Tin tức Quản trị doanh nghiệp Phần mềm quản lý công ty là gì?

Phần mềm quản lý công ty là gì?

1812

Phần mềm quản lý công ty là gì và có lợi ích như thế nào, chi phí bao nhiêu…? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây.

Có thể bạn quan tâm:
>> Tải trọn bộ tài liệu quản trị doanh nghiệp từ A-Z dành cho CEO
>> 5 lý do doanh nghiệp cần tự động hóa quản lý ngay hôm nay
>> Xem 4 dấu hiệu cảnh báo đã đến lúc doanh nghiệp phải sử dụng phần mềm ERP để quản lý
>> 15 lợi ích doanh nghiệp đạt được khi áp dụng phần mềm vào quản lý công ty
>> Những điểm ưu việt trên phần mềm quản lý công ty AMIS.VN phiên bản mới

I. Phần mềm quản lý công ty là gì?

Phần mềm quản lý công ty được viết tắt từ là một giải pháp phần mềm ra đời với nhiệm vụ chính là quản trị hệ thống hoạt động của một doanh nghiệp. Phần mềm quản lý doanh nghiệp tích hợp tất cả các hoạt động của mọi phòng ban, bộ phận của doanh nghiệp trong một hệ thống duy nhất với cơ sở dữ liệu duy nhất.

Nói cách khác, phần mềm quản lý công ty là hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể, giúp doanh nghiệp: hoạch định, thực hiện, kiểm soát, ra quyết định.

Một phần mềm quản lý công ty thông thường sẽ phải đáp ứng đủ 4 yêu cầu dưới đây.

1. Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (module – phân hệ)

Ứng với từng bộ phận trong công ty sẽ một phân hệ tương ứng và chỉ đảm nhiệm một chức năng, nghiệp vụ duy nhất. Doanh nghiệp có thể triển khai từng phân hệ hoặc toàn bộ phần mềm dựa vào nhu cầu của đơn vị mình.

Ví dụ: Kế toán mua hàng sẽ sử dụng chức năng theo dõi báo giá của nhà cung cấp, quản lý đơn hàng mua/ hợp đồng mua,… Bộ phận nhân sự sẽ có phân hệ quản lý nhân sự riêng để quản lý hồ sơ ứng viên, hợp đồng lao động, các quy trình tuyển dụng, lương, thưởng, bảo hiểm, chấm công,…

2. Các phân hệ chức năng vừa độc lập, vừa liên kết với nhau

Việc tích hợp các phân hệ chức năng trên cùng một phần mềm quản lý công ty cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng, ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi và doanh nghiệp có thể thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng, ban.

Phần mềm quản lý công ty là gì

3. Có khả năng phân tích quản trị

Phần mềm quản lý doanh nghiệp cho phép cấp quản lý phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh dựa trên các báo cáo ghi nhận doanh thu/ chi phí trong quá khứ và hiện tại. Ví dụ có thể phân tích chi phí nhập kho ứng với toàn bộ NVL, một công trình, một đơn hàng, một nhà vận chuyển hay một sản phẩm…

Phần mềm quản lý công ty cũng có thể đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua tổ hợp các chiều phân tích. Ví dụ phân tích hiệu quả kinh doanh của một sản phẩm đối với từng vùng miền địa lý khác nhau. Đây là điều các doanh nghiệp rất khó khăn tổng hợp nếu không sử dụng phần mềm quản lý công ty.

4. Tính mở

Tính mở của phần mềm quản lý công ty được đánh giá thông qua việc liên kết với các hệ thống/ phần mềm khác. Ví dụ như phân hệ kế toán cần kết nối được với Tổng cục Thuế để kê khai thuế, ngân hàng điện tử để giao dịch nhanh chóng, phần mềm hóa đơn điện tử để tiết kiệm chi phí,…

Tính mở còn thể hiện trong khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều cơ sở khác nhau trong hệ thống.

