Tin tức Quản trị doanh nghiệp Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp của bạn cần triển khai hệ...

Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp của bạn cần triển khai hệ thống erp

219

Nhiều nhà quản lý vẫn đang băn khoăn không biết thời điểm nào thích hợp để triển khai hệ thống erp cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn đang vướng phải những dấu hiệu sau đây thì có nghĩa là đã đến lúc, bạn cần triển khai hệ thống erp cho doanh nghiệp của mình.

1. Những dấu hiệu cho thấy DN cần phải triển khai hệ thống erp

a. Các nghiệp vụ kế toán tiến hành rườm rà, mất thời gian

Các nghiệp vụ liên quan đến kế toán chính là những dấu hiệu đầu tiên mà doanh nghiệp cần xem xét trước khi cân nhắc có nên sử dụng hệ thống erp.

dấu hiệu doanh nghiệp cần triển khai hệ thống erp

Nếu nhân viên kế toán của doanh nghiệp đang hàng ngày làm việc với những hóa đơn, đơn hàng trên giấy, sau đó phải nhập tay những số liệu này vào các hệ thống kế toán, hệ thống bán hàng,…. thì có nghĩa rằng, công việc của kế toán đang được thực hiện một cách thủ công và tốn rất nhiều thời gian, công sức.

Tương tự với các loại báo cáo liên quan đến tài chính của doanh nghiệp, nếu người quản lý cũng như nhân viên phải tốn không ít thời gian để đối chiếu, so sánh và tổng hợp qua đủ loại phần mềm, hệ thống khác nhau thì điều đó cũng đồng nghĩa với việc, bạn nên sử dụng một hệ thống duy nhất cho doanh nghiệp của mình để tiết kiệm thời gian và công sức hơn.

>> Có nên sử dụng phần mềm kế toán trong hệ thống ERP?

>> Tránh xa 5 sai lầm này để triển khai thành công hệ thống ERP

b. Doanh nghiệp đang sử dụng quá nhiều phần mềm cho các quy trình

Mỗi doanh nghiệp thường có nhiều phòng, ban và mỗi phòng, ban này lại đảm nhiệm những nhiệm vụ, công việc khác nhau. Để thực hiện công việc của mình, mỗi bộ phận sử dụng một phần mềm quản lý riêng biệt, dẫn đến việc mất đi sự tương tác, trao đổi dữ liệu, thông tin giữa các phòng.

Chẳng hạn, nhân viên kế toán sử dụng một hệ thống riêng để lưu trữ thông tin về các khoản chi, khoản thu, trong khi nhân viên bán hàng lại sử dụng một phần mềm khác để nhập đơn hàng, theo dõi bán hàng,… Chưa kể với doanh nghiệp đa chi nhánh, ở mỗi chi nhánh lại sử dụng những hệ thống khác nhau, gây khó khăn trong việc lưu trữ và quản lý dữ liệu của toàn doanh nghiệp.

dấu hiệu doanh nghiệp cần triển khai phần mềm erp

Sự thiếu thống nhất, nhất quán trong việc sử dụng các phần mềm sẽ khiến cho việc nắm bắt thông tin của lãnh đạo cũng như nhân viên trong toàn doanh nghiệp bị sai lệch, thiếu chính xác. Việc thông tin không đồng bộ, nhất là sai lệch thông tin về tài chính, sai lệch số liệu bán hàng, hàng tồn kho,….. còn có thể gây hậu quả nghiêm trọng cho việc kinh doanh của doanh nghiệp.

c. Gặp khó khăn trong việc truy cập dữ liệu

Việc quản lý dữ liệu trong toàn doanh nghiệp giữ vai trò vô cùng quan trọng. Với khối lượng dữ liệu khổng lồ, nếu không được quản lý hiệu quả sẽ gây khó khăn trong việc phân loại, tìm kiếm và sử dụng. Nhất là khi dữ liệu bị phân tán, rải rác ở các bộ phận khác nhau thì việc quản lý càng trở nên gian nan hơn.

Điều này gây ra khó khăn cho người quản lý cũng như nhân viên khi cần tìm kiếm, truy cập dữ liệu về một vấn đề nào đó của doanh nghiệp. Chẳng hạn, nhân viên sẽ mất thời gian hơn để biết được lượng đơn hàng một ngày là bao nhiêu, doanh thu một sản phẩm tính đến ngày hôm nay là bao nhiêu,….

Khi dữ liệu không được đưa về trên cùng một hệ thống, nhân viên sẽ mất rất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm và nắm bắt thông tin, ảnh hưởng đến hiệu quả và năng suất làm việc.

d. Doanh số bán ngưng trệ và sự phàn nàn của khách hàng

Khi doanh nghiệp ngày càng mở rộng với quy mô lớn hơn, việc quản lý hàng hóa trong kho trở thành một thách thức mà doanh nghiệp nào cũng phải đối mặt. Nếu như các số liệu về việc bán hàng, số liệu về hàng tồn trong kho và hàng đang được vận chuyển để giao cho khách được quản lý một cách tách biệt và riêng lẻ, doanh nghiệp của bạn dễ rơi vào tình trạng: bán sạch một sản phẩm phổ biến, hàng trong kho không đủ phục vụ khách hàng và doanh số sẽ bị dừng lại cho đến lần nhập hàng tiếp theo.

hệ thống erp giúp ích gì cho doanh nghiệp

Trường hợp khác, khi có khách hàng gọi điện để hỏi về đơn hàng và tình trạng giao hàng của mình, nhưng nhân viên lại không kiểm soát được thông tin này và không phản hồi lại được với khách, chắc chắn, uy tín của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng và nhận được những phàn nàn nhất định đến từ khách hàng về chất lượng dịch vụ.

e. Năng lực cạnh tranh suy giảm

Là khi doanh nghiệp bắt đầu có khối lượng giao dịch kinh doanh tăng nhanh, lượng hàng xuất kho, hóa đơn xuất tăng đột biến và nằm ngoài khả năng nắm bắt của các lãnh đạo. Các sai sót bắt đầu xảy ra thường xuyên hơn ở các khâu nhập kho, xuất kho, giao hàng, nhầm lẫn thông tin giữa hóa đơn và hàng xuất,…

Trong khi đó, doanh nghiệp lại đang hoạt động với bộ máy quản lý cồng kềnh, kém hiệu quả và đang trong quá trình tái cấu trúc cơ cấu quản lý, không đáp ứng được nhu cầu phát triển của hoạt động kinh doanh khiến cho năng lực cạnh tranh suy giảm. Nếu không thay đổi, doanh nghiệp dễ bị tụt lùi và đánh mất đi cơ hội tăng trưởng của mình.NHẬN DEMO HỆ THỐNG ERP TẠI ĐÂY

2. Hệ thống erp sẽ đem đến điều gì cho doanh nghiệp?

a. Quản lý thông tin chính xác, bảo mật

Áp dụng hệ thống erp, mọi vấn đề về quản lý dữ liệu, thông tin, các thao tác nghiệp vụ kế toán,… sẽ được khắc phục và cải thiện hơn rất nhiều. Với erp, các dữ liệu, thông tin sẽ được tổng hợp trên một hệ thống và được cập nhật một cách liên tục, chính xác.

chia sẻ dữ liệu dễ dàng trên hệ thống erp

Khi mà kho dữ liệu, kho thông tin của doanh nghiệp còn gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm, truy cập thì erp chính là một giải pháp phù hợp. Không chỉ cấp quản lý, lãnh đạo mà tất cả nhân viên trong toàn doanh nghiệp đều có thể dễ dàng nắm bắt, khai thác thông tin để làm việc hiệu quả.

Nhân viên các bộ phận sẽ có quyền truy cập đến những thông tin chung, những thông tin có liên quan đến công việc và quyền hạn của mình. Việc phản hồi khách hàng về thông tin đơn hàng, tình trạng vận chuyển hàng hóa, tình trạng thanh toán hay các vấn đề khác liên quan đến dịch vụ đều được trả lời nhanh chóng mà không cần mất thời gian liên hệ tới các bộ phận khác.

quản lý tài chính với hệ thống erp

b. Tự động hóa nghiệp vụ Tài chính – Kế toán

Các nghiệp vụ liên quan đến tài chính – kế toán cũng được tự động hóa, tiết kiệm thời gian tối ưu: cung cấp số liệu tài chính kế toán tức thời, tự động kết nối với nghiệp vụ bán hàng, nhân sự để trao đổi dữ liệu, tự động hóa tác nghiệp giữa thủ quỹ, thủ kho, sẵn sàng đáp ứng nghiệp vụ phát hành và quản lý các hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy thông thường,….Nhân viên kế toán của bạn sẽ làm việc năng suất hơn, thoải mái xử lý các báo cáo quan trọng mà không bị trễ và sai sót

Nếu doanh nghiệp của bạn đã và đang gặp phải những dấu hiệu trên thì đây chính là lúc bạn nên triển khai cho doanh nghiệp của mình một hệ thống erp phù hợp. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp tăng năng lực cạnh tranh, quản trị và vận hành trơn tru để đạt hiệu quả kinh doanh tốt nhất.

>> Xem thêm: Chức năng của các phân hệ trên hệ thống ERP

Anh/ Chị có thể để lại email để nhận được các thông tin hữu ích khác hay kinh nghiệm triển khai phần mềm erp tại Việt Nam và trên thế giới!

BÌNH LUẬN
*Vui lòng nhập bình luận.
*Vui lòng nhập tên.