Tin tức Lưu ý khi triển khai phần mềm ERP: Những thách thức hàng...

Lưu ý khi triển khai phần mềm ERP: Những thách thức hàng đầu các doanh nghiệp phải đối mặt

226
thách thức khi sử dụng phần mềm erp

Phần mềm ERP hay phần mềm quản trị doanh nghiệp không còn xa lạ với doanh nghiệp Việt Nam nữa nhưng có hay không việc 100% đều triển khai thành công erp?

Dù không có bất cứ văn bản chính thức nào về những thách thức mà các doanh nghiệp phải đối mặt và vượt qua khi triển khai erp nhưng thực tế đã chứng minh, có rất nhiều trường hợp đã thất bại với erp bởi một trong các lý do dưới đây.

thách thức khi sử dụng phần mềm erp

1.Thiếu sự tham gia của người lãnh đạo cấp cao

Triển khai ứng dụng ERP là một việc vô cùng quan trọng với doanh nghiệp vì nó không đơn thuần là việc bỏ tiền mua công cụ làm việc mà là sự thay đổi toàn bộ quy trình làm việc, cách thức tác nghiệp… Việc lãnh đạo cấp cao không tham gia vào việc triển khai dự án, phân tích lợi ích kinh doanh, xác định và duy trì tầm nhìn dự án và các tuyên bố sứ mệnh có thể cản trở nghiêm trọng việc thực hiện và khiến dự án ERP thất bại ngay từ bước ban đầu.

Thay vào đó, toàn bộ Ban lãnh đạo công ty nên đưa ra các thông điệp khuyến khích toàn bộ nhân viên sử dụng hệ thống làm việc mới, giải quyết xung đột, xây dựng sự hợp tác giữa các nhóm khác nhau trong công ty.

2. Không phân loại được các nhóm người dùng

Một trong những nguyên nhân chính khiến việc triển khai phần mềm ERP thất bại là vấn đề giao tiếp giữa các phòng ban, giữa các chi nhánh, giữa các nhân viên.

Bắt đầu từ việc phân loại được các nhóm người dùng phần mềm erp sẽ định hình được cách “giao tiếp” với các nhóm đó để phân quyền truy cập vào hệ thống tương ứng. Ví dụ: cùng là trong nhóm nhân sự nhưng chuyên viên tuyển dụng chỉ được truy cập vào phần tạo kế hoạch tuyển dụng, hồ sơ ứng viên…chứ không thể nào xem các thông tin khác. Hay như nhân viên kinh doanh của chi nhánh A chỉ có thể xem được số lượng hàng tồn kho tại kho chi nhánh A quản lý mà thôi…

3. Chuyển đổi và quản lý dữ liệu không đầy đủ

Việc chuẩn hóa dữ liệu bao gồm việc chuyển dữ liệu đang được lưu trữ rời rạc sang phần mềm ERP và đưa các dữ liệu phát sinh hàng ngày vào cơ sở dữ liệu. Thông thường, kết quả của việc triển khai phần mềm ERP thành công được đảm bảo bởi chất lượng dữ liệu đầu vào đưa vào hệ thống.

Thách thức khi triển khai phần mềm erp

Nhưng trên thực tế, hầu hết các doanh nghiệp không biết lượng dữ liệu họ sở hữu là bao nhiêu đến khi họ dành thời gian để xử lí chúng. Việc di dời từ hệ thống dữ liệu tại chỗ đòi hỏi kiến thức vững chắc về cấu trúc dữ liệu; một lộ trình và chiến lược công nghệ thông tin chi tiết cùng với quy trình làm sạch dữ liệu thường xuyên sẽ hỗ trợ công ty một cách đáng kể.

4. Phó mặc hoàn toàn việc triển khai erp cho phòng Công nghệ thông tin

Không phải 1 mà rất nhiều doanh nghiệp đang mắc phải sai lầm này khi triển khai phần mềm ERP vì cho rằng đây là công việc thuộc về mặt kỹ thuật. Điều đó chỉ đúng một phần và ở trong một giai đoạn nhất định chứ không phải toàn bộ quá trình triển khai phần mềm ERP.

Các doanh nghiệp cần xác định rõ, phòng Công nghệ thông tin chỉ đóng vai trò là người hỗ trợ các yêu cầu dự án và kiểm soát hệ thống, còn các yêu cầu về nghiệp vụ chuyên môn từng phòng ban thì thuộc nhiệm vụ của phòng ban đó.

Việc phân công trách nhiệm của từng người trong quá trình triển khai phần mềm ERP nên được nêu cụ thể ở ngay kế hoạch ban đầu và thống nhất công việc của mỗi thành viên trong doanh nghiệp.

5. Thành phần của các thành viên nhóm dự án triển khai

Xác định và tập hợp được một nhóm triển khai có đầy đủ các thành phần từ kỹ thuật đến chuyên môn sẽ đảm bảo thành công cho dự án ERP. Còn ngược lại, thất lại là điều sớm muộn xảy ra.

Do đó, điều cần thiết là các vai trò và trách nhiệm của mỗi thành viên nhóm triển khai phải được xác định trong kế hoạch ngay từ đầu. Nhóm triển khai nên bao gồm các thành viên từ khắp tổ chức bao gồm cả quản lý cấp cao sẽ làm giảm tỷ lệ kháng cự từ người dùng cuối.

Phần mềm ERP là một công cụ quản lý, hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hiệu quả nhất hiện nay nên doanh nghiệp nhưng doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi bắt đầu triển khai để tránh vấp phải trường hợp tiền mất tật mang.

Tìm hiểu thêm:
>> Khó khăn khi doanh nghiệp sử dụng giải pháp erp là gì?
>> Phần mềm ERP giá bao nhiêu là hợp lý?
>> Bài học của 3 doanh nghiệp triển khai erp “tiền mất tật mang”

Anh/ chị có thể để lại email để nhận những thông tin hữu ích về kinh nghiệm triển khai phần mềm ERP tại Việt Nam và Thế giới! 

BÌNH LUẬN
*Vui lòng nhập bình luận.
*Vui lòng nhập tên.