời họ là người có uy tín và tin tường mọi hoạt động của tổ chức. Đội ngũ quản lý sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo dự án diễn ra đúng dự định, thu về kết quả tốt và nhìn chung mọi thành viên khá hài lòng với kết quả mà hệ thống ERP mới đem lại.

>> Tìm hiểu thêm: Các lợi ích của phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp

Bước 2: Xác định nhân sự tham gia dự án

Xác định được đúng và đủ các nhân sự sẽ tham gia vào dự án cũng là yếu tố tạo nên thành công của việc triển khai phần mềm erp. Và thực tế đã chứng minh, lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp cùng giám đốc các khối chức năng tham gia dự án càng nhiều thì tỷ lệ thành công càng cao.

Lãnh đạo doanh nghiệp (thường là Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc) sẽ là người đưa ra các quyết định quan trọng trong các giai đoạn của dự án triển khai phần mềm erp.

Giám đốc các khối chức năng là người đưa ra quy trình vận hành trên hệ thống erp và có khả năng kết nối cũng như phối hợp với các bộ phận để thực hiện triển khai dự án.

Người dùng chính là những nhân viên nắm rõ quy trình nghiệp vụ của phân hệ mình phụ trách, chuẩn hóa và chuyển data lên phần mềm erp, chạy thử nghiệm hệ thống mới và chấp nhận hệ thống, đào tạo lại cho người dùng cuối cùng.

Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm erp dựa trên những yêu cầu của doanh nghiệp

Trên thị trường có hàng chục nhà cung cấp phần mềm erp với những ưu, nhược điểm khác nhau nên việc lựa chọn không hề dễ dàng.

Nhưng việc phân tích toàn bộ các giải pháp ERP của các nhà cung cấp trước khi đi đến quyết định lựa chọn cuối cùng là bất khả thi vì tốn thời gian và nguồn lực. Lời khuyên lúc này là giới hạn số lượng nhà cung cấp phần mềm erp trong khoảng 3-5 để đánh giá.

Bạn có thể đánh giá các phần mềm erp một cách sơ bộ bằng cách đọc tài liệu của những nhà cung cấp, hoặc nhờ các chuyên gia tư vấn độc lập hoặc tham khảo ý kiến từ những công ty có chung lĩnh vực hoạt động với bạn.

Các công ty phát triển, lớn mạnh hơn theo thời gian và các phần mềm ERP cũng vậy. Kinh nghiệm có được từ việc triển khai, những phản hồi từ phía người sử dụng, và đối thủ cạnh tranh buộc những nhà phát triển phần mềm phải thường xuyên cải tiến, cập nhật các tính năng mới. Tuy nhiên, mỗi nhà cung cấp phần mềm erp lại có những thế mạnh trong một lĩnh vực cụ thể, việc của bạn là chọn đúng nhà cung cấp phần mềm erp có kinh nghiệm và uy tín phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của bạn.

Tìm hiểu thêm: 
>> So sánh các loại phần mềm ERP trên thị trường hiện nay
>> Top 5 phần mềm erp được ưa chuộng nhất hiện nay

Bước 4: Thực hiện dự án erp vào thực tế doanh nghiệp

Đây là giai đoạn mà nhà cung cấp sẽ chuyển giao tài khoản, công nghệ, tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm erp cho doanh nghiệp.

Đối với những doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm erp customize thì đây sẽ là giai đoạn mà nhà cung cấp thiết kế, điều chỉnh hệ thống ERP để phù hợp với các nghiệp vụ đặc thù và những yêu cầu riêng của doanh nghiệp để đi tới các đích cuối cùng đã được hoạch định ngay bước 1. Và bước này thường kéo dài 6 tháng – vài năm tùy thuộc vào năng lực của nhà cung cấp phần mềm erp.

Đối với những doanh nghiệp lựa chọn phần mềm erp đóng gói thì bước này được thực hiện rất nhanh chóng. Nhà cung cấp phần mềm chỉ việc cấp tài khoản cho doanh nghiệp và cử người sang đào tạo sử dụng phần mềm erp.

Bước 5: Đánh giá, nghiệm thu dự án triển khai phần mềm erp

Nếu những bước triển khai ban đầu và thử nghiệm thành công, doanh nghiệp sẽ tiến hành nghiệm thu và đưa phần mềm vào vận hành và quản lý các hoạt động sản xuất – kinh doanh một cách thực tế.

Theo ông Shankarnarayana, tư vấn cấp cao của công ty Baan Infosystems India Pvt Ltd, các doanh nghiệp cần lưu ý một vài điểm mấu chốt khi đánh giá dự án erp như sau:

  • Chức năng phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty
  • Mức độ tích hợp giữa các phân hệ khác nhau của hệ thống ERP
  • Sự linh động và khả năng thích ứng (scalability)
  • Sự thân thiện với người sử dụng
  • Triển khai nhanh chóng: thời gian triển khai ngắn đồng nghĩa với rủi ro dự án thấp và cơ hội thành công sẽ nhiều hơn
  • Khả năng hỗ trợ việc kiểm soát và hoạch định đa chiều
  • Khả năng kỹ thuật client/server, cơ sở dữ liệu độc lập, bảo mật
  • Khả năng nâng cấp thường xuyên
  • Số lượng yêu cầu chỉnh sửa hệ thống
  • Cơ sở hạ tầng CNTT
  • Tổng chi phí bao gồm: license, đào tạo, triển khai, bảo trì, sửa chữa (customization) và các yêu cầu về phần cứng

Bước 6: Bảo trì và nâng cấp phần mềm erp

Bảo trì là công việc liên quan đến việc sửa lỗi phát sinh trong quá trình vận hành phần mềm ERP. Thông thường các nhà cung cấp phần mềm ERP sẽ bảo trì miễn phí các lỗi cho doanh nghiệp của bạn trong thời gian từ 12-24 tháng từ ngày nghiệm thu vận hành hệ thống. Sau thời gian này thì doanh nghiệp phải trả phí cho nhà cung cấp.

Nâng cấp là việc cải tiến những chức năng đã có; mở rộng thêm những chức năng mới, nâng phiên bản mới, thay đổi về chức năng, quy trình sử dụng, thêm tiêu chí lọc, báo cáo mới…

6 bước trong quy trình triển khai erp thực tế phần nào đã giúp các doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan và hình dung ra những công việc chi tiết mình cần làm khi muốn mua phần mềm erp. Chúc anh chị thành công!

Anh/ chị vui lòng để lại thông tin nếu có nhu cầu tìm hiểu thêm về kinh nghiệm triển khai phần mềm erp tại các doanh nghiệp trên Thế giới và Việt Nam! 

BÌNH LUẬN
*Vui lòng nhập bình luận.
*Vui lòng nhập tên.