Thiếu thông tin điều hành khiến DN mất lợi thế cạnh tranh trên thị trường

Hiện nay, các thông tin phục vụ công tác điều hành, quản trị được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Nếu chủ doanh nghiệp không quản trị được những thông tin này gây ra tình trạng thiếu thông tin điều hành có thể làm mất lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp đó trên thị trường.

Thông tin điều hành doanh nghiệp

Các thông tin trong doanh nghiệp rất đa dạng và giúp doanh nghiệp đo lường được năng suất kinh doanh, nhu cầu khách hàng, kiểm soát lượng hàng tồn kho, nắm bắt tình hình thị trường, đối thủ cạnh tranh,… Người đứng đầu doanh nghiệp cần biết cách sử dụng hiệu quả các thông tin trong doanh nghiệp mình để phục vụ quá trình phát triển, mở rộng của công ty.

Hiện trạng quản lý thông tin tại các doanh nghiệp đa chi nhánh: Ba yếu điểm chính trong việc quản lý thông tin ở hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, nhất là các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh đó là quản lý rời rạc, nhỏ lẻ; quản lý thủ công, dẫn đến nguồn lưu chuyển thông tin trong doanh nghiệp thiếu chính xác, không kịp thời; và chưa quan tâm đến tính hoạch định, chiến lược.

Trong khi đó, bộ phận nghiệp vụ tại các doanh nghiệp thường quá tải vì phải giải quyết các tác vụ hàng ngày, nên thường không quan tâm đến quản lý các thông tin đó như thế nào cho khoa học và thuận tiện. Gánh nặng quản trị thông tin đặt lên vai những người làm quản lý.

Những tài sản của các phòng ban, gồm kho dữ liệu kế toán, nhân sự, khách hàng, đối tác, nhà cung cấp,…chứa hầu hết những nội dung không có kết cấu như e-mail, máy chủ chứa tập tin và hệ thống quản lý dữ liệu, sẽ làm tăng nguy cơ rủi ro thay vì làm giảm chúng, bởi vì rất khó thực hiện được chính sách cho tất cả dữ liệu đó.

Khi người đứng đầu doanh nghiệp cần tiếp cận với các thông tin để phục vụ mục đích kêu gọi đầu tư, báo cáo cổ đông, xây dựng chiến lược phát triển cho tương lai thì sẽ vô cùng khó khăn do khó biết thông tin được lưu ở đâu, máy chủ và dữ liệu còn tồn tại hay không, các dữ liệu đã đầy đủ hay chưa?

Tất cả những vấn đề đã nêu sẽ là bài toán nan giải cho bất cứ doanh nghiệp nào muốn có sự phát triển bền vững và nâng cao hiệu quả hoạt động, đẩy mạnh sản xuất và kinh doanh.

Các khắc phục tình trạng thiếu thông tin điều hành

Giải pháp quản trị thông tin ở các doanh nghiệp đa chi nhánh: Hiện nay đã có rất nhiều hệ thống quản trị doanh nghiệp hợp nhất giúp nâng cao chất lượng quản trị cho doanh nghiệp. Một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP sẽ bao gồm: quản trị nguồn nhân lực – HRM, quản trị quan hệ khách hàng – CRM, quản trị tài chính kế toán – ACT, hoạch định nguồn lực sản xuất, quản trị chuỗi cung ứng, quản lý công việc…

Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác là tính tích hợp. Hệ thống quản trị ERP là một phần mềm duy nhất mà ở đó các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc, và các module này tương tác với nhau trong môi trường tích hợp.

Ví dụ hệ thống quản trị tài chính ACT ở phần mềm quản trị doanh nghiệp hợp nhất sẽ cung cấp cho chủ doanh nghiệp các thông tin về doanh thu, lợi nhuận ròng trong quá khứ, dự đoán dòng vốn, dự báo về ứ đọng vốn và các loại chi phí trước khi chủ doanh nghiệp lập kế hoạch mở rộng kinh doanh hoặc các chiến lược tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.

Hoặc sử dụng phần mềm quản lý công việc giúp phân chia công việc cũng như lưu trữ các thông tin về dự án đã thực hiện, giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý.

Hay khi doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP thì chủ doanh nghiệp rất dễ dàng tra cứu tình hình, báo cáo mà không cần có mặt ở công ty. Chỉ sử dụng một lệnh tìm kiếm, phần mềm sẽ trả về các báo cáo chính xác, minh bạch dòng tiền, tỷ lệ biến động nhân sự, số lượng hàng tồn kho, doanh thu của từng chi nhánh,…

Sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp hợp nhất sẽ giúp doanh nghiệp:

• Tăng thêm giá trị cho các dịch vụ cung cấp tới khách hàng
• Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động
• Giảm chi phí trong quá trình hoạt động và cung cấp dịch vụ
• Khuyến khích đổi mới quá trình hoạt động trong nội bộ và cung cấp dịch vụ cho bên ngoài

Từ đó, giúp doanh nghiệp tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường: Theo thời gian, thông tin thường nhật cần xử lý trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng nhiều lên và chúng ta phải luôn nỗ lực để nhanh chóng có được những quyết định chuẩn xác nhất, đúng lúc nhất, trong khối thông tin khổng lồ do chính mình tạo nên.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp hợp nhất AMIS.VN của Công ty cổ phần MISA được thiết kế để hỗ trợ chủ doanh nghiệp nắm bắt thông tin Kế toán – Bán hàng – Nhân sự một cách tức thời và chính xác; từ đó đưa ra các quyết định, chiến lược kinh doanh phù hợp với thị trường, thúc đẩy doanh thu, tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường.