Tin tức Quản trị doanh nghiệp Phần mềm quản trị doanh nghiệp có cần thiết cho doanh nghiệp...

Phần mềm quản trị doanh nghiệp có cần thiết cho doanh nghiệp của bạn?

636

Chi phí đầu tư cho một phần mềm quản trị doanh nghiệp không phải là nhỏ. Tuy nhiên, phần mềm này có xứng đáng để chủ doanh nghiệp bỏ ra một khoản để đầu tư đưa vào sử dụng hay không, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có câu trả lời cho doanh nghiệp của mình.

1. Những khó khăn trong công tác quản trị mà không dùng phần mềm

Khó khăn đầu tiên phải kể đến chính là những khó khăn trong việc kiểm soát dữ liệu tài chính – kế toán. Công tác quản lý tài chính nhằm mục đích cuối cùng là tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp từ việc quản trị nguồn vốn có hiệu quả. Để làm được điều đó, nhà quản trị phải nắm rõ tình hình tài chính của công ty, theo sát các báo cáo tài chính để kịp thời phân tích, đánh giá và có những chiến lược thay đổi, điều chỉnh cho phù hợp.

Tuy nhiên, đây là điều không hề dễ dàng vì số lượng báo cáo cùng khối lượng cao việc quá cao, việc theo sát tình hình tài chính theo từng ngày, từng tuần dường như bất khả kháng đối với người quản lý và điều hành.

khó khăn quản lý tài chính

Quản lý số lượng nhân viên, từ vài chục, vài trăm đến hàng nghìn con người là điều không hề dễ dàng, nhất là khi không có một phần mềm hỗ trợ. Quản lý nhân sự sẽ bao gồm rất nhiều những đầu việc, từ việc tuyển dụng, tiếp nhận nhân viên, cho đến quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động, chấm công, các vấn đề về lương, bảo hiểm, chính sách đãi ngộ,….

Quản trị nhân lực còn là biết giao việc đúng người, phân công công việc theo đúng năng lực, thế mạnh của từng nhân viên và giám sát hiệu quả công việc mà nhân viên đó đem lại. Nếu thực hiện thủ công, không một nhân sự hay bộ phận, phòng ban nào có thể ôm nổi khối lượng đầu việc này.

Ngoài ra, những công tác quản trị liên quan đến việc quản lý hàng hóa của doanh nghiệp, hàng tồn kho, công tác xây dựng văn hóa nội bộ, truyền thông nội bộ, quản lý rủi ro,…. cũng là những thách thức đối với người đứng đầu bởi khối lượng công việc không hề nhỏ.

>> Ứng dụng AI trong phần mềm quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam

2. Phần mềm quản trị doanh nghiệp sẽ giải quyết những khó khăn như thế nào?

a. Giải quyết khó khăn về tài chính – kế toán

Trước tiên, phần mềm quản trị sẽ giúp bạn nắm được các thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp một cách tức thời và chính xác, bao gồm các báo cáo tài chính, chi phí, lợi nhuận, phân tích doanh thu,….Từ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí, gia tăng lợi nhuận nhờ vào việc nắm bắt được tình hình tài chính và có những tính toán cắt giảm chi phí kịp thời, cắt giảm những khoản không cần thiết, kiểm soát tốt các khoản chi phí tính giá thành để tối ưu hóa chi phí

quản lý tài chính - kế toán

Các công đoạn như nhập dữ liệu, tổng hợp báo cáo tài chính – kế toán cũng được tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc. Hạch toán các hóa đơn, định khoản các nghiệp vụ, tổng hợp báo cáo nộp cho cơ quan thuế, đối soát dữ liệu tài chính giữa các bộ phận, kịp thời phát hiện ra các chênh lệch,…..đều được thực hiện tự động hóa nhanh gọn, dễ dàng và chính xác.

b. Giải quyết khó khăn về quản trị nhân sự

Khối lượng công việc liên quan đến công tác quản lý nhân sự sẽ được giảm tải và đơn giản hóa nhờ vào phần mềm quản trị. Các nghiệp vụ như: quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý hợp đồng lao động, chấm công, lương, thưởng, bảo hiểm xã hội,…. đều được cập nhật tự động hóa, giúp cho việc tra cứu, kiểm soát và giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự trở nên nhanh chóng và dễ dàng.