II. Các phân hệ chính của phần mềm quản lý doanh nghiệp

1. Quản lý tài chính

Hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp các công ty quản lý về tài chính theo 2 phương diện chính:

  • Kế toán tài chính: kế toán kho, kế toán công nợ, tài sản cố định, báo cáo thuế GTGT, báo cáo thuế TNCN, hóa đơn, báo cáo tài chính, quyết toán thuế, sổ kế toán, …
  • Kế toán quản trị: được tính hợp xuyên suốt trong hệ thống quản lý công ty để đưa ra các báo cáo tài chính và phi tài chính liên quan để doanh nghiệp có thể phân tích, đo lường, xử lý nhằm đưa ra các phương án tối nhất để đạt được hiệu quả kinh doanh

2. Quản lý thông tin cung ứng và mua hàng

Phần mềm quản lý doanh nghiệp quản lý chi tiết thông tin mua hàng, kế hoạch mua hàng , tình trạng thanh toán cũng như giao hàng. Tích hợp tốt với các phân hệ kho và kế toán.

3. Quản lý thông tin phân phối và bán hàng

Phần mềm quản lý doanh nghiệp quản lý chi tiết thông tin thành phẩm, lập báo giá tự động dựa trên chi phí nguyên vật liệu, quản lý bảo hành, quản lý giao hàng và thanh toán. Tích hợp các thiết bị phần cứng như máy đọc/in mã vạch, các công nghệ 4.0 hiện đại nhất. Liên kết với các phân hệ kho và kế toán.

4. Quản lý quan hệ khách hàng và nhà cung cấp

Phần mềm quản lý doanh nghiệp quản lý thông tin của khách hàng và nhà cung cấp dựa trên những thông tin nhập vào: công nợ, hợp đồng, lịch sử liên hệ cũng như chăm sóc khách hàng. Hỗ trợ doanh nghiệp tối đa trong việc quản lý khách hàng, quản lý các cơ hội kinh doanh, dịch vụ bảo hành, marketing và chăm sóc khách hàng sau bán hàng. Tương tự với đối tượng là nhà cung cấp.

5. Quản lý hàng tồn kho

Phần mềm quản lý doanh nghiệp quản lý xuất kho, nhập kho, tồn kho. Thường xuyên kiểm được hàng trong kho, chuyển kho, số lượng hàng sắp về, số lượng khách đã đặt mua nhưng vẫn ở trong kho, tồn kho tối ưu. Tự động xuất các phiếu nhập kho, xuất kho.

Phần mềm quản lý công ty
Quy trình quản lý tồn kho trên phần mềm quản lý công ty

6. Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ

Phần mềm quản lý doanh nghiệp quản lý các giao dịch liên quan đến tài sản cố định, hỗ trợ nhập thông tin tài sản mới, các giao dịch đối với tài sản, các phương pháp tính khấu hao tài sản,…

7. Quản lý nhân sự và tính lương

Phần mềm quản lý doanh nghiệp quản lý tổng thể và các nghiệp vụ về nhân sự như thông tin nhân viên, hợp đồng lao động, quản lý tuyển dụng, đánh giá công việc và năng lực của nhân viên,… Tích hợp với thiết bị phần cứng là máy chấm công.

8. Quản lý công việc

Phần mềm quản lý doanh nghiệp quản lý các đầu mục công việc trong doanh nghiệp, tự động giao việc theo các cấp, quản lý tiến độ thực hiện công việc của nhân viên và đưa ra các báo cáo tổng thể

9. Hệ thống báo cáo tổng thể doanh nghiệp

Phần mềm quản lý doanh nghiệp cung cấp hệ thống báo cáo cho từng phân hệ và hệ thống các báo cáo theo yêu cầu của doanh nghiệp cho phép lập báo cáo dưới các dạng biểu đồ để tăng tính trực quan đồng thời xuất và in các báo cáo trên phần mềm hỗ trợ tối đa cho việc theo dõi và chỉ số và công tác quản trị, đồng thời cắt bỏ công việc lập báo cáo mà con người vốn phải đảm nhận.

