Lý do nên thay thế excel bằng phần mềm quản trị doanh nghiệp

Có rất nhiều doanh nghiệp đã và đang sử dụng excel để thực hiện theo dõi kinh doanh. Tuy nhiên, trước sự xuất hiện và phát triển mạnh mẽ của phần mềm quản trị doanh nghiệp với nhiều lợi ích vượt trội, đã đến lúc, doanh nghiệp nên thay thế phương pháp dùng excel đã lỗi thời và không còn phù hợp.

Top 5 phần mềm quản lý doanh nghiệp nhiều người ưa thích

1. Những nhược điểm khi sử dụng excel

Lưu trữ dữ liệu không đảm bảo

Nếu đang làm việc với excel và chẳng may gặp sự cố về nguồn điện hay máy tính bị lỗi, virus,….dữ liệu bạn vừa nhập hay các thao tác vừa thực hiện sẽ bị mất hết vì chưa lưu. Bạn sẽ phải mất thời gian nhập và thao tác lại, gây ra chậm tiến độ công việc.

Trong doanh nghiệp cần phải lưu trữ rất nhiều tài liệu liên quan đến nhiều bộ phận. Nếu như sử dụng excel, bạn sẽ phải lưu thành nhiều file và sao chép, gửi sang các bộ phận khác khi cần phải chia sẻ dữ liệu.

Việc này vừa tốn thời gian của nhân viên, vừa không đảm bảo tính an toàn cho dữ liệu, dễ gặp tình trạng sai lệch thông tin, số liệu.

Với excel, mọi dữ liệu, thao tác sẽ chỉ được lưu lại trên một tập tin duy nhất, nếu bị mất hay virus, doanh nghiệp khó có thể khôi phục được những dữ liệu này.

Không theo dõi được kết quả công việc

Làm việc trên excel, lãnh đạo và cấp quản lý chỉ có thể thấy được kết quả công việc một cách tổng thể chứ không thể theo dõi chi tiết từng đầu việc do giao diện bị giới hạn.

Khi nhân viên báo cáo hoàn thành công việc, lãnh đạo chỉ có thể tiếp nhận thông tin chứ không thể biết nhân viên đó đã thực hiện nhiệm vụ của mình như thế nào, tiến độ và kết quả ra sao, gây thiếu minh bạch trong công việc, ảnh hưởng tới hiệu quả công việc chung của toàn doanh nghiệp.

Giảm năng suất làm việc

Mỗi file excel sẽ chỉ cho phép một người duy nhất làm việc trên tập tin. Các nhân viên không thể đồng thời cùng một lúc làm việc được trên file dữ liệu, điều này gây lãng phí thời gian và nhân sự, từ đó, làm giảm năng suất làm việc của mỗi nhân viên.

Giao diện khó sử dụng

Để thiết kế được một file excel quản lý công việc một cách khoa học, đôi khi đòi hỏi nhiều kỹ năng và thủ thuật khó. Vì vậy, không phải nhân viên nào trong doanh nghiệp cũng có thể tạo ra một file excel đáp ứng đầy đủ nhu cầu của mình.

Tuy nhiên, một template excel phức tạp đáp ứng được nhu cầu thì cũng chưa chắc đã là sự lựa chọn tốt vì không phải ai cũng đủ thông thạo để sử dụng nó.Bên cạnh đó, giao diện của excel chỉ đơn thuần là những bảng tính với hàng, cột chứa các hàm số liệu một cách đơn điệu, thiếu tính trực quan, sinh động, dễ gây nhàm chán khi làm việc.

Tính linh hoạt, đa dạng thấp

Thông thường, file excel chỉ có thể đáp ứng được những tính năng đơn giản: quản lý hàng hóa, quản lý khách hàng, quản lý xuất nhập kho, thu chi,….

Với excel, người dùng chỉ có thể làm việc được trên máy tính đã có sẵn dữ liệu, gây hạn chế khi lãnh đạo hay nhân viên không thể có mặt ở văn phòng.

2. Phần mềm quản trị doanh nghiệp khắc phục những yếu kém của excel

Khắc phục được nhược điểm về lưu trữ thông tin ở excel, phần mềm quản trị cho phép doanh nghiệp tiếp cận nguồn thông tin tin cậy, chính xác và nhanh chóng.

Dữ liệu của các bộ phận sẽ được tổng hợp và lưu trữ trên một cơ sở dữ liệu duy nhất và được lưu hành dùng chung cho toàn doanh nghiệp. Việc tìm kiếm, tra cứu thông tin, dữ liệu sẽ trở nên nhanh chóng, dễ dàng, không cần đến những thao tác chuyển file thủ công.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp tích hợp được nhiều tính năng, nghiệp vụ của các bộ phận trong một phần mềm.

Thay vì mỗi bộ phận lại phải sử dụng một file excel riêng để thực hiện và theo dõi công việc, phần mềm quản trị cung cấp các phân hệ: kế toán, nhân sự, bán hàng,… để mỗi bộ phận thực hiện chức năng, nghiệp vụ của riêng mình, đồng thời, dễ dàng trao đổi, chia sẻ dữ liệu và phối hợp làm việc với các bộ phận khác ngay trên phần mềm.

Với phần mềm quản trị, năng suất làm việc của nhân viên trong toàn doanh nghiệp sẽ được nâng cao.

Thay vì chỉ có duy nhất một người làm việc trên một tập tin, phần mềm cho phép nhiều cá nhân có thể làm việc cùng lúc trên một hệ thống, tận dụng tối đa nguồn nhân lực và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, từ đó, nâng cao năng suất làm việc, đem lại hiệu quả tối ưu.

Nếu như excel chỉ cho phép lãnh đạo và nhân viên làm việc trên máy tính thì phần mềm quản trị lại mang tính di động và linh hoạt cao hơn rất nhiều khi có thể sử dụng trên các thiết bị di động như: table, smartphone,….

Tính năng này phù hợp cho các lãnh đạo, cấp quản lý hay phải đi công tác, thường xuyên vắng mặt tại công ty nhưng vẫn cần bám sát tiến độ làm việc và theo dõi kết quả hoạt động của doanh nghiệp.

Sử dụng excel đang ngày càng trở nên lỗi thời và không đáp ứng được những nhu cầu ngày càng cao của doanh nghiệp. Đây là lúc mà người lãnh đạo nên cân nhắc và xem xét đưa phần mềm quản trị doanh nghiệp vào sử dụng trong doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao năng suất làm việc của nhân viên và tăng hiệu quả hoạt động của toàn doanh nghiệp.

Anh/ chị có nhu cầu tìm hiểu thêm về phần mềm quản trị doanh nghiệp, tính năng, lợi ích, kinh nghiệm triển khai tại Việt Nam và Thế giới vui lòng để lại thông tin bên dưới!