Tin tức Tài chính - Kế toán 3 nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa

3 nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa

553
3 nguyên nhân thất thoát hàng hóa

Thất thoát hàng hóa là tình trạng thường xuyên xảy ra, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận của doanh nghiệp, nhưng có thể ngăn chặn nếu xác định được đúng nguyên nhân.

3 nguyên nhân thất thoát hàng hóa

Trong ngành kinh doanh và bán lẻ, thất thoát hàng hóa là tình trạng thường xuyên xảy ra ám chỉ việc thâm hụt số lượng hàng hóa do mất cắp hoặc các lỗi quản lý giấy tờ khác. Các nhà bán lẻ thường hiểu lầm và chấp nhận rằng thất thoát hàng hóa là một phần của chi phí kinh doanh. Thực chất thất thoát là một vấn đề nghiêm trọng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp, tuy nhiên hoàn toàn có thể ngăn chặn nếu xác định được nguyên nhân.

3 nguyên nhân chính của thất thoát hàng hóa đó là:

1. Thất thoát do khách mua hàng

Theo thống kê, mất cắp do người mua tại quầy bán lẻ là nguyên nhân hàng đầu gây ra thất thoát hàng hóa. Những đối tượng này thường tìm đến các góc khuất trong cửa hàng hoặc các vị trí không có camera an ninh để thực hiện hành vi của mình. Đối với những sản phẩm nhỏ gọn, họ dễ dang bỏ túi và lấy luôn mà không qua quầy tính tiền, đối với hàng hóa là thực phẩm thì thậm chí có thể sử dụng tại chỗ ngay trong cửa hàng hoặc siêu thị.

Thất thoát hàng hóa do shoplifters

Một số hình thức tinh vi hơn là thay đổi tem mác giữa các sản phẩm để khi thanh toán có thể trả với giá rẻ hơn, hành vi này có thể không gây tổn thất về tổng số lượng nhưng sẽ ảnh hướng tới doanh thu và lợi nhuận của nhà bán lẻ và thực chất sẽ gây thất thoát cho cả 2 loại hàng hóa bị tráo tem mác.

Tại Mỹ, mất cắp do người mua hàng làm thiệt hại hàng tỷ dollar của ngành bán lẻ mỗi năm. Các biện pháp an ninh như camera hay dán nhãn cố định trên sản phẩm có thể hạn chế phần nào hiện tượng này. Ngoài ra việc huấn luyện đào tào và chỉ đạo nhân viên tại quầy để nâng cao cảnh giác cũng là việc cần thiết của các chủ shop

2. Thất thoát do nhân viên

Một nguyên nhân phổ biến thứ hai cho việc thất thoát đó là mất trộm do nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp. Hiện tượng này xảy ra khi nhân viên trong công ty đánh cắp, biển thủ công quỹ hoặc hàng hóa.

Một số hình thức của hành vi này là không ghi hóa đơn, lợi dụng giảm giá (không cho khách hàng biết về chương trình giảm giá), lợi dụng hoàn tiền (không báo cáo lại về trường hợp hoàn tiền) và thậm chí là lạm dụng thẻ tín dụng của công ty (tự ý rút tiền), đánh dấu hàng hóa có thể bán được là bị hư hỏng, báo cáo sai lệch số lượng hàng nhập, đem hàng hóa cho người thân, và áp dụng giảm giá quá mức cho bạn bè trong quá trình thanh toán.

thất thoát hàng hóa do nhân viên nội bộ
Thất thoát hàng hóa do nhân viên nội bộ

Thật không may, trộm cắp trong nội bộ rất khó để phát hiện và khắc phục. Vì nhân viên có quyền truy cập vào các khu vực mở rộng của cửa hàng và biết các quy trình kiểm soát hàng tồn kho và bán hàng, nên nhân viên không đáng tin cậy có thể dễ dàng để đánh cắp hàng hóa mà không bị phát hiện. Một ví dụ điển hình cho việc thất thoát do nhân viên nội bộ có thể kể đến là vụ cướp trạm thu phí cao tốc Long Thành – Dầu Giây rất trắng trợn, do chính 2 nhân viên cũ, vốn nắm rõ quy trình hoạt động của trạm, thực hiện.

Các nhà kinh doanh có lượng lưu thông hàng hóa nhiều và giá trị cao luôn phải đề phòng thất thoát hàng hóa trong nội bộ. Người quản lý có thể hạn chế quyền tiếp cận khu vực kho chứa hàng hóa, khu vực không phận sự miễn vào, được ngăn cách bằng các cửa hoặc lồng sắt hoặc yêu cầu thẻ an ninh v.v.

3. Thất thoát hàng hóa do sai sót trong quản lý và nhầm lẫn trong giấy tờ

Nhập biên lai hàng hóa và điều chỉnh số lượng hàng tồn kho khi cửa hàng quá đông khách và bận rộn có thể khiến nhân viên dễ bị phân tâm dẫn đến các lỗi kiểm soát văn thư và hàng hóa

Một số là những sai lầm đơn giản và không gây ra tổn thất thực tế, nhưng cũng có những lỗi có thể gây ra hậu quả rất tốn kém, như ghi lại tất cả hàng hóa trong một lô hàng của nhà cung cấp là đã nhận đầy đủ khi một số mặt hàng thực sự bị thiếu trong lô hàng.

Thất thoát hàng hóa do sai sót trong quản lý và nhầm lẫn trong giấy tờ
Thất thoát hàng hóa do sai sót trong quản lý và nhầm lẫn trong giấy tờ

Thông thường, những sai số lớn sẽ được coi là lỗi của con người, như các mặt hàng bị nhầm lẫn và các sản phẩm trong giao dịch bán hàng không được xử lý đúng cách. Trong các trường hợp này, hàng hóa có thể không thực sự bị thất thoát, nhưng những lỗi đó có thể dẫn tình trạng tính toán sai, sắp xếp lại không chính xác và làm mất thời gian để kiểm tra và khắc phục vấn đề.

Để hạn chế sự thất thoát hàng hóa do sai lệch trong quản lý kho và xử lý chứng từ, các nhà bán lẻ nên thực hiện những đợt thanh tra toàn diện hàng tồn kho của cả doanh nghiệp hàng năm để từ đó nắm bắt được tình hình bán hàng và phát hiện bất kỳ sự thất thoát hàng hóa nào. Trong suốt quá trình kiểm tra số lượng, công ty có thể sử dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp chẳng hạn như AMIS.VN, để so sánh hàng tồn kho với tình hình bán hàng hiện tại nhằm đảm bảo các số liệu khớp với nhau.

Ngoài ra, các phần mềm quản lý doanh nghiệp này cũng có các tính năng quản lý tồn kho và bán hàng ưu việt khác, giúp xử lý số liệu thống nhất và chính xác để ngăn chặn tình trạng thất thoát ngay từ đầu.

>> Xem ngay: 3 cách quản lý chống thất thoát hàng hóa