Đăng ký dùng thử Miễn phí
Hotline 090 488 5833

Phần mềm ERP là gì?

Ngày đăng: 18/05/2018 - Số lần đọc: 517
Phần mềm ERP là gì? Và phần mềm ERP mang lại hiệu quả gì cho doanh nghiệp vẫn là câu hỏi nhiều chủ doanh nghiệp thắc mắc. Dưới đây là tổng hợp những điều cần biết về ERP trước khi doanh nghiệp bỏ tiền ra đầu tư giải pháp này. 

1. Phần mềm ERP là gì?


ERP là cụm từ viết tắt của “Enterprise Resource Planning”, nghĩa là “Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”. Tuy nhiên để thực sự hiểu ERP, đừng quá chú trọng toàn bộ nghĩa của nó. Hãy tạm quên phần “hoạch định”, nó không có ý nghĩa gì nhiều, cũng hãy quên phần “nguồn lực”, và chú ý vào phần “Doanh nghiệp”. Đấy mới là tham vọng thực sự của ERP. 

ERP xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1990 khi tập đoàn Gartner dùng nó để mở rộng cho MRP (Manufacturing Resources Planning), cũng là một phần mềm quản lý nhưng tập trung cho việc sản xuất hàng hóa. Đến khoảng giữa những năm 1990, ERP đã được áp dụng cho hầu hết các mảng của một doanh nghiệp chứ không chỉ sản xuất. 

Phần mềm ERP tạo ra quy trình làm việc tự động của một công ty cho phép thành lập hệ thống công ty phức tạp với các chuỗi các văn phòng khác nhau có đầy đủ chức năng như kế toán, bán hàng, hàng tồn kho, nguồn nhân lực, lập kế hoạch và sản xuất. Tất cả kết nối trong một cơ sở dữ liệu duy nhất đồng bộ toàn diện cho doanh nghiệp.

Phần mềm ERP ra đời với mục đích thay thế tất cả những hệ thống quản lý đơn lẻ, và công ty chỉ cần dùng một phần mềm duy nhất để quản lý. Tất nhiên, ERP sẽ được chia nhỏ thành các gói tùy mục đích, ví dụ như gói tài chính, gói nhân sự, gói bán hàng,… nhưng vấn đề cơ bản đó là dữ liệu nằm chung một chỗ, không bị phân tán ở đây một ít, ở kia một ít. Mọi nhân viên khi cần và có đủ quyền đều có thể xem được thông tin như ý muốn. Nhưng quan trọng hơn, giám đốc dù ở bất cứ đâu cũng có thể nắm tình hình doanh nghiệp một cách nhanh chóng mà không phải đợi hàng tá báo cáo từ nhiều bộ phận gửi lên trong một thời gian dài. 



phần mềm erp là gì
Phần mềm ERP là gì?

2. Vai trò của Phần mềm ERP trong quản lý doanh nghiệp?


Khi tìm hiểu về giải pháp ERP, rất nhiều doanh nghiệp vẫn chưa hiểu hết những lợi ích mà nó mang lại.  Và đặt kỳ vọng rất lớn vào ERP có thể cải thiện việc xử lí đơn hàng cũng như những vấn đề liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, xuất hóa đơn… 

Cụ thể dưới đây là những lợi ích mà phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp:

Kiểm soát thông tin khách hàng


Trước đây khi chưa biết phần mềm ERP là gì, mọi thông tin khách hàng đều bị phân tán, rời rạc. Đến khi sử dụng ERP, mọi dữ liệu nằm chung ở một nơi nên mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Ngay cả CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền.

Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ


: Phần mềm ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết.

Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án


Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. Đôi khi, phần mềm ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.

Kiểm soát thông tin tài chính


Để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao, người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác. Phần mềm ERP tổng hợp mọi thứ liên quan đến tài chính lại một đầu mối và số liệu chỉ có một phiên bản nên hạn chế được tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp. ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu chuẩn Kế toán Việt Nam cũng được, ví dụ như Phần mềm quản trị doanh nghiệp hợp nhất AMIS.VN của Công ty Cổ phần MISA.

Kiểm soát lượng tồn kho


Phần mềm ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm (chữ Planning trong ERP ý chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động của mình, và đây là một ví dụ). Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc.

Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự


Nhờ phần mềm ERP mà nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương và các phúc lợi khác), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên cũng vui hơn vì với phần mềm ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn.

phần mềm erp là gì
Phần mềm ERP mang lại hiệu quả gì cho doanh nghiệp?

3. Khi nào doanh nghiệp cần triển khai ERP?


Theo sổ tay đầu tư ERP của ICTRoi, để đi đến kết luận có nên đầu tư giải pháp ERP hay không, doanh nghiệp cần đánh giá mình đã ở một trong 5 tình huống sau: 
    •  Bắt đầu có khối lượng giao dịch kinh doanh tăng nhanh, sai sót bắt đầu xảy ra ở khâu nhập, xuất kho, giao hàng, nhầm lẫn thông tin hoá đơn… hoặc ngày càng nhiều khách hàng trung thành than phiền về sản phẩm/ dịch vụ.
    •  Bị cạnh tranh gay gắt, lợi nhuận giảm xuống, các yêu cầu về tiết kiệm chi phí, tối ưu hoá quy trình được ưu tiên xem xét.
    •  Mở rộng quy mô công ty ra các địa điểm khác nhau và không thể kiểm soát tập trung dữ liệu
    •  Có bộ máy quản lý cồng kềnh, hiệu quả kém và đang thực hiện tái cấu trúc
      
Đọc thêm: 
>> Sự khác biệt của phần mềm ERP với các phần mềm quản lý rời rạc khác

Giải pháp ERP khi được đầu tư và triển khai đúng cách sẽ mang lại hiệu quả đáng kể về mặt quản lý điều hành (kế hoạch kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động, dòng tiền), hiệu quả về kinh tế (chi phí quản lý, nhân sự, tồn kh…) cho doanh nghiệp, và hiệu quả đến từng phòng ban bộ phận trong doanh nghiệp. 

4. Phân loại phần mềm ERP ở Việt Nam


Trên thị trường Việt Nam hiện nay có 3 loại phần mềm ERP cơ bản đó là:

    •  Các phần mềm ERP đóng gói: Phần mềm ERP đóng gói là một loại phần mềm được các nhà sản xuất đầu tư nghiên cứu, tổng hợp từ rất nhiều khảo sát nhu cầu thực tế các nghiệp vụ hoặc một số lĩnh vực nào đó của doanh nghiệp. Từ những dữ liệu thu thập được kết hợp với những chuẩn mực, nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp, nhà sản xuất sẽ tập hợp thành những điểm chung và xây dựng nên một mô hình tổng thể. 

    •  Các phần mềm ERP viết theo yêu cầu: Phần mềm ERP viết theo yêu cầu là loại phần mềm được các nhà cung cấp thiết kế, xây dựng thích ứng những đặc điểm, quy trình hoạt động mà doanh nghiệp đang áp dụng, do chính doanh nghiệp đưa ra yêu cầu phát triển. 

    •  Các phần mềm ERP nước ngoài: Các phần mềm này thường có công nghệ cao, quy trình quản lý đạt chuẩn nhưng giá cao và nhiều phần chưa phù hợp với tình hình các doanh nghiệp trong nước.

Đọc thêm


5. Phần mềm ERP giá bao nhiêu là hợp lý? 


Phần mềm ERP giá bao nhiêu là câu hỏi nhiều doanh nghiệp, nhà quản lý, giám đốc doanh nghiệp Việt thắc mắc vì họ có mong muốn trang bị hệ thống giải pháp phần mềm ERP cho công việc quản lý doanh nghiệp, nhưng còn băn khoăn vì chưa biết chi phí phần mềm ERP là bao nhiêu?

Trên thế giới có rất nhiều hệ quản trị doanh nghiệp ERP nổi tiếng và đi kèm với nó là chi phí phần mềm ERP trung bình để triển khai từ vài triệu đến vài chục triệu USD (bao gồm: phần mềm, chi phí nhân công, tư vấn và phần cứng).

>> Phần mềm ERP đầu tiên sử dụng trí tuệ nhân tạo tại Việt Nam
Không có dữ liệu hoặc Chuyên mục không được hiển thị