III. Top phần mềm quản lý doanh nghiệp

Có rất nhiều cách để phân chia phần mềm quản lý công ty nhưng có một tiêu chí phổ biến nhất là nguồn gốc xuất xứ của phần mềm quản lý công ty. Theo cách đó, có 2 loại phổ biến trên thị trường là:

>> Xem thêm: So sánh các phần mềm quản lý công ty trên thị trường hiện nay

1. Phần mềm quản lý doanh nghiệp nước ngoài

Nếu xem xét phần mềm quản lý doanh nghiệp được cung cấp từ các thương hiệu nước ngoài như Dynamics ERP của Microsoft, SAP ERP, Infor ERP LN của IBM doanh nghiệp sẽ thấy ngay chi phí của chúng không hề rẻ, các doanh nghiệp phải đầu tư khá nhiều tiền mới có thể lắp đặt.

Gía doanh nghiệp phải trả cho cả phần mềm và dịch vụ đều ở mức ngất ngưởng trong khi trình độ của người sử dụng và người quản lý sẽ không thể nắm bắt thành thạo tất cả mọi thao tác và chức năng của phần mềm vốn được anh hóa. Và dĩ nhiên rằng những bất cập và khó khăn sẽ bắt đầu nảy sinh từ đây.

Chưa kể, đối với những phần mềm quản lý doanh nghiệp nước ngoài sẽ phải thay đổi/ tùy biến rất nhiều để phù hợp với hệ thống quy định, pháp lý của Việt Nam.

2. Phần mềm quản lý doanh nghiệp Việt Nam

Đối với phần mềm quản lý doanh nghiệp được cung cấp từ các thương hiệu Việt Nam khiến nhiều doanh nghiệp trong nước không ưa chuộng vì chúng ta luôn mang tư tưởng trong hàng ngoại hơn hàng nội. Nhưng có lẽ suy nghĩ đó cần được thay đổi khi doanh nghiệp cân nhắc những vấn đề sau đây.

Một số ít doanh nghiệp cho rằng chức năng của phần mềm quản lý công ty được cung cấp bởi doanh nghiệp Việt Nam sẽ không đảm bảo đầy đủ các tính năng nhất định của hệ thống nhưng tất cả đều phù hợp với trình độ nắm bắt sử dụng phần mềm của người vận hành hệ thống và nhà quản lý. Điều đó quan trọng hơn hẳn một vài thiếu sót về chức năng khó tránh khỏi. Một số lưu ý khi mua phần mềm quản lý doanh nghiệp đó, trình độ cán bộ tư vấn phần mềm quản lý công ty trong và ngoài nước chỉ đều ngang mức trung bình như nhau.

Dù doanh nghiệp chọn bất kể loại phần mềm quản lý công ty nào cũng đều nên nhớ nguyên tắc: CHỌN PHẦN MỀM PHÙ HỢP , KHÔNG CHỌN VÌ PHẦN MỀM HAY!

IV. Lợi ích của phần mềm quản lý doanh nghiệp

Với những đặc điểm và các phân hệ chức năng kể trên, phần mềm quản lý doanh nghiệp mang lại rất nhiều lợi ích vô hình và hữu hình cho doanh nghiệp.

>> Xem thêm: 6 lý do nên dùng phần mềm để quản lý công ty

Lợi ích của phần mềm quản lý công tyPhần mềm quản lý công ty giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tăng lợi nhuận

1. Quản lý tổng thể các phòng ban trong doanh nghiệp

  • Thông tin về tất cả các phòng ban, chức năng của các phòng ban, số lượng thành viên trong phòng ban.
  • Phân công nhiệm vụ và chỉ đạo cho các phòng ban.
  • Theo dõi tình hình làm việc, thực hiện của các phòng ban.

2. Quản lý thông tin khách hàng

  • Quản lý đầy đủ thông tin khách hàng: phân nhóm khách hàng, thông tin cá nhân, ngày sinh nhật, thông tin công ty,…
  • Quản lý lịch sử giao dịch đối với khách hàng: số lần giao dịch, giá trị giao dịch, các sản phẩm giao dịch, chi tiết các lần mua và quá trình thanh toán của khách hàng, tất cả đều được lưu trữ trên hệ thống và thống kê chi tiết
  • Quản lý khách hàng theo tầm quan trọng của khách để chăm sóc tốt hơn
  • Tự động gửi tin nhắn chúc mừng sinh nhật, chăm sóc khách hàng

3. Quản lý kho hàng

  • Quản lý chi tiết hàng hóa, danh mục hàng hóa: ngày nhập, lô hàng nhập, số serial, hạn sử dụng của hàng hóa
  • Cảnh báo hàng đến hạn sử dụng, quá hạn sử dụng, hàng đến ngày xuất, cảnh báo hết hàng khi số lượng hàng chạm ngưỡng tối thiểu…
  • Quản lý kế hoạch nhập hàng, dự trữ hàng, quản lý hàng tồn kho, hàng chờ xuất,…
  • Quản lý chi tiết loại hàng hóa: hàng xuất trả, hàng xuất cho khách, hàng xuất nội bộ,…
  • Quản lý giá vốn hàng hóa, các chi phí phát sinh liên quan đến hàng hóa, để chuyển đến kế toán

Nhờ vậy mà bộ phận kinh doanh: có thể cập nhật tình hình hàng hóa trong kho, cũng như chính sách bán hàng sản phẩm nhanh chóng, quản lý chăm sóc khách hàng phân theo độ quan trọng một cách chi tiết, nâng cao chất lượng dịch vụ và chất lượng bán hàng

Đối với bộ phận mua hàng và bán hàng: có thể cập nhật tình hình hàng hóa trong kho, từ đó kiểm soát vòng quay hàng tồn kho để đưa ra chiến lược nhập xuất hàng hóa hợp lý phù hợp với từng thời điểm kinh doanh của công ty.

Bộ phận quản lý kho: dễ dàng cập nhật quản lý tình hình hàng hóa, tình hình các loại hàng hóa và số lượng từng loại hàng trong kho dựa vào dữ liệu nhập xuất hàng tập trung ngay trong phần mềm quản lý doanh nghiệp, qua đó làm cơ sở để so sánh thực tế và lý thuyết, tránh thất thoát, nâng cao chất lượng quản lý.

4. Quản lý công nợ phải thu, phải trả của doanh nghiệp

  • Quản lý chi tiết và tự động công nợ phải thu đối với từng khách hàng, theo loại hàng hóa, số tiền đã thanh toán, số tiền còn nợ, tổng công nợ, các khoản nợ khó đòi,…
  • Cảnh báo đến ngày phải thu hồi nợ chi tiết, phải thu khách hàng nào, công nợ bao nhiêu
  • Quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp của doanh nghiệp theo từng nhà cung cấp, tổng số tiền phải trả,…
  • Cảnh báo đến ngày phải trả tiền nhà cung cấp qua trang chủ phần mềm, hoặc SMS, Email
  • Tự động đối từ công nợ khi phát sinh trả lại hàng hóa

5. Quản lý chi tiết nhân viên

Với việc sử dụng phần mềm quản lý công ty, tất cả các nhân viên và phòng ban trong doanh nghiệp đều làm việc trên một hệ thống duy nhất, cập nhật công việc lên phần mềm. Do đó, nhà quản lý có thể theo dõi tình hình làm việc của nhân viên, tiến độ công việc, từ đó đưa ra quyết định, chỉ đạo kịp thời, giảm thiểu rủi ro. Nhà quản lý cũng có thể phân công công việc, trao đổi công việc với nhân viên ngay trên phần mềm, giảm tải những công đoạn thừa, tăng hiệu quả làm việc

  • Quản lý thông tin các nhân viên trong doanh nghiệp: thông tin cá nhân, thông tin liên lạc, đánh giá nhân viên, hợp đồng nhân viên,….
  • Chấm công nhân viên hàng ngày, lên bảng chấm công chi tiết
  • Tự động tính lương và xuất bảng lương cho mỗi nhân viên trên cở sở chấm công hàng tháng

6. Các lợi ích phục vụ quản lý công ty

  • Hỗ trợ import và export dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng
  • Hệ thống bảng biểu đa dạng, giúp người dùng có thể nhanh chóng lập báo cáo, soạn thảo văn bản hợp đồng, phân tích chi tiết tình hình doanh nghiệp qua biểu đồ để có cái nhìn tổng quan hơn
  • Hệ thống phân quyền chi tiết tới từng hạng mục việc, người dùng, giúp các chủ doanh nghiệp có thể quản lý tập trung mà vẫn đảm bảo bảo mật các thông tin quan trọng
  • Phần mềm có thể sử dụng trên tất cả các thiết bị có kết nối internet (máy tính, điện thoại, ipad) giúp nhà quản lý và nhân viên có thể làm việc mọi lúc mọi nơi

V. Một số lưu ý khi mua phần mềm quản lý doanh nghiệp

1. Doanh nghiệp cần đảm bảo tính tức thời của phần mềm

Phần mềm quản lý doanh nghiệp theo dõi số liệu thực dựa vào những thông tin các bộ phận nhập vào và một nhân viên nhập liệu không chỉ đơn giản gõ thông tin rồi nhấn enter nữa.

Nhân viên kinh doanh sẽ ngay lập tức nhập thông tin liên quan đến khách hàng, bộ phận thủ kho cũng phải cập nhật thông tin thường xuyên chứ họ không chỉ làm việc với giấy tờ như trước nữa. Nếu họ không làm như thế, màn hình ở bên nhân viên tiếp xúc với khách hàng sẽ hiển thị là trong kho đang không có thứ mà khách hàng muốn, thế là mất đi cơ hội bán hàng đem lại doanh thu cho doanh nghiệp.

2. Con người là then chốt của thành công

Có một thực tế rằng con người thường không thích thay đổi, trong khi phần mềm quản lý doanh nghiệp lại yêu cầu họ thay đổi cách làm việc của mình để thích nghi với hệ thống mới. Đây cũng là một trong những lý do khiến dự án quản lý công ty thường bị thất bại trong khâu tích hợp và ứng dụng vào thực tiễn chứ hiếm khi bị thất bại do thiếu tiền hay những vấn đề tài chính khác.

Thực chất thì việc đổi phần mềm quản lý công cũng không quan trọng bằng việc các nhân viên trong công ty tự thay đổi mình để tận dụng phần mềm. Phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn so với việc thực hiện công việc thủ công, nhưng nếu chỉ cài phần mềm rồi để đó và không chịu thay đổi cách thức vận hành thì doanh nghiệp chỉ đang phí tiền mà thôi.

Ngoài ra, mỗi nhân viên cũng có thể đang làm chậm lại tiến độ của một hoặc toàn bộ một bộ phận, bởi nhân viên đang thay thế phần mềm mà mọi người quen dùng với một hệ thống không ai chịu (hoặc không ai có thể) dùng.

Có thể bạn quan tâm:
>> Tải trọn bộ tài liệu quản trị doanh nghiệp từ A-Z dành cho CEO
>> 5 lý do doanh nghiệp cần tự động hóa quản lý ngay hôm nay
>> Xem 4 dấu hiệu cảnh báo đã đến lúc doanh nghiệp phải sử dụng phần mềm ERP để quản lý
>> 15 lợi ích doanh nghiệp đạt được khi áp dụng phần mềm vào quản lý công ty
>> Những điểm ưu việt trên phần mềm quản lý công ty AMIS.VN phiên bản mới

Phần mềm quản lý công ty là gì?
4.8 (95%) 4 vote[s]