Tin tức Quản lý nhân sự bằng excel, đơn giản nhưng nhiều nhược điểm

Quản lý nhân sự bằng excel, đơn giản nhưng nhiều nhược điểm

2192

Excel là công cụ không thể thiếu đối với người làm nhân sự chuyên nghiệp, dù đã trang bị phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp hay không, thì excel vẫn luôn là phương tiện để đối chiếu, so sánh kết quả hay trình bày một biểu mẫu.

Có thể bạn quan tâm:
>> Vì sao người quản lý phải thường xuyên đánh giá nhân viên?
>> 5 bài học rút ra từ việc quản lý nhân sự yếu kém
>> Quản lý hợp đồng lao động bằng excel hay phần mềm tốt hơn?
>> Phần mềm quản lý nhân sự là gì và đem lại hiệu quả như thế nào cho doanh nghiệp?
>> Phần mềm quản lý nhân sự ứng dụng trí tuệ nhân tạo đầu tiên ở Việt Nam

thiệt hại vì quản lý bằng exel

Tuy nhiên, so với sự tiện lợi, đơn giản khi sử dụng thì quản lý nhân sự bằng excel vẫn có những nhược điểm khó khắc phục so với việc dùng phần mềm quản trị nhân sự chuyên nghiệp.

Dưới đây là một số nhược điểm excel trong quản lý nhân sự đã được AMIS.VN tổng kết lại sau khi triển khai phần mềm quản lý nhân sự cho hơn 10.000 khách hàng.

1. Khả năng quản lý

Như chúng ta đều biết, excel chỉ có tối đa 65000 dòng, nên người làm nhân sự sẽ gặp rắc rối lớn nếu doanh nghiệp có đến 1000 nhân viên. Ví dụ, để lưu dữ giờ chấm công trong 3 tháng, mỗi ngày nhân viên chấm 2 lần thì cần tới 180000 dòng, điều đó tất nhiên là bất khả thi với 1 Sheet trong excel. Phần mềm quản trị nhân sự chuyên nghiệp sẽ khắc phục được nhược điểm này.

phần mềm quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự bằng exel đơn giản nhưng nhiều nhược điểm

Đương nhiên bạn hoàn toàn có thể tách ra các sheet khác hay thêm file lưu trữ khác, nhưng một phần mềm quản lý nhân sự bao gồm tính năng chấm công được quản lý bằng cơ sở dữ liệu tập trung sẽ khiến việc quản lý và tìm kiếm dễ dàng, nhanh chóng.

2. Khả năng xuất báo cáo

Mỗi khi cần báo cáo lãnh đạo liên quan tới nhân sự, cán bộ nhân sự sử dụng excel phải rất am hiểu master file và mất nhiều công sức (cần biết vị trí lưu trữ, cách cập nhật, lấy thông tin, tổng hợp từ các file) đôi khi dữ liệu thiếu, hoặc không chính xác.

Đây là một ví dụ thực tế khi AMIS.VN đi triển khai phần mềm quản trị nhân sự cho khách hàng. Tổng Giám đốc muốn biết toàn bộ quá trình hoạt động của một nhân viên tại chi nhánh Hải Phòng để cân nhắc bổ nhiệm nhân viên đó lên vị trí cao hơn tại tổng công ty nhưng cán bộ phụ trách nhân sự ở chi nhánh mất tới 2 ngày để tổng hợp toàn bộ các thông tin cần thiết. Kết quả là cán bộ nhân sự bị khiển trách vì làm chậm tiến độ công việc, tốn thời gian của công ty.

phần mềm erpSử dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp giúp khắc phục nhược điểm của exel

3. Khả năng bảo mật và toàn vẹn dữ liệu

Đa phần ở các công ty quản lý nhân sự bằng file excel có 2 dạng: quản lý tập trung và quản lý phân tán.

Quản lý tập trung: sẽ có 1 master file chung đặt tại một thư mục dùng chung cho cả phòng sử dụng. Giả sự cán bộ nhân sự A cần thay đổi thông tin nhân viên X, cán bộ nhân sự B cần thay đổi thông tin nhân viên Y. A và B cùng mở file master. Nếu A lưu trước, B lưu sau thì nhân viên Y được thay đổi, X không được thay đổi,.. Như vậy thông tin X bị sai.

Quản lý phân tán: cũng tương tự dữ liệu của mỗi cán bộ quản lý cập nhật khác nhau, file excel sẽ khác nhau. Dẫn đến báo cáo sẽ khác nhau. Lãnh đạo không biết tin vào ai.

Để khắc phục điểm yếu này của exel, các phần mềm quản lý nhân sự sẽ tách thành các chức năng riêng, phân quyền mỗi cán bộ nhân sự đảm nhiệm công việc riêng của mình tương ứng với chức năng trên phần mềm. Sẽ không xảy ra thiếu đồng bộ như quản lý nhân sự bằng file excel.

Có thể bạn quan tâm:
>> Vì sao người quản lý phải thường xuyên đánh giá nhân viên?
>> 5 bài học rút ra từ việc quản lý nhân sự yếu kém
>> Quản lý hợp đồng lao động bằng excel hay phần mềm tốt hơn?
>> Phần mềm quản lý nhân sự là gì và đem lại hiệu quả như thế nào cho doanh nghiệp?
>> Phần mềm quản lý nhân sự ứng dụng trí tuệ nhân tạo đầu tiên ở Việt Nam

Quản lý nhân sự bằng excel, đơn giản nhưng nhiều nhược điểm
4.7 (93.33%) 3 vote[s]