Tin tức Quản trị doanh nghiệp Có nên sử dụng phần mềm kế toán trong hệ thống ERP?

Có nên sử dụng phần mềm kế toán trong hệ thống ERP?

361

Đối với bất cứ hệ thống ERP nào, hệ thống kế toán – tài chính là yếu tố nền tảng, là phân hệ chức năng cốt lõi. Phần mềm kế toán trong hệ thống ERP có những điểm ưu việt gì để doanh nghiệp quyết định đầu tư phần mềm này thay vì các phần mềm kế toán đơn lẻ khác?

hệ thống ERP

Dưới đây là 5 ưu điểm vượt trội của phần mềm kế toán trong hệ thống ERP:

1. Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy

Phần mềm kế toán trong ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy vì khả năng kết nối với bộ phận khác và cập nhật theo thời gian thực để chủ doanh nghiệp đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin.

Nếu không, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty. Trong hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng nhờ vào khả năng đồng bộ dữ liệu từ các chi nhánh và luôn cập nhật dữ liệu theo thời gian thực. Ngoài ra, phân hệ kế toán còn liên kết chặt chẽ với bộ phận kinh doanh để tự động ghi nhận doanh số, lập lệnh xuất kho,…để kế toán nắm được số liệu thực tế.

Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn lịch sử giao dịch hàng ngày, mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng phục vụ nhu cầu xem báo cáo quản trị của chủ doanh nghiệp.

2. Công tác kế toán chính xác hơn

Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP đều giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công.

NHẬN DEMO PHẦN MỀM TRỰC TIẾP

Một số lợi ích cụ thể khi sử dụng phần mềm kế toán trong hệ thống ERP mà người dùng nhận được cụ thể như sau:

a. Ghi nhận bằng bút toán hạch toán

Trong hệ thống ERP , hạch toán kế toán không phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng giao dịch trên hệ thống.

Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, bước thao tác khác nhau và các nghiệp vụ kế toán cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau.

Nhưng việc định khoản kế toán bao giờ cũng diễn ra sau cùng của quá trình thực hiện giao dịch đó. Để quản lý tình trạng – tiến trình công việc, người ta có thể sử dụng các trạng thái chứng từ và mã nghiệp vụ để thực hiện, cùng với đó các thông tin khai báo về cặp định khoản sẽ được mặc định trong hệ thống để trợ giúp người dùng.

b. Hạch toán tự động

Ngoài phân hệ kế toán tổng hợp có các chứng từ kế toán tổng hợp để thực hiện các bút toán một cách trực tiếp như các phần mềm kế toán thông thường, tất cả các phân hệ khác của hệ thống ERP đều tiến hành hạch toán các bút toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh tự động.

Cần lưu ý một điểm khác biệt rất lớn giữa phân hệ kế toán trên phần mềm ERP và các phần mềm kế toán đơn lẻ là bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt, vì thế những sai sót về định khoản hầu như không xảy ra.

c. Bút toán đảo

Với ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, nên trong phân hệ kế toán của phần mềm ERP không cho phép người dùng xóa bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống. Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán đảo.Chính vì đặc điểm này, người sử dụng có thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát. Tuy nhiên, cũng nhờ đặc điểm này, số liệu kế toán do các hệ thống ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũng như các đối tác bên ngoài doanh nghiệp.

d. Tác nghiệp hoàn chỉnh

Vì hệ thống được thiết kế để quản lý theo một quy trình, nếu bạn cắt đứt một trong các công đoạn của một quy trình nào đó, chức năng kiểm soát của hệ thống sẽ không còn ý nghĩa. Kéo theo đó, việc kiểm soát số liệu kế toán cũng sẽ khó khăn.

Tuy nhiên, trong trường hợp buộc phải cắt rời một số quy trình, để giữ được kiểm soát, cần phải tạo ra các đối tượng liên kết cũng như đặt ra các quy tắc thực hiện bên ngoài, buộc người dùng phải tuân thủ theo.

3. Quản lý hiệu quả hàng tồn kho

Chức năng quản lý hàng tồn kho trong phân hệ kế toán của phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác tại mỗi thời điểm và mỗi kho hàng khác nhau và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất.

4. Hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên

Cơ chế dữ liệu tập trung của hầu hết ERP cho phép hợp nhất số liệu của các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh thuận tiện và dễ dàng.

Việc duy nhất mà kế toán phải làm là truy vấn dữ liệu đã có sẵn bằng các công cụ mà hệ thống cung cấp. Cũng nhờ cấu trúc quản lý ERP linh hoạt, việc thêm một đơn vị thành viên hay cấp quản lý mới trong hệ thống được thực hiện đơn giản.

5. Tạo nên bức tranh tài chính trung thực

Chính vì đặc điểm hạch toán kế toán đồng thời với thao tác nghiệp vụ nên hệ thống số liệu kế toán luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống.Trên hệ thống ERP, kế toán giữ vai trò kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu mà hệ thống phản ánh.

Việc tìm hiểu về phân hệ chức năng kế toán trên phần mềm ERP giúp doanh nghiệp hiểu được rõ sự khác biệt của nó với các phần mềm kế toán đơn lẻ sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ bản chất cả phần mềm này và sử dụng chúng hiệu quả nhất.

>> Hệ thống ERP có vai trò gì trong quản lý doanh nghiệp?

>> Khó khăn của doanh nghiệp khi không sử dụng hệ thống erp?

Anh/ Chị có thể để lại thông tin để nhận được bản demo, tài liệu giới thiệu chi tiết về phần mềm ERP đúng lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp mình!

BÌNH LUẬN
*Vui lòng nhập bình luận.
*Vui lòng nhập tên.