Tin tức Quản trị doanh nghiệp 08 Lợi ích khi doanh nghiệp quản lý kho hàng bằng phần...

08 Lợi ích khi doanh nghiệp quản lý kho hàng bằng phần mềm ERP

185

Các doanh nghiệp thương mại, sản xuất muốn quản lý hàng tồn kho cũng như tăng vòng quay hàng tồn kho hiệu quả không thể bỏ qua 08 Lợi ích do phần mềm ERP mang lại vượt trội hơn hẳn cách quản lý thông thường.

I. Quản lý hàng tồn kho gặp những khó khăn nào mà phần mềm ERP có thể giải quyết được?

1. Khó khăn khi quản lý hàng hóa, vật tư bằng mã

Nghe thì có vẻ mâu thuẫn vì đánh mã hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa dễ hơn sao lại gây khó khăn? Thông tin trên bộ mã như thế nào là vừa đủ, không thiếu so với yêu cầu quản lý hay không quá nhiều làm cho bộ mã cồng kềnh gây khó khăn khi xử lý số liệu.

Vấn đề này thường gây tranh cãi bởi mỗi phòng ban có nhu cầu quản lý khác nhau về một mặt hàng trong khi không thể đưa tất cả nhu cầu lên bộ mã. Bên cạnh đó, khi bộ mã hàng hóa vật tư dù đã được xây dựng nhưng vẫn xảy ra tình trạng không thống nhất ở các nơi hoặc cùng một mặt hàng nhưng khai báo nhiều mã trong hệ thống.

quản lý hàng tồn kho bằng phần mềm erp

Việc bộ mã không thống nhất dẫn đến khó khăn trong quản lý số liệu tồn kho, nhất là đối với những công ty có nhiều chi nhánh. Thực tế thường thấy là doanh nghiệp không nhìn thấy được tình hình tồn kho tổng quát của cùng một loại mặt hàng do mặt hàng đó đang tồn tại dưới nhiều mã khác nhau.

>> Công ty thiệt hại trăm triệu mỗi tháng do mắc phải 4 sai lầm quản lý kho này

2. Không ghi nhận chính xác số lượng và giá trị hàng tồn kho

Khó khăn tiếp theo là doanh nghiệp chưa thể nắm bắt chính xác số lượng và giá trị hàng tồn kho do việc ghi nhận hàng nhập, xuất kho không được tức thời.

Thông thường, để kiểm soát hàng nhập kho, doanh nghiệp phải chờ có đủ hóa đơn chứng từ mới tiến hành lập phiếu nhập, trong khi thực tế thì hàng đã nhập kho hoặc đưa vào sản xuất. Việc không nắm bắt số liệu tồn kho chính xác ảnh hưởng nhiều đến công việc khác như: tính nhu cầu nguyên vật liệu, sản xuất, bán hàng, điều động hàng hóa, thiếu – thừa vật tư, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong sản xuất kinh doanh.

>> Vòng quay hàng tồn kho bao nhiêu là tốt?

II. 08 lợi ích khi doanh nghiệp quản lý kho hàng bằng phần mềm ERP

1. Quản lý hệ thống kho với bộ mã vật tư, hàng hóa thống nhất, linh hoạt

Hệ thống kho trong phần mềm ERP được quản lý theo dạng đa cấp. Bắt đầu từ một nhà máy, công ty đến từng kho trong hệ thống và chi tiết hơn nữa là quản lý đến các khu vực, vị trí trong kho nếu doanh nghiệp có nhu cầu quản lý.

Chức năng này đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp đa chi nhánh, nhiều kho hàng ở các vị trí địa lý cách xa nhau.

Phần mềm ERP cho phép linh động khai báo bộ mã vật tư, hàng hóa do cấu trúc mã bao gồm nhiều phân đoạn và kiểu dữ liệu của từng phân đoạn do người sử dụng tự định nghĩa. Bước này cần có người tư vấn giúp doanh nghiệp lựa chọn cấu trúc phù hợp và cần đưa thông tin nào vào bộ mã.

2. Phân nhóm vật tư, hàng hóa nhiều chiều

Do doanh nghiệp thường muốn chuyển tải thông tin cần quản lý, thông tin phục vụ thống kê vào bộ mã, gây khó khăn cho việc xây dựng bộ mã vật tư, hàng hóa thì với phần mềm ERP, một phần thông tin đó được chuyển vào quản lý trong khái niệm phân nhóm.

Ví dụ, cùng một mặt hàng, bộ phận kế toán có nhu cầu phân nhóm theo nguồn gốc, phòng kinh doanh phân theo mức độ tiêu thụ, bộ phận sản xuất lại phân theo góc độ của qui trình sản xuất. Với phần mềm ERP, tất cả các nhu cầu phân loại khác nhau của từng phòng ban đều được đáp ứng.

>> Hàng hóa nhiều đơn bị tính, quản lý sao cho hiệu quả?

3. Lưu trữ nhiều thông tin vật tư, hàng hóa

Trong phần mềm ERP, hàng hóa được lưu trữ kèm theo thông tin quản lý bao gồm: kích thước, trọng lượng, thể tích; thời gian mua hàng, nhận hàng, có cần kiểm nghiệm hay không; thời gian sản xuất và hạn sử dụng, số lô,…Ngoài ra còn có một số vùng cho phép người sử dụng mở rộng để khai báo thêm các thông tin cần quản lý theo đặc thù của doanh nghiệp.

4. Kiểm soát hàng tồn kho

Tùy theo từng loại mặt hàng mà doanh nghiệp xác định mức độ kiểm soát tương ứng. Mặt hàng càng giá trị càng cần quản lý chi tiết và chặt chẽ.

Phần mềm ERP cung cấp nhiều cách kiểm soát vật tư, hàng hóa: quản lý phiên bản (nếu cùng một mặt hàng nhưng có sự thay đổi nhỏ thì có thể dùng phiên bản của vật tư để theo dõi, tránh việc khai báo mã mới không cần thiết và cũng giữ được lịch sử thay đổi của mặt hàng); quản lý theo lô (lô vật tư, ngày hàng hóa nhập kho, theo đơn hàng nào, nhà cung cấp nào); quản lý theo số serial; quản lý vị trí trong kho.

NHẬN DEMO PHẦN MỀM ERP TẠI ĐÂY

5. Giao dịch kho tức thời, chính xác về lượng và giá trị

Các giao dịch kho chuẩn đều được định nghĩa sẵn trong phần mềm ERP và mọi nghiệp vụ phát sinh được ghi nhận tức thời vào hệ thống. Việc ghi nhận không mất nhiều thời gian, lại mang tính kế thừa và kiểm soát bởi hầu hết giao dịch nhập xuất đều căn cứ trên một nguồn cụ thể.

Ví dụ nhập kho mua hàng, thông tin để ghi nhận nhập kho được kế thừa thông tin từ đơn hàng, vừa giảm công nhập liệu và tăng tính đối chiếu và kiểm soát. Đồng thời, do giao dịch nào cũng đều đi kèm số lượng và giá trị nên tại bất cứ thời điểm nào, khi nhìn vào tồn kho, doanh nghiệp cũng thấy được cả lượng tồn và giá trị tồn.

6. Nhiều phương pháp tính giá tồn kho

Phần mềm ERP cung cấp nhiều lựa chọn về cách tính giá tồn kho, tùy thuộc vào đặc thù của từng doanh nghiệp, như cách tính FIFO, LIFO, giá bình quân tức thời,…. Khi đã thiết lập cách tính giá vào hệ thống thì hệ thống sẽ tự động tính giá vật tư, hàng hóa tức thời theo phương pháp đã chọn để bất kỳ thời điểm nào doanh nghiệp cũng có con số về giá trị tồn kho của mình.

7. Cảnh báo hạn mức tối thiểu – tối đa hàng tồn kho

Hệ thống quản lý tồn kho cho phép người quản lý thiết lập chính sách tồn trữ. Ví dụ, doanh nghiệp có thể áp dụng chính sách tồn kho tối thiểu – tối đa cho vật tư, nguyên liệu phụ, giá trị nhỏ không cần quản lý chặt chẽ; khi kho xuống dưới mức tồn tối thiểu, hệ thống sẽ cảnh báo để yêu cầu mua thêm hàng. Đối với nguyên liệu nhập khẩu có thể áp dụng chính sách về điểm đặt hàng tối ưu.

8. Tự đồng bộ dữ liệu với bộ phận kế toán

Tương tự như các phân hệ khác trong phần mềm ERP, quản lý kho hàng cũng tích hợp chặt chẽ với kế toán. Tất cả các giao dịch phát sinh đều được kế toán định nghĩa các tài khoản hạch toán đi kèm. Chính vì vậy, trong thao tác nhập/xuất, nhân viên chỉ cần chọn đúng giao dịch cần ghi nhận thì hệ thống sẽ tự động phát sinh định khoản tương ứng.

>> 5 phương pháp cắt giảm chi phí quản lý kho cho doanh nghiệp

08 Lợi ích khi doanh nghiệp quản lý kho hàng bằng phần mềm ERP
4.4 (88%) 5 vote[s]