Tin tức Doanh nghiệp cần phải thay đổi phần mềm kế toán nếu có...

Doanh nghiệp cần phải thay đổi phần mềm kế toán nếu có 5 dấu hiệu này

493

Một phần mềm kế toán song hành cùng bạn từ những ngày công ty mới thành lập đến nay cũng đã có những “dấu hiệu tuổi già” vì không bắt kịp tốc độ phát triển nhanh chóng của doanh nghiệp.

Đây chính là thời điểm doanh nghiệp cần dứt khoát “chia tay” với cái cũ để đầu tư một phần mềm kế toán hiện đại, đáp ứng yêu cầu công việc.

Sau đây là một số dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp của bạn đang phát triển nhanh hơn những gì mà phần mềm kế toán hiện tại có thể đáp ứng:

1. Cần phải theo dõi hàng hóa ở nhiều địa điểm

Việc kinh doanh sẽ trở nên phức tạp hơn khi bổ sung thêm các kênh phân phối mới. Ví dụ, các công ty thương mại có thể thêm một hai đại lý và đều cần sử dụng kho ở các địa điểm xa nhau.

Trong khi đó rất nhiều phần mềm kế toán chỉ có thể quản lý hàng hóa của một nơi duy nhất. Và, doanh nghiệp thường theo dõi tổng số hàng hóa trong phần mềm kế toán và sử dụng nhiều bảng tính để theo dõi hàng hóa ở nhiều nơi.

Khi cấp lãnh đạo nhận được các thông tin cần thiết về số lượng hàng tồn kho, hàng hết hạn,…thì đã quá muộn để đưa ra các kế hoạch điều chỉnh kịp thời.

Tình hình càng xấu đi nếu một doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài. Khi đó ngoài những hạch toán thông thường, phần mềm kế toán còn cần phải xử lý, quy đổi nhiều đơn vị tiền tệ – nhưng thông thường các phần mềm kế toán chỉ xử lý trong một đơn vị tiền tệ hoặc không có chức năng chuyển đổi tiền tệ tự động.

>> Quản lý nhiều kho hàng hiệu quả bằng phần mềm kế toán online

TÌM HIỂU TÍNH NĂNG QUẢN LÝ KHO ONLINE

2. Sử dụng các phương pháp/quy trình thu phí nâng cao

Doanh nghiệp có lượng hàng lưu trữ lớn thường cần phương pháp quản lý kế toán phức tạp. Tuy nhiên, ngay cả một doanh nghiệp nhỏ cũng có thể sử dụng kết hợp ba phương pháp tính phí, bao gồm:

  • Phương pháp tính giá xuất kho FIFO (nhập trước xuất trước, thường dùng cho các hàng hóa dễ hỏng);
  • Phương pháp tính giá xuất kho LIFO (nhập sau xuất trước, thường dùng cho những mặt hàng nhanh mất giá);
  • Phương pháp tính phí bình quân thường dùng cho những mặt hàng thực phẩm

nguồn vốn doanh nghiệp

Nếu phần mềm kế toán mà doanh nghiệp đang sử dụng không thể đáp ứng được 3 cách tính phí trên thì bộ phận kế toán sẽ càng bận rộn hơn khi phải tự tính bằng những công thức phức tạp trong bảng tính excel. Sai sót xảy ra là chuyện không thể tránh khỏi.

>> Phân hệ tính giá thành trên phần mềm kế toán online giúp được gì cho doanh nghiệp?

3. Sử dụng quá nhiều phần mềm đơn lẻ

Thông thường, khi doanh nghiệp đạt đến ngưỡng giới hạn của phần mềm kế toán, họ thường giải quyết bằng cách bổ sung các phần mềm hỗ trợ hoặc các bảng tính. Tuy nhiên, việc tích hợp hệ thống các phần mềm trên máy tính có thể là một thử thách lớn vì không phải cấu hình máy tính nào cũng đủ sức cho việc đó. Và doanh nghiệp rất có thể sẽ bị lẫn lộn giữa hàng đống thông tin đáng ra phải được phân loại riêng lúc cập nhật.

Không những thế, các phần mềm khác nhau có các nguồn dữ liệu khác nhau sẽ làm phức tạp hóa sự việc và làm chậm quá trình ra quyết định của Ban lãnh đạo công ty.

Để khắc phục tình trạng này, bộ phận kế toán có thể cập nhật và đối chiếu thông tin giữa các hệ thống một cách thủ công, nhưng cách này sẽ không đem lại hiệu quả cao trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.

>> Tập trung dữ liệu phân tán ở công ty nhiều chi nhánh, nhiều kho hàng: Khó hay dễ?

4. Không nắm chắc lượng hàng tồn kho

Đây là tình trạng thường gặp khi làm việc không rõ ràng. Có lẽ chỉ có kế toán viên của công ty mới nắm rõ được số lượng hàng tồn kho vì họ là người chịu trách nhiệm trong việc cập nhật và báo cáo lên cấp lãnh đạo. Tuy nhiên công việc này không diễn ra thường xuyên mà chỉ được thực hiện một lần một ngày hay thậm chí một lần một tháng.

hàng tồn kho - phần mềm kế toán

Việc lập kế hoạch kiểm kê hàng tồn kho một cách hiệu quả yêu cầu nắm rõ thông tin về tất cả các đơn đặt – trả hàng. Ví dụ, Ban lãnh đạo cần phải biết dường như lập tức khi có sự tăng doanh thu đột biến của một sản phẩm cụ thể để có thể dự trữ thêm mặt hàng đó.

Tương tự, đội ngũ bán hàng của công ty không thể hẹn ngày giao hàng với khách nếu không biết chắc được mặt hàng đó có còn hay không. Thay vì có thể giao dịch ngay thì họ sẽ cần “xác nhận với quản lý” trước khi thỏa thuận điều gì và lúc đó đối thủ sẵn sàng “hớt tay trên” hợp đồng của bạn.

Xem thêm

>>Thủ kho đại chiến: Quản lý kho bằng phần mềm hay excel tốt hơn?

>>3 khó trong quản lý hàng tồn kho

>>5 bất cập phát sinh khi bộ phận Kế toán và Bán hàng không liên kết với nhau

>>Doanh nghiệp tiết kiệm hàng tỷ đồng nhờ quản lý tốt hàng tồn kho

5. Nhận được báo cáo như những gì bạn muốn

Giá trị hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong kê khai tài chính của doanh nghiệp, và điều quan trọng là số liệu trên phần mềm phải khớp với số lượng thực tế trong kho.

Nếu hệ thống quản lý kho không được tích hợp với bảng sao kê kế toán mà được chỉnh sửa thủ công, có thể phát sinh thêm nhiều lỗi gây ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của công ty.

Điều này có thể gây ảnh hưởng xấu trong suốt quá trình kinh doanh. Trong việc bảo hiểm, xác định giá trị hàng lưu trữ rất quan trọng trong việc bảo hiểm, số tiền mặt hiện có và biết mức nợ của công ty.

NHẬN DEMO PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE