Tin tức Điểm danh các loại chi phí ẩn của phần mềm ERP

Điểm danh các loại chi phí ẩn của phần mềm ERP

79
chi phí triển khai erp

Chi phí phần mềm ERP tưởng là thế này nhưng thực tế triển khai lại không phải chỉ có ngần ấy. Vậy cụ thể các loại chi phí ẩn của phần mềm ERP là gì?

Ngoài các chi phí về bản quyền, các doanh nghiệp còn phải để ý tới các loại chi phí ẩn dưới đây khi sử dụng phần mềm ERP.

chi phí triển khai erp

1. Chi phí đào tạo

Khoản chi phí này, hầu hết các doanh nghiệp đều tự nguyện trả để được nhà cung cấp cử nhân viên đến đơn vị đào tạo chi tiết cho từng bộ phận, phòng ban cách sử dụng phần mềm ERP. Doanh nghiệp cần biết là nhà cung cấp luôn có các hướng dẫn cơ bản miễn phí về cách sử dụng phần mềm nhưng việc sử dụng phần mềm ERP khiến cả bộ máy công ty phải học cách tiếp cận toàn bộ quá trình mới, không chỉ đơn thuần về bề mặt chung của phần mềm. Nên bỏ thêm ngân sách để được đào tạo chuyên sâu, giải đáp mọi thắc mắc trong quá trình sử dụng là khoản chi hợp lý.

Khoản chi phí này, doanh nghiệp không bắt buộc phải trả khi mua phần mềm nhưng nếu đã xác định bỏ chi phí ra đào tạo thì hãy chuẩn bị thật nhiều câu hỏi cụ thể khi áp dụng quy trình, hệ thống ERP vào tình hình thực tế của doanh nghiệp.

2. Chi phí sửa chữa theo yêu cầu (customization)

Phần chi phí này thường chỉ xuất hiện ở các phần mềm ERP viết theo yêu cầu. Bởi những phần mềm dạng này chỉ có những tính năng, phân hệ cốt lõi rất thô sơ; doanh nghiệp muốn sửa chữa theo đặc thù của doanh nghiệp thì cần bỏ ra một khoản chi phí không nhỏ, đôi khi là gấp 5-10 lần mức chi phí ban đầu.

Khoản chi phí này, doanh nghiệp sẽ không tốn nếu lựa chọn phần mềm ERP đóng gói: vẫn đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của doanh nghiệp mà chi phí rất rẻ. Các doanh nghiệp cần so sánh các phần mềm erp thật kỹ trước khi quyết định sẽ mua loại phần mềm erp nào.

>> Xem thêm: So sánh các phần mềm ERP trên thị trường hiện nay

3. Chi phí bảo trì và nâng cấp phần mềm ERP

Sau khi hết thời gian triển khai và bảo hành sản phẩm phần mềm ERP, doanh nghiệp cần cân nhắc đến các loại phí hỗ trợ này. Doanh nghiệp thường hay nhầm lẫn trách nhiệm “hỗ trợ” của nhà cung cấp giải pháp bao gồm cả việc đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru và an toàn. Trong khi thực tế, bảo trì và nâng cấp hệ thống là hai khoản mục cần tách bạch rõ.

a. Chi phí bảo trì phần mềm ERP

Chi phí bảo trì bao gồm tất cả các khoản chi phí gắn với công việc duy tu, bảo trì hệ thống và sửa lỗi phát sinh cho phần mềm ERP.

Đối với doanh nghiệp mua phần mềm ERP của nước ngoài, nhưng do một đơn vị thứ ba triển khai, phần chi phí bảo trì cũng tách làm hai phần:

  • Bảo trì cho sản phẩm (thường gắn vào giá bản quyền PM và quy định trước, ví dụ: Với Oracle, 15% phí là của bản quyền phần mềm, bao gồm cả cơ sở dữ liệu)
  • Bảo trì dịch vụ triển khai (bao gồm phần sản phẩm đã được thiết lập theo các quy trình dành cho doanh nghiệp). Tất nhiên, lỗi phát sinh thuộc “nhà” nào (nhà cung cấp sản phẩm hay nhà triển khai) thì bên đó sẽ khắc phục.

Tùy chính sách của nhà cung cấp mà việc sửa lỗi có tính phí hay không. Một số phần mềm lớn của nước ngoài thường tính phí sửa lỗi, trừ một số lỗi nghiêm trọng mà hãng đưa ra chính sách cập nhật bản sửa lỗi miễn phí.

Có thể bạn quan tâm:
>> Phần mềm ERP giá bao nhiêu thì hợp lý?
>> Có nên dùng phần mềm ERP miễn phí? 
>> Phần mềm ERP tốt nhất hiện nay

b. Chi phí nâng cấp phần mềm ERP

Chi phí nâng cấp sẽ gắn với các yêu cầu phát sinh của doanh nghiệp, hoặc nhu cầu nâng cấp phiên bản mới. Và cũng tương tự như bảo trì, việc nâng cấp tách làm hai phần:

  • Nâng cấp phần mềm (thêm chức năng, tiện ích, nâng phiên bản…)
  • Phát sinh trong triển khai (thay đổi về chức năng, quy trình sử dụng, thêm tiêu chí lọc, báo cáo mới…)

Phần nâng cấp bao gồm cả triển khai thêm cho các phòng ban, đơn vị mới hoặc thêm quy trình tác nghiệp mới. Vấn đề này thường phát sinh khi công ty phần mềm ERP và đơn vị triển khai là 2 đơn vị độc lập. Như vậy, khi doanh nghiệp đưa yêu cầu mới thì cần phân biệt nó thuộc đối tượng nào xử lý.

Ví dụ, thấy phần mềm ERP của mình thiếu 3 báo cáo. Nếu các báo cáo đó thuộc nhóm báo cáo chuẩn của phần mềm ERP mà phiên bản sau đã có, còn thời điểm doanh nghiệp triển khai thì chưa có, doanh nghiệp sẽ yêu cầu công ty phần mềm cung cấp thêm. Trong trường hợp các báo cáo là yêu cầu thêm của doanh nghiệp vì mục đích quản lý (dạng báo cáo tự điều chính), doanh nghiệp sẽ yêu cầu nhà cung cấp triển khai bổ sung 3 báo cáo mới cho riêng mình.

Tuy nhiên, trên thực tế, các hãng triển khai đều “bao thầu” luôn phần nâng cấp của hãng. Tùy vào phạm vi hợp đồng nâng cấp mà doanh nghiệp sẽ đưa ra yêu cầu phát sinh (ví dụ: sửa màn hình, thêm các báo cáo… thậm chí sửa quy trình tác nghiệp).

Ngoài 3 khoản chi phí trên, một số nhà cung cấp phần mềm còn thu các loại phí như: phí chuyển đổi sữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP; phí phân tích dữ liệu; phí hỗ trợ nghiệp vụ tại chỗ và từ xa. Tuy nhiên, phần lớn các nhà cung cấp phần mềm ERP đều có dịch vụ hỗ trợ từ xa thông qua các kênh online. Còn trong trường hợp không thể khắc phục được lỗi qua hình thức trên thì, doanh nghiệp nên đàm phán mức giá cho các khoản phát sinh đi kèm như chi phí ăn, ở, đi lại…

NHẬN BÁO GIÁ CHI TIẾT PHẦN MỀM ERP TẠI ĐÂY
 

Điểm danh các loại chi phí ẩn của phần mềm ERP
2.4 (48%) 5 vote[s]