Việc tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ nhân viên đều được thực hiện theo quy trình, tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự. Người quản lý có thể nắm được mọi thông tin về nhân viên của mình một cách nhanh chóng thông qua tra cứu trong khi các nhân viên có thể chủ động cập nhật hồ sơ của mình.

quản trị nhân sự

c. Giải quyết khó khăn về quản trị công việc

Việc giao – nhận công việc giữa cấp trên với nhân viên sẽ được diễn ra tức thời, không mất nhiều thời gian như cách việc truyền thống. Phần mềm sẽ tự động thông báo cho những người liên quan để họ chủ động nắm bắt công việc và nhiệm vụ của mình. Hỗ trợ phân loại công việc, sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên để thực hiện đúng kế hoạch công việc đã đề ra.

>> Bí quyết quản trị hiệu quả cho chủ doanh nghiệp hay phải vắng mặt

d. Quản lý tốt vấn đề hàng tồn kho

Một phần mềm quản trị sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tối đa trong việc kiểm soát và xử lý hàng tồn kho. Phần mềm sẽ tự động quản lý hàng hóa tồn kho theo số lô, hạn dùng, đưa ra những cảnh báo cho chủ doanh nghiệp về số hàng tồn kho tối thiểu để kịp thời nhập hàng. Với một phần mềm tích hợp đầy đủ các nghiệp vụ, quản lý hàng tồn kho trên toàn hệ thống một cách chính xác, kịp thời đưa ra những quyết định nhập hàng hợp lý, tránh tình trạng tồn đọng vốn.

3. Những đặc điểm của một phần mềm quản trị doanh nghiệp

a. Mỗi phân hệ chức năng đảm nhiệm một nghiệp vụ riêng biệt

Một phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả là một phần mềm mà trong đó, có các phân hệ chức năng tương ứng với từng chức năng kinh doanh và mỗi phân hệ chỉ phụ trách và chuyên môn hóa về một nghiệp vụ nhất định. Các nghiệp vụ trên phần mềm đều được lập trình và vận hành tuân thủ các quy định, pháp luật tại Việt Nam.

phần mềm quản trị doanh nghiệp

Các doanh nghiệp có ý định sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp nước ngoài cần đặc biệt lưu ý vấn đề này để tránh mua một phần mềm không sử dụng được vì hệ thống kế toán, kiểm toán của Việt Nam khác biệt hoàn toàn với quốc gia khác.

b. Giữa các phân hệ có sự phối hợp chặt chẽ

Mặc dù chuyên biệt về một nghiệp vụ nhất định nhưng các phân hệ trong phần mềm quản trị lại được tích hợp với nhau để tạo thành một dòng dữ liệu xuyên suốt, đảm bảo đồng nhất về mọi thông tin, dữ liệu. Tiết kiệm thời gian cho việc cập nhật và xử lý dữ liệu, luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban một cách dễ dàng, tạo nên chuỗi vận hành doanh nghiệp trơn tru và logic.

Chi phí đầu tư cho một phần mềm quản trị doanh nghiệp là không nhỏ nhưng những lợi ích mà nó đem lại lớn hơn rất nhiều so với khoản tiền bỏ ra. Với những đặc điểm và lợi ích của phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa kể trên, chắc chắn doanh nghiệp đã có câu trả lời cho mình về việc có nên hay không việc sử dụng một phần mềm quản trị.

>> Đâu là phần mềm quản trị doanh nghiệp mà bạn nên dùng